Számlázás forintban és devizában

A számla kötelező tartalma

A számla az áfatörvény szerint tartalmazza a kiállító és a vevő nevét, címét és adószámát, a számla sorszámát, a kiállítás és a teljesítés keltét, a termék vagy szolgáltatás megnevezését, a mennyiséget, az egységárat, az áfakulcsot és a fizetendő összeget.

Az adószám belföldön 8-1-2 számjegyből álló szerkezetű. Közösségi ügyletnél a HU előtagos közösségi adószámot kell feltüntetni. Ha a vevő adószáma hibás, az áfalevonás vitatható, ezért érdemes a törzsadatok felvételekor ellenőrizni.

A számlát a teljesítés után a jogszabályban előírt határidőn belül kell kiállítani. A késői számlázás áfa-időponti eltérést okozhat, és a vevő sem tudja időben levonni az áfát, ezért a teljesítés napját mindig pontosan rögzítsd.

A számla sorszámozásának folyamatosnak kell lennie, és a számlatömbök vagy számlaelőtagok használata is szabályos, ha a rendszer egyedi sorszámot biztosít. Hiányzó sorszám esetén a NAV magyarázatot kérhet, ezért a hibásan kiállított számlákat is érvényteleníteni kell, nem pedig egyszerűen kihagyni.

Forint és deviza a számlán

A belföldi vevőknek forintban számláznak. Külföldi partnernek devizában, például euróban is számlázhatsz, de az áfaköteles ügylet áfaalapját forintban is meg kell jelölni. Ezért a devizás számlán külön fel kell tüntetni az alkalmazott árfolyamot.

Az átváltásnál az MNB hivatalos árfolyama vagy az Európai Központi Bank árfolyama használható, a teljesítés napján érvényes értékkel. A választás az adózó joga, de a módszert következetesen kell alkalmazni, és az eljárást a belső szabályzatban célszerű rögzíteni.

A devizás számláknál a fizetés napján eltérő árfolyam keletkezhet, ebből árfolyamkülönbözet származik, amelyet a könyvelésben kell elszámolni. Ezt a könyvelő végzi, ezért a bankkivonat és a számla összevetéséhez átadd neki a pontos dátumokat is.

Devizás számlánál az áfa összegét forintban is fel kell tüntetni a számlán. Ez gyakorlatilag a forintra átszámított áfaalapot és áfát jelenti az alkalmazott árfolyammal együtt. Ezért a számlázó eszközödben ellenőrizd, hogy a forint-összeg megjelenik-e a nyomtatott vagy PDF változaton is.

Belföldi, uniós és export számla

A belföldi számlán a 27, 18 vagy 5 százalékos kulcs szerepel, vagy a mentesség jogcíme. Az uniós értékesítésnél, ha a vevő másik tagállami áfa-alany, az ügylet általában 0 százalékos vagy fordított adózású lehet, és a számlán a közösségi adószám is szerepel.

Az EU-n kívüli exportnál a számla áfamentes vagy 0 százalékos, ha a kivitel bizonyítható. A kiviteli okmányok, például a vámnyilatkozat megőrzése ilyenkor az adómentesség feltétele, ezért az exportszámlát a vámügyintézéssel együtt kezeld.

Az Online Számla adatszolgáltatási kötelezettség a belföldi adóalany által kiállított számlákra vonatkozik. Az adatszolgáltatás mindig a NAV rendszerében történik, a 4invoices.net pedig ezt nem végzi, ezért külön eszközzel vagy a NAV webes felületén kell teljesíteni.

Az uniós és az exportszámlán a mentesség jogcímét szövegesen vagy törvényi hivatkozással is fel kell tüntetni. A hivatkozás megfogalmazását a könyvelővel egyeztesd, és használd egységesen a hasonló ügyleteken, mert az eltérő megfogalmazás ellenőrzéskor következetlenségnek tűnhet.

PDF számlák és archívum a gyakorlatban

A 4invoices.net-ben PDF számlát állíthatsz ki forintban és devizában is, és a dokumentumtípust te választod. A platform nem vált át automatikusan, és nem számolja ki helyetted az áfaalapot, ezért az árfolyamot és a forint-összeget a számlán te adod meg.

A kiállított számlák az archívumban rendezetten megtalálhatók, így az ellenőrzésnél vagy a könyvelői egyeztetésnél gyorsan előkereshetők. A nyolcéves megőrzési kötelezettség miatt az archívum rendszeres mentése és a sorszámok folytonossága különösen fontos.

A fizetési felszólítókhoz a 4notify.net SMS-t és e-mailt küld a fiókodból. A számlán feltüntetett fizetési határidőt a szerződés szerint állítsd be, és a felszólítóban mindig a sorszámra hivatkozz, hogy a vevő azonosítani tudja a tartozást.

A 4invoices.net-ben a vevő adatait, a tételeket és az áfakulcsot a számla kiállítása előtt ellenőrizd, mert a kiállított dokumentum utólag nem módosítható. Hiba esetén a platformon is módosító vagy stornó számlát kell készíteni a magyar szabályok szerint, és az Online Számla adatot külön kell jelenteni.

Módosítás, stornó és előlegszámla

A kiállított számlát utólag nem lehet átírni. Ha hiba van benne, módosító vagy stornó számlát kell kiállítani, amely hivatkozik az eredetire. A hibás sorszám, a téves vevőadat vagy az áfa-kulcs tévedése egyaránt ilyen módon javítható. A javítás okát érdemes belső jegyzetben is rögzíteni.

Előlegszámlát akkor állíts ki, ha a vevő a teljesítés előtt fizet. Az előlegről szóló számlán az áfa a fizetéskor keletkezik, a végszámlán pedig az előleget le kell vonni. Az előleg kezelése így két számla pontos összekapcsolását igényli, ezért a végszámlán mindig hivatkozz az előlegszámlára.

A pénzügyi teljesítés és a számla kelte nem azonos. A teljesítés ideje határozza meg az áfa-fizetési kötelezettség időpontját, a számla kelte pedig a kiállítás napja. A két dátumot a számlán külön fel kell tüntetni, ezért ne ugyanazt a napot írd be mindkettőhöz, ha nem egyeznek.

Az előlegszámla és a végszámla összefüggését a számlázási rendben is rögzítsd. Ha a vevő több részletben fizet, minden előleghez külön bizonylat tartozik, és a végszámlán az összes előleget fel kell tüntetni. Ez megelőzi, hogy az áfa kétszer jelenjen meg.

Az áfa teljesítési időpontja gyakran eltér a fizetéstől, különösen folyamatos szolgáltatásnál. Havi díjas megbízásnál a teljesítés időpontja általában az elszámolási időszak vége, és a számlát ehhez igazodva kell kiállítani. A kiállítás napját és a teljesítés keltét ilyenkor külön rögzítsd.

Fizetési feltételek és elektronikus küldés

A számlán feltüntetett fizetési határidőnek egyeznie kell a szerződéssel. Ha a szerződés harminc napot ír elő, a számlán se szerepeljen rövidebb határidő. A késedelem következményeit, a késedelmi kamatot és a behajtási költségátalányt a számlán vagy az általános szerződési feltételekben is megemlítheted.

A PDF formátumban e-mailben küldött számla általában elektronikus számlának számít, amelyhez a vevő elfogadása szükséges. Ezért új partnerrel az elektronikus számlaküldésről előzetesen állapodj meg, és ezt a megállapodást őrizd meg. A papíralapú számla továbbra is érvényes, ha a vevő így kéri.

A küldés után érdemes visszaigazolást kérni a vevőtől, vagy követni, hogy az üzenet megérkezett-e. A késedelmes fizetőknek a 4notify.net-en SMS-t vagy e-mailt küldhetsz a fiókodból, de a szöveget te írod. A felszólításban mindig a számla sorszámára és összegére hivatkozz.

A felszólító szövegében kerüld a fenyegető hangnemet, és légy tárgyilagos: sorszám, összeg, esedékesség, a kért teljesítés napja. A kulturált és következetes behajtás javítja az esélyt, hogy a vevő rendezi a tartozást, anélkül hogy a kapcsolat sérülne.

A vevő kérésére küldhetsz másolati példányt is, amelyet a számla jelzi. A másolat nem új számla, ezért az Online Számla adatszolgáltatás szempontjából sem jelent új tételt, de a rendszerből kiadott sorszámot nem szabad megváltoztatni, különben két különböző számla látszata keletkezik.

Igen, külföldi partnernek devizában, például euróban is számlázhatsz. Az áfaköteles ügyletnél az áfaalapot viszont forintban is meg kell állapítani, ezért a számlán fel kell tüntetni az alkalmazott árfolyamot. A belföldi vevők számára a számlát általában forintban állítják ki. Devizás számlánál a forint-összeget és az árfolyamot is érdemes külön sorban feltüntetni.

Használhatod az MNB hivatalos árfolyamát vagy az Európai Központi Bank árfolyamát, a teljesítés napján érvényes értékkel. A választást a belső szabályzatban rögzítsd, és következetesen alkalmazd. A könyvelővel előre egyeztess, hogy melyik módszer illeszkedik jobban a vállalkozás gyakorlatához. Ha a szerződés ettől eltér, a számlán feltüntetett árfolyam forrását is meg kell jelölni.

A magyar közösségi adószám a HU országkóddal kezdődik, utána a nyolc számjegyű adószám alapja következik. Uniós ügyletnél a számlán fel kell tüntetni, és a partnereid a VIES rendszerben ellenőrizhetik. A közösségi adószámot a NAV állapítja meg. A közösségi adószámot a számlán a vevő nevével és címével együtt kell szerepeltetni. Az árfolyam forrását is jelöld.

A számviteli bizonylatokat, így a kiállított számlákat is, nyolc évig kell megőrizni. Az elektronikus megőrzés elfogadott, ha az iratok olvashatók és hitelesek maradnak. A 4invoices.net archívuma segít a kiállított PDF számlák rendezett tárolásában, de a mentésről magadnak is gondoskodnod kell. Az archívum rendezett megőrzést segít, de a mentésről és a hozzáférésről neked is gondoskodnod kell.

Forint és deviza — tájékoztató

PDF számla; az árfolyam és a könyvelés a könyvelőnél.