Бизнес сметката се открива от банка с ЕИК, документ за вписване, образец от подписа на управителя и данни за действителния собственик. Тя разделя личните от фирмените пари и е основата на сверката: всяко постъпление се свързва с фактура чрез основанието за плащане.
Банките в България работят по Закона за мерките срещу изпирането на пари, така че откриването на фирмена сметка изисква повече документи, отколкото на личната. Обикновено искат акта за вписване или справка от Търговския регистър, учредителния акт или дружествения договор, документ за самоличност на управителя и образец от неговия подпис.
Изискват и информация за действителния собственик: физическото лице, което в крайна сметка притежава или контролира дружеството. При сложни структури с чуждестранни фирми банката може да поиска допълнителни документи и да проверява произхода на средствата, затова подгответе обяснение защо и от кого очаквате първите постъпления.
Сравнете офертите на няколко банки по реални такси: месечна поддръжка, цена на вътрешен и SEPA превод, такса за плащане извън страната и цена на картата. За фирма, която фактурира предимно вътрешни клиенти, броят преводи често е по-важен от абонамента.
Подгответе и кратко описание на дейността: какви продукти или услуги продавате, на кого и от кои държави очаквате плащания. Банковият служител има задължение да разбере икономическия смисъл на сметката, а ясното и честно обяснение преди откриването спестява въпроси по-късно, когато по сметката вече текат суми.
Всеки превод се адресира с IBAN. За плащания в евро в рамките на Европейския съюз и в други страни от единната зона за плащане в евро се използва SEPA превод, при който сумата обикновено постъпва до следващия работен ден. Това го прави удобен за клиенти от ЕС, които плащат на български доставчици.
На фактурата изпишете пълния IBAN, BIC на банката и точното име на титуляра, както е вписано в регистъра. Разминаване между името на фактурата и името на сметката е честа причина за върнат или задържан превод, особено когато плащането идва от чужбина.
Законът ограничава плащанията в брой над определена сума, затова по-големите сделки между фирми минават през банков превод. Следвайте това правило не само заради санкциите, а и заради удобството: преводът оставя следа, която лесно се сверява.
За плащания извън еврозоната, например в долари или британски лири, банката ще приложи свой курс и такса за конвертиране. Попитайте предварително каква е разликата между курса на банката и референтния курс, защото при редовни такива плащания тя се натрупва до значима сума годишно.
Основанието за плащане е полето, което свързва превода с фактурата. Ако във всяка фактура изпишете ясно как клиентът трябва да попълни основанието, например номера на документа, ще спестите часове ръчно търсене. Хората често пишат само „плащане“ или „по договор“, което оставя счетоводителя да гадае.
Добра практика е номерът на фактурата да е в самия текст на фактурата в раздела за плащане, а до него да има напомняне. Много клиенти копират точно този низ при подготовка на превода от интернет банкирането си, така че имате по-голям шанс да получите четливо основание.
4invoices.net издава PDF фактури, в които можете да посочите основание за плащане и банкови данни, и пази архива им. Платформата не импортира банкови извлечения и не прави автоматично равнение, така че сверката на постъпленията с фактурите се прави от вас, по извлечението от банката.
Смесването на средствата е сред най-честите причини за проблеми при проверка. Когато личен разход минава през фирмената сметка, трябва да докажете, че не е свързан с дейността, а когато фирмен разход е платен от личната карта, трябва да го възстановите с документ. Всичко това увеличава работата на счетоводителя.
Ако управителят иска да изтегли пари от дружеството, използвайте ясни основания: заплата, дивидент след приключване на годината и данъчно облагане, или заем от съдружник с договор. Всяко основание има различно данъчно и осигурително третиране, затова не го избирайте произволно.
Заведете вътрешно правило кой плаща с фирмената карта и какви разходи са разрешени. Разписка или фактура, придружаваща всяко плащане, прави годишното приключване спокойно, а не битка за документи, които никой не помни.
Просрочените вземания са най-честият проблем на малките фирми. Ако фактурата е за 30 дни, а клиентът не плати, първата стъпка е кратко и учтиво напомняне в деня след падежа, с номер на фактурата и банкови данни. Много просрочия са просто забравени, а не злонамерени.
Чрез 4notify.net можете да изпращате SMS и имейл от вашия акаунт. Платформата не определя сама кой клиент е в просрочие и не изпраща автоматично напомняния: вие пишете текста и избирате получателя. Така напомнянето остава ваше решение и звучи като от човек, а не като от шаблон.
При повтарящи се закъснения вземете мерки: по-къс срок на плащане, частично авансово плащане или условие за спиране на доставката. Запишете уговорките в договора, защото при съдебно или извънсъдебно събиране се вижда какво е било договорено.
Съхранявайте и доказателство за изпратените напомняния, например изпратения имейл или SMS. Ако спорът стигне до събиране на вземането, датата на първото напомняне и уговореният срок на плащане са част от историята на задължението.
Определете един ден в седмицата за сверка. Изтеглете извлечението, отметнете платените фактури в архива и отбележете неидентифицираните постъпления. Малка седмична работа е много по-лека от месечното събиране на несверени суми в края на периода.
За неидентифицираните постъпления свържете се с клиента още същия ден: питайте по кой документ е плащането. Забавянето прави следата по-неясна, а след месец никой не си спомня за коя поръчка е бил преводът.
Накрая, подайте на счетоводителя комплект: извлечения, фактури, разписки и обяснение за нестандартните операции. Колкото по-ясни са основанията за плащане, толкова по-малко въпроси ще получите и толкова по-бързо ще приключи месечното осчетоводяване.
Ако оборотът расте, обсъдете със счетоводителя отделна сметка за данъците: така сумите за ДДС и осигуровки не се смесват с оборотните пари.
Постъпленията се свързват ръчно с фактурите, а това е бавно и води до грешки.
Пишете ясно основание за плащане на всяка фактура и сверявайте извлечението с архива ръчно. 4invoices.net не импортира извлечения и не прави автоматично равнение.
Напомнянията се пращат нередовно и ликвидността страда.
През 4notify.net изпращате SMS или имейл на клиентите с просрочени плащания. Текстът пишете и изпращате вие, а нищо не се праща автоматично.
Личните и фирмените разходи са смесени.
Използвайте само фирмената сметка за дейността и събирайте документ за всеки разход. Данъчното третиране на изтеглените суми уточнявайте със счетоводител.
Обикновено искат справка от Търговския регистър или акт за вписване, учредителен акт или дружествен договор, документ за самоличност на управителя и образец от подписа му. Задължителна е и информация за действителния собственик. Точните изисквания зависят от банката, затова ги проверете предварително в нейния офис или сайт. Подгответе и учредителния акт в оригинал или заверено копие.
При пълен комплект документи сметката често се открива в рамките на няколко работни дни. Забавяне идва при сложна собственост, чуждестранни съдружници или допълнителни въпроси по закона за мерките срещу изпирането на пари. Подгответе предварително обяснение на дейността и очакваните оборотни потоци, за да ускорите проверката. Пригответе обяснение за източника на първите средства.
Технически може, но така усложнявате счетоводството. Разходът трябва да бъде документиран с фактура на името на фирмата и после да се възстанови на управителя чрез ясно основание. По-чисто е да ползвате фирмената карта и да пазите разписките, за да не се оспорва разходът при проверка. Разликата между разходите на фирмата и личните ви винаги трябва да е ясна.
Най-полезно е да сложите номера на фактурата и накратко предмета на плащането. Така получателят веднага разпознава превода и го свързва с документа. Избягвайте общи фрази като плащане или по договор. Покажете на клиента как да попълва основанието, като го добавите в самата фактура. Посочвайте номера на фактурата в самия документ за плащане.
Не при нас. 4invoices.net издава PDF фактури и пази архива им, но не импортира банкови извлечения и не прави автоматично равнение. Сверката се извършва ръчно, като сравнявате извлечението с издадените фактури. Ако искате автоматично равнение, ще ви трябва друг специализиран инструмент от вашата банка или счетоводител. Попитайте счетоводителя за вътрешна процедура, ако обемът операции е голям.
PDF фактури и напомняния, които изпращате сами.
