01
難題
周年申報日按每間公司的成立日期計算，公司秘書同時管理數十間客戶公司時，極易出現逾期。
解決方法
按成立周年日自行計算每間公司的 NAR1 期限，並記在你的月曆。4notify 可發送你撰寫的短訊或電郵，但不會自動計算期限或提醒。
周年申報表及重要控制人登記冊
香港私人公司須在每個成立周年日後42日內，向公司註冊處交付周年申報表（NAR1），逾期交付要繳付較高的登記費。公司亦須備存重要控制人登記冊，並在擁有權或控制權變動時更新。
NAR1 載有甚麼資料，由誰提交
周年申報表是公司法定資料的一個快照，載有公司名稱及編號、註冊辦事處、主要業務活動、公司秘書和董事的資料、股本及成員。它是向公司註冊處提交的文件，並非稅務文件，與稅務局發出的利得稅報稅表完全是兩回事。
責任在公司身上。實際上，申報表通常由公司秘書或服務商編製和遞交，但逾期的話，要承擔後果的是公司及其高級人員。董事不能因為聘用了服務商，就把責任全部推給對方。
申報表經電子註冊處遞交並繳付訂明費用。公司可以在許可期間內提早遞交，這在秘書想把申報表與新董事或地址變更等其他更改一併處理時十分方便。公司註冊處的收費表會更新，逾期費用會隨延誤時間增加，提交前請查閱最新收費。
42日如何計算
計算期間由成立周年日起，而不是由財政年度結算日起。一間在9月12日成立的公司，每年9月12日是申報期的起點，申報表須在該日後42日內交付。公司即使更改財政年度結算日，周年申報日仍然不變。
這種分別是常見錯誤的來源。會計師行圍繞客戶的結算日、審計和報稅來安排工作，而周年申報日每個客戶都不同。一間有六十個客戶的事務所，一年十二個月都可能有申報表到期，所以每個客戶都要在中央限期清單上有一行。
舉例說，一間在2025年9月12日成立的公司，首個周年日是2026年9月12日，直接計算42日，限期約在2026年10月24日屆滿；翌年周期從2027年9月12日重新開始。證書到手那天，就把這兩個日期寫入公司月曆，毋須每年重新推算。
逾期的後果與重要控制人登記冊
申報表若在42日期限後才交付，公司註冊處會收取較高費用，延遲越久，收費越高。長期不遞交的公司，其本身及高級人員可被檢控，公司註冊處最終也可將看來沒有營業的公司剔除註冊。
自2018年起，所有根據《公司條例》成立的香港公司都須備存重要控制人登記冊。重要控制人是持有公司超過25%股份或投票權、有權委任或罷免過半數董事，或以其他方式施加重大影響或控制的個人，有時也可以是法律實體。登記冊記錄其姓名、身分資料、通訊地址、成為控制人的日期及控制性質。
登記冊存放於註冊辦事處或已通知公司註冊處的其他地點，毋須向公司註冊處提交，亦不供公眾查閱，但公司須應執法人員要求提供。公司還須採取合理步驟辨識控制人、向已知或懷疑的控制人發出通知，並在資料有變時盡快更新。
遞交前請對照自己的登記冊：已發行股份的數目及類別、董事的姓名及地址、秘書資料、註冊辦事處及主要業務活動。登記冊與申報表不一致，在遞交前更正比事後容易，因為更正是第二次提交，而且可能另有收費。
兩次申報之間的變更
周年申報並非唯一的提交。董事和公司秘書的變更，以及註冊辦事處地址的變更，須在15日內通知公司註冊處。配發新股則透過另一份配發申報表提交。如果等到周年申報才報，就已經逾期了。
建議備存一份變更記錄，寫明日期、事件、所用表格、提交日期和參考編號。準備周年申報表時，這份記錄可以顯示公開記錄的資料是否與註冊辦事處的登記冊一致。差異最常出現在創辦人離開、股東離世、股份轉讓予家族信託，或地址被非正式更改之後。
股東協議或融資輪應包括更新重要控制人登記冊的指示，因為新投資者在完成時跨越25%門檻，便成為重要控制人，而不是等到下一份周年申報表。
把周年申報當作一次檢視，而不只是一張表格。每年問自己幾個問題：有沒有配發或轉讓股份、董事或秘書有沒有離任、有沒有人超過25%門檻、主要業務活動是否仍然描述公司所做的事。
4b2b 的角色與限制
4notify 可以發送你自己撰寫並由你觸發的短訊和電郵。公司秘書可以用它在 NAR1 日期前向董事發出內部提醒。它不會計算42日期限、不會讀取公司註冊處，也不會自動發出提醒。
4softerp 是多公司財務 ERP 及會計模組，可以在同一處為每間公司記帳，但不備存法定登記冊、不會產生 NAR1，亦不會向公司註冊處提交任何文件。登記冊、會議記錄簿和提交證明，請保存在自己的公司記錄系統內。
02
難題
董事、股東或地址變更散落在電郵中，準備周年申報表時要重新核對。
解決方法
董事、股東及地址變更請保存在自己的記錄，並在每次申報前核對。4softerp 用於記帳，並不備存法定登記冊，亦不會向公司註冊處遞交文件。
香港公司的 NAR1 何時到期？
私人公司須在每個成立周年日後42日內向公司註冊處交付周年申報表。這個日期與財政年度結算日無關。如果公司在9月12日成立，申報期每年由9月12日起算。42日後才提交會被收取較高費用，所以拿到證書後就要把準確日期記入月曆。
香港的「重要控制人」是指甚麼？
重要控制人是持有公司超過25%股份或投票權、有權委任或罷免過半數董事，或能施加重大影響或控制的人，有時是法律實體。公司把他們記入重要控制人登記冊，登記冊存放在註冊辦事處，並須應執法人員要求提供查閱。
重要控制人登記冊要公開提交嗎？
不需要。登記冊不向公司註冊處提交，公眾亦不能查冊。它由公司存放於註冊辦事處或另行通知的地點，執法人員要求時須提供查閱。控制人有變動，公司須保持登記冊為最新。
錯過周年申報表限期會怎樣？
公司註冊處會收取較高費用，拖得越久收費越高。持續違規可導致公司及高級人員被檢控，公司註冊處亦可剔除看來沒有營業的公司。你應盡快提交，並向公司秘書查詢同時有哪些變更需要更新。
更換董事要等到周年申報才通報嗎？
不是。更換董事或公司秘書，以及更改註冊辦事處地址，須在15日內通知公司註冊處。等到周年申報才通報就已逾期。請保存事件及提交記錄，準備周年申報表時用來核對公開記錄與登記冊。
自行管理的期限
可自行發送短訊及電郵提醒；周年申報表須向公司註冊處交付。
