Az Online Számla a NAV valós idejű számlaadat-rendszere: a belföldi adóalanyoknak a kiállított számlák adatait a kiállítás után azonnal jelenteniük kell. Az adatokat XML-ben kell beküldeni a NAV felé, vagy a NAV webes felületén keresztül lehet rögzíteni.
Az Online Számla a NAV elektronikus rendszere, amely a számlaadatokat gyakorlatilag azonnal fogadja. A kötelezettség 2018-ban indult a nagyobb áfatartalmú számlákkal, majd 2020 közepétől kiterjedt a belföldi adóalanyok által kiállított valamennyi számlára, magánszemély vevőnek kiállítottakra is.
Az adatszolgáltatás nem azonos a számla elküldésével a vevőnek. A vevő továbbra is a PDF-et vagy papírszámlát kapja, a NAV viszont a számla adatait kapja meg strukturált formában. A két folyamat egymástól függetlenül zajlik, de ugyanabból a bizonylatból ered.
Az adatszolgáltatás kötelezettsége az adóalanyt terheli, még akkor is, ha a számlát könyvelő vagy külső szolgáltató állítja ki. Ezért a kiállítóval kötött megállapodásban rögzítsd, ki felel az adatok beküldéséért, és hogyan kapod meg a visszaigazolást.
A rendszer nem csupán ellenőrzési eszköz, hanem a NAV az adatokból bevallási tervezetet is készíthet. Ezért a számlaadatok pontossága közvetlenül az áfabevallás tervezetét is befolyásolja: egy téves áfakulcs vagy vevői adószám a tervezetben is megjelenik, és a javítás egyszerűbb, ha még a bevallás előtt észreveszed.
A számlázó szoftver a NAV rendszeréhez technikai felhasználóval kapcsolódik. Ezt az adózó hozza létre a NAV felületén, és a hozzá tartozó aláíró- és cserekulcsot a szoftverbe kell bevezetni. A kulcsokat bizalmasan kell kezelni, mert velük a vállalkozás nevében lehet adatot beküldeni.
A szoftver minden számlánál XML-adatot állít elő, és azt a NAV felületére küldi. Ha a számla módosul vagy stornózásra kerül, az új adatot is jelenteni kell, és az eredeti számlára hivatkozni kell. A hibás sorrend vagy hivatkozás a NAV oldalán elutasításhoz vezethet.
Aki ritkán számláz, a NAV ingyenes webes felületét is használhatja számlakiállításra és az adatszolgáltatás teljesítésére. A webes felület kényelmetlenebb nagyobb számlaszámnál, de egyszerű esetekre elég, és külön szoftver beszerzése nélkül használható.
A technikai felhasználó jelszavát és kulcsait ne oszd meg e-mailben, és ne tárold többek által elérhető közös fájlban. Munkatárs távozásakor a hozzáférést vond vissza, és ha kétség merül fel a kulcs titkosságával kapcsolatban, a NAV felületén új kulcspárt generálhatsz, a szoftvert pedig ennek megfelelően frissítened kell.
A NAV a beküldött adatokra feldolgozási státuszt ad vissza: az adatot fogadta, feldolgozta, vagy hibával elutasította. Az elutasított adatot javítani és újra be kell küldeni, ezért a státuszt nem szabad figyelmen kívül hagyni. A számlázó szoftver általában megjeleníti az állapotot.
Gyakori hibák az adószám rossz formátuma, a hibás áfakulcs vagy az összegek közötti eltérés. A megoldás a törzsadatok pontos vezetése: a vevő adószámát, a termék áfakulcsát és a mennyiségi egységet is egyszer, ellenőrizve érdemes rögzíteni.
A kötelezettség elmulasztása mulasztási bírsággal járhat, ezért rendszeresen ellenőrizd, hogy minden számlához tartozik-e sikeres adatbeküldés. A hónap végén egy összevetés a kiállított számlák és a NAV-nál látható adatok között megerősít, hogy nincs hiányzó tétel.
A rendszeres ellenőrzés gyakorisága a számlázási volumentől függ. Napi tíz számla alatt hetente is elég lehet, de nagyobb forgalomnál érdemes naponta átnézni a hibás tételek listáját. A hiba javítása annál egyszerűbb, minél kevesebb idő telt el a számla kiállítása óta.
A 4invoices.net PDF számlákat állít ki, és számlaarchívumot vezet, így a kiállított dokumentumokat később is visszakeresheted. Nincs integrációja a NAV rendszerével, ezért nem küld adatot az Online Számlának, és nem követi a NAV státuszait. Az e-számlázási integráció a platformon csak Romániában érhető el.
Ha tehát a számláidat a platformon készíted el PDF-ben, az Online Számla adatszolgáltatást külön kell teljesítened: a NAV webes felületén vagy olyan szoftverrel, amely a NAV rendszeréhez kapcsolódik. A két eszköz együtt is használható, ha a számlaszámokat következetesen vezeted.
A 4notify.net SMS-t és e-mailt küld a fiókodból, így az ügyfeleknek szóló értesítéseket így is megoldhatod, de a szöveget te írod. A NAV-tól érkező visszaigazolásokat ez nem helyettesíti, azokat a NAV felületén vagy a számlázó szoftveredben kell nézned.
Ha később saját szerkesztésű sablonnal vagy más szoftverrel állítasz ki számlát, az Online Számla adatszolgáltatást az új eszközben újra be kell állítani. Az átállás idejére célszerű párhuzamosan ellenőrizni a NAV oldalán, hogy a számlák adatai megérkeznek-e.
Ha a kiállított számlán hibát találsz, azt nem lehet egyszerűen felülírni: módosító vagy stornó számlát kell kiállítani, amely az eredeti számlára hivatkozik. Az Online Számla rendszerben a módosítást és a stornót is külön adatként kell jelenteni, és a hivatkozásnak pontosan egyeznie kell az eredeti sorszámmal.
A hibás hivatkozás az egyik leggyakoribb elutasítási ok. A módosító számlán meg kell adni, hogy melyik számlát és melyik tételét módosítja, és a változás összegét előjelesen kell szerepeltetni. Ezért a módosítás előtt mindig tekintsd át az eredeti számla adatait, és ne emlékezetből dolgozz.
A számla kiállítása után a teljes adatot be kell jelenteni, azt nem lehet utólag csendben javítani. Egy jól szervezett folyamatban ezért a számla kiállítása előtt két szem ellenőrzi a vevő adatait, a mennyiséget és az áfakulcsot, hogy a stornó és a módosítás ritka kivétel legyen.
A bevezetésnél a törzsadatok minősége a legfontosabb. A vevők adószámát, a termékek megnevezését és a mértékegységeket egyszer, gondosan töltsd fel, mert a hibás törzsadat minden számlával megismétlődik.
A bevezetéskor érdemes egy rövid belső útmutatót készíteni, amely leírja, kinek mit kell tennie, ha egy számla elutasításra kerül. Az útmutató tartalmazza a NAV felület elérését, a javítás lépéseit és a kapcsolattartók nevét, így a helyettesítés is zökkenőmentes.
Új vállalkozásnál először döntsd el, hogy webes felületen vagy szoftverrel számlázol. Ritka számlázásnál a webes felület elég, rendszeres számlázásnál viszont a szoftver időt takarít meg. Mindkét esetben a technikai felhasználót és a hozzá tartozó kulcsokat a NAV felületén kell létrehozni.
Az első éles számla előtt végezz próbaküldést, ha a rendszer ezt lehetővé teszi, és ellenőrizd a visszaigazolást. Érdemes ezt egyszerű, jól ismert adatokkal elvégezni, hogy ha hiba van, az a beállításokból és ne a számla tartalmából adódjon. A tesztelés eredményét jegyezd fel.
Határozd meg, ki felel a státuszok ellenőrzéséért. Ha a könyvelő állítja ki a számlát, a felelősséget és a visszajelzés módját a megbízásban rögzítsd. Ha te számlázol, a hónap végi egyeztetés során vesd össze a kiállított számlák számát a NAV oldalán látható tételekkel.
Ha a könyvelő is hozzáfér a NAV felületéhez, ő is nyomon követheti a státuszokat és az elutasításokat. A hozzáférést mindig külön, korlátozott jogosultsággal add meg, és a megbízás megszűnésekor vond vissza.
Ha több telephelyen vagy több kolléga által számláztok, a számlázó program beállításait egységesen kell kezelni. A sorszámkörök, az áfakulcsok és a vevői törzsadatok eltérése okozza az elutasítások nagy részét, ezért a beállításokat egy felelős személy tartsa karban.
A régi rendszerem nem tudja elküldeni a számlaadatokat a NAV-nak.
Az adatszolgáltatás a NAV rendszerében zajlik; a 4invoices.net nincs hozzá integrálva, és nem követ NAV-státuszt. Használd a NAV webes felületét vagy egy NAV-kompatibilis szoftvert.
Nem tudom, hogy a NAV befogadta-e az adatokat.
Ellenőrizd a feldolgozási státuszt a számlázó szoftverben vagy a NAV felületén, és az elutasított tételeket javítsd és küldd be újra. A platform ebben nem segít.
A technikai felhasználó kulcsai idegen kézbe kerülhetnek.
Tárold a kulcsokat bizalmasan, korlátozd a hozzáférést, és szükség esetén generálj újakat a NAV felületén, ha a kulcs kompromittálódott.
Az Online Számla a NAV elektronikus rendszere, amelybe a belföldi adóalanyoknak a kiállított számlák adatait kell jelenteni, szinte azonnal a kiállítás után. A kötelezettség 2018-ban indult, és később kiterjedt a belföldi adóalanyok által kiállított valamennyi számlára. A vevő számlája ettől függetlenül PDF vagy papír marad. A kötelezettség a számlázó szoftvertől függetlenül az adóalanyt terheli, ezért a felelősséget mindig tisztázd.
Nem feltétlenül. A NAV ingyenes webes felületén is kiállíthatsz számlát és teljesítheted az adatszolgáltatást, ez kisebb számlaszámnál elegendő. Nagyobb forgalomnál célszerű olyan számlázó programot használni, amely technikai felhasználóval kapcsolódik a NAV rendszeréhez, és automatikusan küldi az adatokat. A webes felület kisebb számlaszámnál elég, nagyobb forgalomnál a szoftveres megoldás kényelmesebb.Ez egyszerű esetekben elég.
Az elutasított adatot ki kell javítani, majd újra be kell küldeni. A státuszt a számlázó szoftverben vagy a NAV felületén láthatod. Ha a hibát nem javítod, a számla adata hiányzik a NAV nyilvántartásából, és ez mulasztási bírságot vonhat maga után. Ezért érdemes a státuszt rendszeresen ellenőrizni. A hibás tétel javítása és újraküldése a megoldás, a státuszt pedig rendszeresen kövesd.
Nem. A 4invoices.net PDF számlát állít ki és számlaarchívumot vezet, de nincs integrációja a NAV Online Számla rendszerével. Ha a platformon készítesz számlát, az adatszolgáltatást külön kell teljesítened a NAV webes felületén vagy egy NAV-kompatibilis számlázó szoftverrel. Az adatszolgáltatást ezért a NAV felületén vagy NAV-kompatibilis szoftverben kell teljesíteni. Ez a NAV felületén is látható.
Az adatszolgáltatás a NAV-nál zajlik; a platform nem küld adatot.
