Menagih klien di luar negeri dari Indonesia berarti menerbitkan faktur dengan mata uang yang disepakati, mencantumkan data bank internasional, dan siap menghadapi biaya transfer serta potongan pajak di negara klien. Pengiriman pengingat harus memperhitungkan zona waktu dan bahasa. Kejelasan kontrak menentukan seberapa cepat pembayaran masuk.
Faktur untuk klien asing memuat nama dan alamat lengkap kedua pihak, nomor faktur, tanggal, uraian layanan, mata uang, jumlah, syarat bayar, dan data bank penerima. Untuk transfer internasional, sertakan nama bank, kode SWIFT, nomor rekening atau IBAN setara, dan alamat bank.
Tentukan bahasa faktur dengan klien. Bahasa Inggris umumnya diterima, tetapi sebagian klien korporat di negara tertentu mensyaratkan terjemahan atau format khusus agar bagian keuangan mereka dapat memprosesnya.
Nyatakan tanggal jatuh tempo dengan tanggal pasti, bukan hanya bilangan hari. Untuk tim lintas zona waktu, tanggal pasti mengurangi salah paham.
Contoh: studio desain di Yogyakarta menagih klien di Jerman 2.400 euro. Faktur menyebut IBAN-setara rekening euro, jatuh tempo 14 Maret, dan biaya bank ditanggung pembayar. Pengingat dikirim pagi waktu Berlin tiga hari sebelumnya, dan pembayaran diterima tepat waktu tanpa selisih.
Bila klien menggunakan portal pengadaan, faktur biasanya diunggah dengan format dan kolom tertentu. Tanyakan persyaratan portal sebelum faktur pertama, karena faktur yang benar tetapi salah format bisa menunda proses pembayaran berminggu-minggu.
Kirim faktur dalam format PDF dengan nama berkas yang konsisten, misalnya nomor-faktur-nama-klien, dan sertakan ringkasan pesanan di badan e-mail. Bagian keuangan klien sering memproses puluhan faktur sehari, sehingga nama berkas yang jelas mempercepat pencarian.
Transfer internasional dapat dikenai biaya di bank pengirim, bank perantara, dan bank penerima. Tanpa kesepakatan, jumlah yang diterima bisa lebih kecil dari tagihan, dan selisihnya menjadi sengketa kecil yang menunda penutupan buku.
Kontrak dapat menetapkan bahwa pembayar menanggung semua biaya sehingga jumlah bersih yang masuk sama dengan tagihan, atau biaya dibagi. Pilihan ini perlu ditulis eksplisit pada kontrak dan faktur.
Catat biaya bank yang benar-benar dipotong sebagai beban tersendiri. Dengan begitu penjualan di pembukuan tetap sama dengan tagihan dan biaya terlihat terpisah.
Cantumkan rekening terpisah per mata uang di faktur, dan tulis nama pemilik rekening persis seperti terdaftar di bank. Perbedaan nama yang kecil dapat menyebabkan transfer ditolak atau ditahan oleh bank perantara untuk pemeriksaan kepatuhan.
Bank perantara kadang menahan transfer yang mengandung kata tertentu pada berita. Tulis berita transfer dengan kata netral seperti nomor faktur, dan hindari singkatan yang tidak jelas agar pemeriksaan kepatuhan bank tidak menunda dana.
Beberapa negara mewajibkan pembayar memotong pajak dari pembayaran jasa atau royalti kepada pihak asing. Jumlah yang Anda terima bisa lebih kecil dari tagihan, dan klien akan memberi bukti pemotongan.
Bukti itu penting karena dapat menjadi dasar kredit pajak luar negeri di Indonesia sesuai ketentuan dan perjanjian penghindaran pajak berganda. Simpan dokumen dengan nama klien, tanggal, dan jumlah yang jelas.
Hitung bersama konsultan pajak apakah klausul gross-up, yaitu klien menanggung pajak yang dipotong, layak dimasukkan ke kontrak. Klausul seperti ini sering menjadi bahan negosiasi.
Klien di Uni Eropa kadang meminta nomor identifikasi PPN penyedia jasa. Perusahaan Indonesia tidak punya nomor semacam itu; jelaskan status Anda dalam kontrak dan konsultasikan dengan penasihat pajak klien sehingga perlakuan PPN di negara mereka disiapkan sejak awal.
Contoh klausul yang membantu: pembayaran dalam mata uang tagihan, jumlah netto diterima Penyedia, semua biaya bank pengirim ditanggung Klien. Frasa sederhana ini, ditulis eksplisit, mencegah sebagian besar sengketa selisih beberapa dolar yang menunda penutupan buku.
Jasa kena pajak tertentu yang diserahkan kepada pihak di luar negeri dan dimanfaatkan di luar daerah pabean dapat dikenai PPN tarif nol persen, dengan syarat dan dokumen yang diatur peraturan. Tidak semua jasa lintas negara otomatis memenuhi syarat.
Pastikan jenis jasa, tempat pemanfaatan, dan penerima jasa memenuhi kriteria sebelum menerbitkan faktur tanpa PPN. Konsultasikan dengan konsultan pajak untuk jasa baru yang belum pernah Anda tagihkan.
Faktur PDF 4invoices.net mencatat apa yang Anda ketik; produk ini tidak menentukan tarif PPN dan tidak mengirim faktur pajak ke DJP.
Sesuaikan isi pesan dengan budaya bisnis klien. Sebagian klien menghargai pengingat langsung dan singkat, sebagian lebih nyaman dengan pesan sopan yang menanyakan apakah ada kendala. Catat preferensi klien dan hasilnya.
Kontrak yang mencakup layanan berlangganan, misalnya pemeliharaan sistem bulanan, perlu menjelaskan periode penagihan, pembaruan otomatis, dan cara menghentikan layanan. Kejelasan ini menghindari sengketa tentang penagihan bulan terakhir.
Pengingat yang tiba pada jam kerja penerima lebih mungkin dibaca. Untuk klien di Eropa atau Amerika, kirim pengingat pada pagi waktu mereka. Siapkan templat dalam bahasa klien atau bahasa Inggris yang sederhana.
4notify.net mengirim SMS atau e-mail dari akun Anda. Isi pesan dan waktu pengiriman Anda tentukan sendiri; produk tidak menerjemahkan dan tidak menjadwalkan otomatis berdasarkan jatuh tempo.
Gunakan pengingat bertahap: sebelum jatuh tempo, pada hari jatuh tempo, dan setelahnya. Jelaskan konsekuensi terlambat dengan sopan, misalnya tertundanya pekerjaan berikutnya.
Untuk klien yang menunda berulang, gunakan jadwal pembayaran bertahap dan hentikan layanan setelah tahap tidak terbayar. Syarat ini harus sudah ada di kontrak sebelum pekerjaan dimulai, bukan baru disebut setelah tunggakan muncul.
Rekam hasil setiap pengingat: tanggal, saluran, dan jawaban. Catatan ini berguna untuk mengevaluasi saluran mana yang paling cepat memicu pembayaran dan menjadi bukti bila perkara dibawa ke penyelesaian sengketa.
Mintalah uang muka atau pembayaran bertahap untuk klien baru. Untuk proyek besar, tetapkan tonggak pembayaran yang terkait hasil kerja agar risiko tidak menumpuk di akhir.
Periksa reputasi klien melalui sumber terbuka dan referensi. Perusahaan yang baru berdiri atau tanpa riwayat pembayaran layak diberi batas kredit yang kecil.
Siapkan tindakan bila terlambat lama: surat resmi, penghentian layanan sesuai kontrak, dan penasihat hukum yang memahami hukum yang berlaku di kontrak. Memilih hukum yang berlaku dan forum penyelesaian sengketa di kontrak sejak awal menghemat banyak biaya kelak.
Pantau umur piutang per klien dan per mata uang setiap minggu. 4softerp.net dapat dipakai untuk pembukuan, sedangkan analisis umur piutang dan keputusan penagihan tetap dilakukan tim Anda.
Pertimbangkan batas wilayah sengketa: tuliskan hukum yang berlaku dan forum penyelesaian di kontrak. Untuk klien kecil, kesepakatan mediasi daring atau arbitrase singkat lebih realistis daripada gugatan di pengadilan negara lain.
Faktur dalam USD, EUR, atau SGD tidak terintegrasi dengan jalur Coretax DJP, menciptakan perbedaan SPT yang membutuhkan penyesuaian manual sebelum setiap pelaporan PPN bulanan.
Faktur dalam USD, EUR, atau SGD dapat diterbitkan sebagai PDF; produk tidak terhubung ke Coretax dan tidak menghitung selisih kurs.
Sulit mengirim tagihan tepat waktu ke klien di banyak negara berbeda dengan zona waktu, hari kerja, dan preferensi bahasa yang berbeda — mengakibatkan keterlambatan pembayaran yang tidak perlu.
Pengingat tagihan dapat Anda kirim sendiri via SMS atau e-mail melalui 4notify.net; jadwal per zona waktu dan terjemahan Anda atur sendiri.
Klien di Eropa membayar kurang dari tagihan karena biaya bank dan potongan pajak dibagi tanpa kesepakatan.
Tulis di faktur PDF siapa menanggung biaya bank dan minta bukti potongan; catat selisih secara terpisah dari penjualan di pembukuan 4softerp.net.
Nomor dan tanggal faktur, identitas lengkap kedua pihak, uraian layanan, mata uang dan jumlah, syarat bayar dengan tanggal jatuh tempo pasti, serta data bank internasional seperti kode SWIFT dan nomor rekening. Tulis juga siapa yang menanggung biaya bank agar jumlah yang diterima sesuai tagihan, dan format berkas yang diminta portal klien.
Itu tergantung kesepakatan dalam kontrak. Opsinya pembayar menanggung semua biaya sehingga jumlah bersih sama dengan tagihan, atau biaya dibagi antara kedua pihak. Tulis kesepakatan pada kontrak dan faktur, lalu catat biaya yang benar-benar dipotong bank sebagai beban terpisah di pembukuan supaya penjualan tetap sama dengan tagihan. Hindari mengubah rekening penerima di tengah proyek tanpa konfirmasi tertulis kepada klien.
Minta bukti pemotongan resmi dari klien, simpan dengan jelas, dan catat selisih antara tagihan dan jumlah diterima. Bukti itu dapat menjadi dasar kredit pajak luar negeri di Indonesia sesuai ketentuan dan perjanjian pajak berganda. Konsultasikan dengan konsultan pajak untuk klausul gross-up dalam kontrak. Minta bukti pemotongan resmi. Konsultasikan dengan konsultan pajak.
Tidak selalu. PPN tarif nol persen untuk ekspor jasa berlaku hanya bila jenis jasa, penerima, dan tempat pemanfaatannya memenuhi kriteria peraturan, dengan dokumen yang tepat seperti kontrak dan bukti pembayaran dari luar negeri. Periksa persyaratan untuk jasa Anda kepada konsultan pajak sebelum menerbitkan faktur tanpa PPN. Simpan juga kontrak yang menjelaskan tempat pemanfaatan jasa.
Tidak otomatis. 4notify.net mengirim SMS atau e-mail dari akun Anda, dengan isi dan waktu kirim yang Anda tentukan sendiri. Produk tidak menerjemahkan pesan atau menjadwalkan berdasarkan jatuh tempo, jadi siapkan templat bahasa dan atur sendiri kapan pesan dikirim sesuai jam kerja klien. Atur jam kirim sesuai jam kerja klien. Sesuaikan dengan hari kerja klien.
Faktur PDF dan pengingat yang Anda kirim sendiri.
