Фактуриране в левове и валута

Задължителни реквизити на фактурата

Фактурата е основният документ за данъчния кредит, затова законът изисква точен набор от реквизити: дата на издаване, пореден номер, данни на доставчика и получателя, ЕИК и ИН по ДДС, описание на стоките или услугите, данъчна основа, ставка и размер на данъка. Липсата на един реквизит може да лиши купувача от приспадане.

Номерът е десетцифрен и последователен, без пропуски в серията. Не можете да изтривате издадени номера: ако фактурата е сгрешена, издава се известие към нея. При няколко обекта или отделни серии, приложете правило, което гарантира уникалност и непрекъснатост в рамките на всяка серия.

Срокът за издаване е пет дни от датата на данъчното събитие, например доставка на стока или завършване на услугата. При авансово плащане фактура се издава за получената сума. Закъснялата фактура води до санкции за доставчика и до проблеми за купувача при осчетоводяване.

Фактурата към българско юридическо лице носи ЕИК на получателя, а към физическо лице без регистрация — неговото име и адрес. Проверете дали клиентът не е регистриран по ДДС, защото от това зависи дали ще начислявате данък.

Фактуриране на български и чужди клиенти

Към български фирми фактурата включва ДДС по приложимата ставка, ако сте регистрирани. Към клиент от ЕС с валиден ИН по ДДС при продажба на стоки обикновено се прилага нулева ставка за вътреобщностна доставка, а при услуги за фирма в друга държава членка се прилага обратно начисляване. Във всеки случай във фактурата се посочват съответното основание и ИН по ДДС на получателя.

При износ извън ЕС се прилага нулева ставка при наличие на митнически документ за износ. Без този документ данъкът се начислява, затова не издавайте фактура без ДДС по думи на клиента. Проверете какво доказателство ви трябва и пазете копие в досието на сделката.

Езикът на фактурата може да е български или чужд, но ако клиентът е български, а документът е на английски, поискайте превод при проверка. Добра практика е двуезични фактури за международни клиенти, като датите и сумите са записани недвусмислено.

Валута: евро и други валути

От 1 януари 2026 г. официалната валута в България е еврото, като обменният курс е определен на 1,95583 лева за едно евро. Фактурите към вътрешни клиенти се издават в евро. Пред всички изчисления данъчната основа и ДДС са в официалната валута.

Когато сумата е във валута, различна от еврото, фактурата показва валутата и курса, по който се преизчислява данъчната основа. Курсът и датата на приложението му са определени от закона и от счетоводната политика, затова ги уточнете със счетоводител. Курсовите разлики между фактурирането и плащането се отчитат в счетоводството.

Платформата не превалутира автоматично и не отчита курсови разлики. Посочвайте сумите и валутата във фактурата явно, а при чужда валута записвайте курса, използван за основата. Така при проверка се вижда как сте стигнали до сумата.

Пример: консултант в София издава фактура за услуга към клиент от САЩ. Сумата е в долари, а данъчната основа се изчислява в евро по курса, определен от закона към датата на данъчното събитие. В архива пазете и курса, и справката за него, за да можете да обясните изчислението при проверка.

Известия към фактури: кредитно и дебитно

Когато фактурата съдържа грешка в количество, цена или реквизит, или когато стоката се върне, се издава кредитно известие, което намалява основата и данъка. Дебитното известие увеличава сумата. И двете носят номер на оригиналната фактура и причина за издаването.

Кредитното известие също има срок за издаване, определен в закона, като се връзва с момента на узнаване на причината. Корекцията е част от дневниците за съответния период, така че задължително включете известията в справката за данъчния период.

Не издавайте нова фактура вместо известие и не анулирайте стара без следа. НАП иска да види цялата верига от документи. Пазете копия на оригиналната фактура, известието и преписката с клиента, която обяснява причината.

Издаване и съхранение с 4invoices.net

4invoices.net издава PDF фактури и пази архив на издадените документи. Вътрешните фактури и фактурите за износ се подготвят там, като вида документ и данъчното третиране избирате вие. Платформата не подава данни към НАП, така че регистрацията по ДДС и декларациите остават отделна задача.

Преди първата фактура си подгответе шаблон с точни реквизити: наименование, ЕИК, ИН по ДДС, седалище и банкова сметка. Проверете ги спрямо справка в Търговския регистър и ги запазете в профила. Така всяка нова фактура използва проверени данни.

Архивът е полезен и за сверяване: преглеждате издадените за месеца фактури, сравнявате ги с извлечението от банката и подавате комплект на счетоводителя. Колкото по-подредена е серията, толкова по-малко въпроси ще получите при проверка.

Когато издавате фактури на един и същ клиент всеки месец, изгответе предварително таблица с основните условия: вид услуга, цена, срок за плащане и банкова сметка. Така всяка нова фактура се подготвя бързо, а вероятността за грешка в сумата или реквизита намалява значително.

Най-честите грешки при издаване

Първата грешка е неправилният ЕИК или ИН по ДДС на получателя. Клиентът не може да приспадне данък по такава фактура, а вие губите време. Проверявайте данните на клиента в регистъра и уточнявайте дали е регистриран по ДДС, преди да избирате ставка.

Втората грешка е смесването на дата на издаване и дата на данъчно събитие. Двете може да се различават, а данъкът се определя от събитието. Записвайте и двете дати, особено при стоки, доставяни в края на месеца.

Третата грешка е липсата на описание. Фактура само със „услуги“ без по-подробно обяснение лесно се оспорва при проверка. Пишете какво е доставено, за кой период и по кой договор, за да остане документът ясен и за хора, които не познават сделката.

Преди да изпратите фактурата, прочетете я като клиент: ясно ли е какво плаща, на коя сметка и до кога. Ако един въпрос от клиента се повтаря, добавете отговора в шаблона и спестете кореспонденцията.

Фактурата се издава в срок пет дни от датата на данъчното събитие, например доставка на стока или извършване на услугата. При авансово плащане се издава фактура за получената сума. Закъснялата фактура води до санкции за доставчика и до проблем с данъчния кредит на купувача, затова не я отлагайте до края на месеца. Проверете датата на данъчното събитие, не само датата на документа.

Номерът на фактурата е десетцифрен и последователен в рамките на серията, без пропуски. Не можете да изтривате издадени номера: при грешка се издава известие към фактурата. Ако ползвате няколко серии, всяка трябва да е последователна и да гарантира уникалност на номера. При няколко серии всяка запазва собствена последователност. Не планирайте следващата фактура, преди да сте затворили предишната серия.

От 1 януари 2026 г. еврото е официалната валута на България и вътрешните фактури са в евро. При фактури в друга валута посочвате валутата и курса, по който се изчислява данъчната основа. Курсът и датата на приложение се определят по закона и счетоводната политика, затова ги уточнете със счетоводител. Курсът и датата му се записват, за да обясните основата.

Грешката се поправя с кредитно или дебитно известие към оригиналната фактура, а не с изтриване. Известието посочва номера на фактурата и причината за корекцията и се включва в дневниците за съответния период. Пазете и оригинала, и известието, защото НАП иска да види цялата верига от документи. Известието носи номера на фактурата, която коригира.

Не. 4invoices.net издава PDF фактури и пази архива им, но не подава данни към НАП и не е интегрирана с НАП. Единствено за Румъния има интеграция за е-фактуриране. Дневниците и справките-декларации по ДДС се подават от вас или от вашия счетоводител в портала на НАП. Единствената интеграция за е-фактуриране в екосистемата е за Румъния.

Левове и валута — информация

PDF фактури; курсът и отчетността са при счетоводителя.