A banki egyeztetés azt jelenti, hogy a számlakivonat minden tételét párosítod egy kiállított vagy befogadott számlával. A számlán feltüntetett közlemény, a számla sorszáma és a fix napi vagy heti rutin teszi gyorssá és hibamentessé a munkát.
A kivonat és a nyitott tételek összevetése adja meg, hogy mely vevők fizettek, és kik tartoznak. Rendszeres egyeztetés nélkül a tartozás hetekig rejtve maradhat, a likviditás pedig kiszámíthatatlan lesz. A késedelmes behajtás is nehezebb, ha a követelést nem követted időben.
Az egyeztetés a könyvelés szempontjából is alap: a bankkivonat a bizonylat, amely alapján a könyvelő rögzíti a bevételt és a kiadást. Ha a kivonat és a számla nem párosítható, a tétel elszámolatlan marad, és az év végi zárásnál fennakadást okoz.
Ha több bankszámlád van, vagy külföldi devizaszámlát is vezetsz, az egyeztetést számlánként külön kell végezned. A devizás tételeknél az árfolyamkülönbözetet is rögzíteni kell, ezért az ilyen tételek külön figyelmet kérnek.
A banki egyeztetés a csalások és a tévedések korai felismerésének is eszköze. Egy jogosulatlan terhelés vagy egy duplán megfizetett számla a rendszeres ellenőrzés során azonnal kiderül, míg hónapok múlva már nehéz visszakövetni. A bankot minél előbb értesítsd, mert a reklamációnak határideje van.
A párosítás alapja a számla sorszáma a közleményben. Ha a vevő ezt átveszi az utalásba, a tétel azonnal azonosítható. Ha nem, az összeg és a partner neve alapján kell keresni, ami lassabb és hibalehetőséget rejt, különösen azonos összegű számláknál.
Részletfizetéskor a vevő a számla egy részét utalja, a többi nyitva marad. Ilyenkor a részkifizetést külön kell feljegyezni, és a maradékot továbbra is nyitott tételként kell kezelni. A nyilvántartásban ezért a számla állapota lehet nyitott, részben fizetett vagy rendezett.
Előfordul, hogy a vevő többet utal, vagy több számlát egy összegben fizet. Az ilyen tételeket a vevővel egyeztetve kell szétosztani, és a túlfizetést visszautalni vagy a következő számlába beszámítani, a megállapodás szerint.
Az egyeztetés eredménye alapján a könyvelő rögzíti a bevételeket és a kiadásokat, ezért a kivonatot havonta, a hónap zárása után azonnal add át neki. A késve átadott kivonat miatt a bevallások és a zárás is csúszhat, ráadásul az utólagos javítás többletmunkát és költséget okoz.
A fizetési határidő a szerződésben szerepel, ennek hiányában a polgári törvénykönyv szerint főszabály a számla kézhezvételétől számított harminc nap. A határidő lejárta után a vevő késedelembe esik, és a követelés késedelmi kamattal növekszik.
A vállalkozások közötti ügyletben a késedelmi kamat mértéke a jegybanki alapkamat és nyolc százalékpont összege. Emellett behajtási költségátalány is jár, amelynek összege 40 euró forintban számolva. A pontos szabályt a Ptk. rögzíti, a konkrét összeget az ügyvéd vagy a könyvelő számolja ki.
A behajtást érdemes lépcsőzetesen végezni: először barátságos emlékeztető, majd írásos felszólítás, végül jogi lépések. A 4notify.net a fiókodból SMS-t vagy e-mailt küld, de az üzenetet te írod és te indítod. A felszólításban mindig tüntesd fel a sorszámot és az esedékesség napját.
Részleges fizetésnél a maradék követelés külön nyilvántartandó. Ha a vevő jelzi, hogy hónapokon át részletekben fizet, érdemes írásban rögzíteni a fizetési ütemezést, hogy a késedelmi kamat és a felszólítás jogalapja ne vitatható. Az ilyen megállapodást a számla melléklete is tartalmazhatja.
A 4invoices.net-ben a számlákra közleményt írhatsz, és a kiállított számlák az archívumban visszakereshetők. A bankkivonatot kézzel vetheted össze az archívummal, mert a platform nem importál bankikivonatot, és nem egyeztet automatikusan.
A 4softerp.net több cég pénzügyi nyilvántartását vezeti. Bankkapcsolatot magyar bankokhoz viszont nem kínál, ezért a tételeket neked vagy a könyvelődnek kell rögzítened. Az automatikus kivonatfeldolgozás hiánya miatt a heti rutin kialakítása különösen fontos.
Hasznos lehet egy egyszerű ellenőrzőlista: a hónap végén minden nyitott számlát vess össze a kivonattal, a rendezetlen tételeket listázd, és a listát küldd át a könyvelőnek. Így a zárásnál nem kell sorrendben visszakeresni mindent.
A kivonatot és az egyeztetési jegyzetet a számviteli bizonylatokkal együtt nyolc évig kell megőrizni. Az elektronikus kivonat is elfogadott, ha olvasható és hiteles marad, ezért a letöltött fájlokat rendszerezd évek és hónapok szerint, és rendszeresen mentsd külön tárhelyre is.
Alakíts ki fix napot az egyeztetésre, például minden hétfőn. Töltsd le a kivonatot, és minden jóváírást vess össze a nyitott kimenő számlákkal, minden terhelést pedig a befogadott számlákkal. A párosított tételek mellé jegyezd fel a számla sorszámát és a teljesítés dátumát.
A nem azonosítható tételeket külön listára vedd fel, és még aznap tisztázd. Ha a bankszámlán olyan jóváírás van, amelyhez nem találsz számlát, kérdezd meg a vevőt vagy a bankot. A hosszan nyitva hagyott azonosítatlan tétel a hónap végi zárást is akadályozza.
A heti rutin végén készíts rövid összesítést: mennyi a nyitott követelés, mennyi a lejárt és mennyi a következő hétre esedékes. Ez a lista tájékoztat a likviditásról, és megmutatja, kinek kell felszólítást küldeni, mielőtt a tartozás komoly késedelembe fordulna.
Az egyeztetés eredményét érdemes táblázatban vezetni: a számla sorszáma, a partner, az összeg, az esedékesség, a kiegyenlítés napja és a hátralék. Ez a nyilvántartás segít a felszólítások időzítésében, és a könyvelő számára is gyorsan áttekinthető.
Gyakori hiba, hogy a vevő rossz számlaszámra hivatkozik a közleményben, vagy több számla összegét egyben utalja. Ilyenkor a tétel nem párosítható automatikusan, és a vevőtől részletezést kell kérni. A számlán feltüntetett közlemény-minta, például a sorszám pontos formátuma, csökkenti az ilyen hibákat.
Kockázat a megtévesztő fizetési felszólítás is: csalók hamis számlákat vagy megváltozott számlaszámokat küldenek. Ezért új vagy módosított bankszámlaszámot csak ellenőrzött csatornán, például telefonos visszahívással fogadj el. A kimenő utalások előtt mindig vesd össze a számlán lévő adatokat a szerződésben szereplővel.
A devizás utalásoknál az átváltási árfolyam miatt a jóváírt forintösszeg eltérhet a számla szerinti értéktől. Az árfolyamkülönbözetet a könyvelő rögzíti, de neked kell jelezned, melyik számlához tartozik a tétel. A bank által levont költségeket is külön tételként kell kezelni.
Új bankszámlaszám közlésekor a partnerek felé hivatalos levelet küldj, és a számlákon is csak az új számlaszámot tüntesd fel. A régi számla megszüntetése előtt még hetekig figyeld a beérkező utalásokat, mert egyes vevők a korábbi adatokat használhatják.
A kivonatok kézi párosítása hetente órákat vesz el.
A kivonatot kézzel vetheted össze a számlaarchívummal; a 4invoices.net nem importál kivonatot, és nem egyeztet automatikusan, ezért a közleményben mindig tüntesd fel a sorszámot.
Nehéz nyomon követni, ki nem fizetett.
A késedelmes fizetőknek a 4notify.net-en keresztül küldhetsz SMS-t vagy e-mailt; az üzenetet te írod és te küldöd el, így a felszólítás ritmusát te határozod meg.
A vevő egy összegben fizet több számlát, és nem világos a felosztás.
Kérd el a vevőtől a fizetési részletezést, és a tételeket jegyezd fel számlánként, hogy a nyitott tételek listája pontos maradjon.
A banki egyeztetés során a számlakivonat tételeit párosítod a kiállított és a befogadott számlákkal, hogy kiderüljön, mi lett kifizetve és mi maradt nyitva. Az eredmény a nyitott tételek listája, amely a likviditás tervezéséhez és a könyvelés alapjául is szolgál. A közlemény pontos kitöltése a vevő felelőssége, de a számlán megadott minta sokat segít.
Vállalkozások között a késedelmi kamat a jegybanki alapkamat plusz nyolc százalékpont, és a behajtási költségátalány 40 euró forintban számolva. A pontos mértékeket a polgári törvénykönyv rögzíti, az éppen érvényes alapkamatot pedig a Magyar Nemzeti Bank közzéteszi. Az összeg kiszámításához kérd a könyvelőd segítségét. A késedelmi kamat számításánál a tartozás összegét, a késedelem napjait és az aktuális alapkamatot kell figyelembe venni.
Ha a szerződés nem rendelkezik másként, a polgári törvénykönyv szerint a vállalkozások közötti pénztartozást a számla kézhezvételétől számított harminc napon belül kell teljesíteni. A határidő letelte után a vevő késedelembe esik. Érdemes ezért a szerződésbe és a számlára is határidőt írni. Ha a szerződésben vagy a számlán hosszabb határidő szerepel, az az irányadó, a vevő megállapodása alapján.
Nem. A 4invoices.net PDF számlát állít ki és archívumot vezet, a bankikivonatot nem importálja, és az egyeztetést nem végzi automatikusan. A számlára közleményt írhatsz, a kivonatot pedig kézzel vetheted össze az archívum tételeivel, vagy átadhatod a könyvelődnek. Ezért érdemes a heti egyeztetést fix napra és fix személyhez rendelni. Ez különösen fontos, ha a hónap végén sok számla zárul le.
Az összevetés kézi; a felszólítót te küldöd.
