Търговският регистър и регистърът на юридическите лица с нестопанска цел към Агенцията по вписванията е публичен и безплатен за справки. Той съдържа фирмата, ЕИК, седалището, управителите и предмета на дейност, а всяка промяна трябва да се впише, преди да я използвате във фактури и договори.
Търговският регистър е електронна база данни, водена от Агенцията по вписванията. За всяко дружество и за всеки едноличен търговец в нея има фирмено досие с наименование, ЕИК, правна форма, седалище, адрес на управление, предмет на дейност, управители, начин на представителство и размер на капитала. При ООД се виждат и съдружниците, а при акционерните дружества органите на управление.
Достъпът до справките е публичен, защото регистърът защитава третите лица. Когато подписвате договор с нова фирма, можете сами да проверите дали човекът, който се представя за управител, наистина има право да подписва, и дали фирмата не е в производство по несъстоятелност. Тази проверка отнема няколко минути и спестява спорове, които после се решават в съда.
За вашата фирма публичността работи в обратната посока: клиентите, банките и контролните органи ще сравняват документите ви с регистъра. Ако във фактурата е написан стар адрес или името на бивш управител, документът изглежда несигурен, дори когато сделката е напълно редовна.
Законът изисква да се впишат всички обстоятелства, които определят правния облик на дружеството: смяна на фирмата, преместване на седалището или адреса на управление, промяна на предмета на дейност, увеличаване или намаляване на капитала, смяна на управител, прехвърляне на дружествен дял и промяна на начина на представителство. За някои промени, като прехвърлянето на дялове, е нужно и нотариално заверено съгласие.
Промяната се подава със заявление до Агенцията по вписванията в срока, определен от закона, като към него се прилагат решението на съдружниците или на едноличния собственик, нови образци от подписа и документи за новия адрес, когато се сменя седалището. Забавено подаване може да доведе до глоба за управителя, а и до практически проблеми, когато банка или контрагент откаже да признае ново пълномощно.
Вписването по правило не е формалност. Докато смяната на управителя не бъде вписана, новият управител може да не бъде признат от банката, а старият продължава да фигурира като представляващ. Ето защо подавайте промените веднага след решението, а не в края на тримесечието.
Всяко дружество, което е вписано в регистъра, е длъжно да представя годишния си финансов отчет за обявяване до 30 юни на следващата година. Подава се електронно, като счетоводителят изготвя отчета по приложимите счетоводни стандарти, а управителят го подписва. Пропускът се наказва с имуществена санкция, а постоянното неизпълнение може да застраши дружеството.
Освен финансовия отчет, регистърът води данни за действителните собственици на дружествата, по силата на закона за мерките срещу изпирането на пари. Действителният собственик е физическото лице, което в крайна сметка притежава или контролира дружеството, и данните за него се подават в декларация, която се актуализира при промяна.
Банките използват именно тези данни, когато отварят сметка или обновяват досието ви. Ако в регистъра е записан друг собственик, отколкото знае банковият служител, сметката може да бъде блокирана до изясняване. Затова всяка промяна в собствеността трябва да се отрази и в регистъра, и в банката.
Всеки реквизит на фирмата, който печатате във фактура, договор или оферта, е копие на нещо от регистъра: наименованието, ЕИК, седалището и адресът. Ако се разминават дори с една буква, получателят на фактурата може да откаже да я осчетоводи, а при проверка на НАП разминаването се тълкува като дефект в документа.
Най-безопасният начин е да копирате данните не по памет, а от актуална справка в регистъра. Направете справка един път при вписването и всеки път, когато има промяна, и запазете PDF версията в папката на дружеството. Така всички във фирмата ползват един и същ източник.
4invoices.net не се свързва с Търговския регистър и не извлича данните автоматично. Вие въвеждате реквизитите на фирмата сами и ги поправяте при промяна, а платформата издава PDF фактури и пази архив на вече издадените. Този архив е полезен именно когато трябва да видите кои документи още носят стар адрес.
Започнете с решението на общото събрание на съдружниците или на едноличния собственик и с нотариално заверени образци от подписа на новия управител. Подайте заявлението до регистъра и изчакайте вписването, преди да уведомявате контрагентите. Банката поискайте да обнови картона с образците, защото тя ще изиска вписаното обстоятелство.
След вписването направете кратък списък за обновяване: бланки на фактури, шаблони на договори, електронен подпис на фирмата, сайт, подписи в имейлите, профили в маркетплейси и договори за хостинг. Често остават забравени автоматични имейл подписи, които продължават да показват стария адрес месеци след преместването.
Ако фирмата ви има редовни клиенти, изпратете им кратко известие с новите данни и приложете справка от регистъра. Това намалява рискът плащане да бъде върнато, защото получателят не разпознава реквизитите по новата фактура.
Първият пропуск е забравен годишен финансов отчет. Той се случва най-вече при малки дружества без активност, които смятат, че няма какво да подават, но задължението важи и за неактивните. Вторият е неактуален адрес на управление, при който пощата на фирмата отива при бивш наемател и важни писма от НАП остават непрочетени.
Третият пропуск е липсата на актуален указател за кой какви права има. Дружества с трима управители, които представляват заедно или поотделно, често забравят дали вписването изисква подпис на двама. Сверете записа в регистъра с реалната практика, преди да подпишете значителен договор.
Най-добрата превенция е календар: 30 юни за отчета, дата за годишна проверка на фирменото досие и напомняне три месеца преди изтичане на мандата на управителя, когато такъв е вписан. Платформата 4softerp.net може да служи като обща отправна точка за документите и счетоводството на няколко фирми, но задълженията към регистъра остават ваши.
Данните на фирмата се различават в документите и фактурите не винаги са правилни.
Копирайте реквизитите от актуална справка в регистъра и ги въвеждайте във фактурите сами. 4invoices.net не се свързва с Търговския регистър и не ги извлича автоматично.
При смяна на седалище или управител трябва да се поправят десетки шаблони.
Първо впишете промяната, после обновете ръчно шаблоните на фактури и договори. Архивът в 4invoices.net показва кои стари документи са издадени с предишните данни.
Годишният отчет се пропуска и води до глоба.
Поставете в календара срока 30 юни и поверете отчета на счетоводител. 4softerp.net помага за ред в документите, но не подава отчети към регистъра.
Публичният достъп до данните за фирмите е безплатен, като можете да търсите по ЕИК или по наименование и да видите актуалното състояние. Заверени преписи и удостоверения, нужни пред институции, се получават срещу държавна такса. Таксите определя тарифата към закона, затова ги проверете на сайта на Агенцията по вписванията. Запазете PDF копие на справката в папката на фирмата.
Годишният финансов отчет се подава за обявяване в Търговския регистър до 30 юни на следващата година. Задължението важи и за дружества без дейност. Отчетът обикновено се изготвя от счетоводител и се подписва от управителя. За актуалните форми на отчета проверете сайта на регистъра. Неактивните дружества също трябва да подават отчет.
Промените в обстоятелствата се подават в срока, определен от Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел. Не изчаквайте до последния ден, защото докато промяната не е вписана, банката и контрагентите ви могат да не признаят новия управител. Точния срок потвърдете в Агенцията. Подайте заявлението веднага след решението на съдружниците.
Действителен собственик е физическото лице, което в крайна сметка притежава или контролира дружеството. Данните за него се вписват в Търговския регистър по реда на закона за мерките срещу изпирането на пари и се актуализират при промяна. Банките ги проверяват при откриване на сметка и при обновяване на досието. Актуализирайте декларацията при всяка промяна в собствеността.
Да, предметът на дейност се променя с решение на съдружниците или на едноличния собственик и заявление за вписване в Търговския регистър. Докато промяната не е вписана, не издавайте фактури за новата дейност, ако изглежда несъвместима с вписаното. Сверете промяната и с данъчния режим при счетоводителя. Нотариално заверени подписи на съдружниците може да са нужни.
Съответствието с вписването в регистъра се проверява от вас.
