Badan usaha di Indonesia wajib menyelenggarakan pembukuan yang disusun di Indonesia, berbahasa Indonesia, dengan satuan Rupiah, dan dokumen pendukungnya disimpan sepuluh tahun. Pembukuan mengikuti standar akuntansi keuangan yang berlaku bagi entitas Anda. Halaman ini menjelaskan apa yang dicatat, kapan ditutup, dan siapa yang bertanggung jawab.
Ketentuan umum perpajakan mewajibkan wajib pajak badan serta orang pribadi yang menjalankan usaha atau pekerjaan bebas untuk menyelenggarakan pembukuan atau pencatatan. Pembukuan harus dibuat dengan itikad baik, mencerminkan keadaan sebenarnya, dan dapat diperiksa. Perseroan terbatas juga terikat kewajiban menyusun laporan keuangan menurut undang-undang perseroan.
Pembukuan wajib diselenggarakan di Indonesia dengan huruf Latin, angka Arab, bahasa Indonesia, dan satuan Rupiah. Penyelenggaraan dalam bahasa asing atau mata uang selain Rupiah memerlukan izin dari menteri keuangan sesuai ketentuan.
Wajib pajak orang pribadi tertentu boleh melakukan pencatatan yang lebih sederhana, tetapi pilihan itu terikat syarat dan harus diberitahukan pada waktu yang ditentukan. Konsultasikan dengan akuntan sebelum memilih.
Bagi usaha kecil, wajib pajak dengan peredaran bruto di bawah batas tertentu boleh melakukan pencatatan. Pencatatan memuat peredaran bruto harian dan daftar harta, tetapi tidak mencakup laporan keuangan lengkap, sehingga cocok untuk pemilik yang belum memerlukan pembiayaan dari bank.
Laporan keuangan disusun menurut standar akuntansi keuangan yang berlaku di Indonesia. Entitas yang memiliki akuntabilitas publik mengikuti standar umum, sedangkan entitas tanpa akuntabilitas publik dapat memakai standar yang lebih ringkas untuk entitas privat atau standar untuk entitas mikro, kecil, dan menengah. Pilihan standar tergantung ukuran dan kewajiban pelaporan Anda.
Bagan akun menerjemahkan standar itu ke dalam kode yang dipakai harian: kas dan bank, piutang usaha, persediaan, aset tetap, utang usaha, utang pajak, modal, pendapatan, harga pokok, dan beban. Rancang bagan akun dengan akuntan sejak awal agar pelaporan pajak dan laporan manajemen memakai kode yang sama.
Terlalu banyak akun membuat pencatatan lambat, terlalu sedikit membuat analisis dangkal. Mulailah dengan struktur ramping dan tambahkan akun hanya bila ada kebutuhan pelaporan yang nyata.
Contoh bagan akun ringkas untuk toko: 1100 kas dan bank, 1200 piutang, 1300 persediaan, 2100 utang usaha, 2200 utang pajak, 3100 modal, 4100 penjualan, 5100 harga pokok, 6100 sewa, 6200 gaji. Dengan sepuluh akun saja, laporan laba rugi sudah bisa dibaca pemilik.
Contoh keputusan: sebuah PT pemegang saham tunggal tanpa akuntabilitas publik memilih standar untuk entitas privat karena lebih ringkas, lalu menyusun catatan atas laporan keuangan tiga halaman. Keputusan itu dicatat dalam memo agar pengganti akuntan memahami dasarnya.
Pencatatan harian mencakup penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas, serta pembayaran pajak. Setiap jurnal memiliki tanggal, akun, jumlah, dan dokumen pendukung. Bukti yang hilang adalah pangkal sebagian besar koreksi pemeriksa.
Penutupan bulanan memuat rekonsiliasi bank, pencocokan piutang dan utang dengan subbuku, penyusutan aset tetap, penyesuaian beban dibayar di muka, akrual beban, dan penghitungan pajak terutang. Susun daftar periksa tetap dan tetapkan batas waktu, misalnya hari kerja kelima setiap bulan.
Bulan yang sudah ditutup hendaknya dikunci. Perubahan setelah penutupan dilakukan lewat jurnal koreksi dengan alasan tertulis, bukan dengan menimpa angka lama.
Daftar periksa penutupan bulan yang bisa dipakai: rekonsiliasi bank selesai, penyusutan dijurnal, akrual gaji dan listrik dicatat, piutang dan utang cocok dengan subbuku, pajak dihitung, laporan ditinjau pemilik. Tandai tiap butir dengan inisial penyelesai dan tanggal.
Aset tetap dicatat pada biaya perolehan dan disusutkan sesuai umur manfaat. Untuk pajak, penyusutan mengikuti kelompok dan metode yang ditentukan peraturan, sehingga laporan komersial dan fiskal dapat berbeda dan memerlukan rekonsiliasi fiskal.
Persediaan dihitung secara fisik berkala dan dicocokkan dengan catatan. Selisih yang besar perlu ditelusuri sebelum buku ditutup, karena memengaruhi harga pokok penjualan dan laba.
Akhir tahun adalah saat penyesuaian: cadangan, akrual, pajak tangguhan bila relevan, dan koreksi fiskal. Libatkan akuntan sejak November atau Desember, jangan menunggu Maret.
Penyusutan fiskal memakai kelompok masa manfaat dan tarif yang berbeda dengan kebijakan komersial. Selisih keduanya dikoreksi dalam rekonsiliasi fiskal setiap tahun, dan akuntan memerlukan daftar aset yang memuat tanggal perolehan, harga, dan umur manfaat.
Contoh koreksi fiskal: biaya jamuan tanpa daftar nominatif dapat dikoreksi positif, sehingga laba fiskal lebih besar daripada laba komersial. Catat koreksi sepanjang tahun, bukan hanya pada Maret, agar daftar bukti jamuan tersedia saat dibutuhkan.
Buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan wajib disimpan selama sepuluh tahun di Indonesia. Dokumen dapat disimpan dalam bentuk elektronik sepanjang dapat dibaca dan dipertanggungjawabkan.
4softerp.net mencatat pembukuan beberapa perusahaan dalam satu akun, sehingga jurnal, bukti, dan laporan setiap entitas tersimpan terpisah. 4invoices.net menyimpan faktur PDF penagihan di arsip. Kedua produk tidak menyusun SPT dan tidak mengirim data ke DJP, serta tidak menggantikan laporan keuangan yang diaudit.
Latih satu langkah sederhana: pilih transaksi acak dari pembukuan dan telusuri sampai ke dokumen asalnya dalam waktu lima menit. Bila tidak bisa, perbaiki sistem arsip Anda sebelum pemeriksa memintanya.
Dengan 4softerp.net, perusahaan induk dan anak usaha dapat dicatat dalam satu akun sehingga pemilik melihat gambaran seluruh kelompok. Namun bagan akun, kebijakan akuntansi, dan konsolidasi resmi tetap harus disepakati dengan akuntan; produk ini tidak menentukan kebijakan tersebut.
Bila dokumen asli berupa kertas, pindai dengan resolusi yang terbaca, beri nama berkas sesuai nomor jurnal, dan tentukan apakah dokumen asli dipertahankan. Kebijakan pemusnahan dokumen kertas setelah dipindai sebaiknya dibicarakan dengan akuntan dan penasihat hukum terlebih dahulu.
Akuntan internal, akuntan paruh waktu, atau kantor akuntan publik masing-masing cocok untuk skala berbeda. Kantor akuntan publik dibutuhkan bila peraturan atau investor mensyaratkan audit atas laporan keuangan.
Apa pun pilihannya, tegaskan pembagian kerja: siapa yang menyiapkan bukti, siapa yang menjurnal, siapa yang meninjau, dan siapa yang menandatangani laporan. Direksi tetap bertanggung jawab atas laporan keuangan meski penyusunannya diserahkan.
Minta akuntan menjelaskan kebijakan akuntansi utama dalam bahasa sederhana. Pemilik yang paham dasar laporan keuangannya lebih mudah mendeteksi angka yang tidak wajar.
Pertimbangkan pemisahan tugas sederhana bahkan di perusahaan kecil: orang yang menyetujui pembayaran berbeda dari orang yang menjurnal, dan pemilik meninjau rekonsiliasi bank. Pemisahan semacam ini mencegah kesalahan dan penyalahgunaan tanpa perlu staf banyak.
Dokumen sumber — faktur, kuitansi, klaim pengeluaran — tersebar di e-mail, WhatsApp, dan drive bersama. KAP menghabiskan berjam-jam atau berhari-hari mengumpulkannya sebelum setiap filing, dan sebagian pasti terlewat.
Simpan dokumen sumber di satu tempat dan bagikan ke KAP; 4softerp.net mencatat pembukuan untuk beberapa perusahaan.
Bagan akun telah dibuat secara generik tanpa kategori khusus Indonesia, membuat penyesuaian akhir tahun memakan waktu dan menghasilkan laporan keuangan yang memerlukan banyak pengerjaan ulang.
Bagan akun Anda sepakati dengan KAP; pelaporan pajak lokal bukan bagian produk (hanya Rumania).
Laporan keuangan baru disusun menjelang tenggat SPT Tahunan, dari tumpukan bukti yang sudah tercecer dan tanpa ringkasan bulanan.
Tutup buku setiap bulan dengan daftar periksa tetap, dan simpan seluruh jurnal serta bukti pendukung dalam satu pembukuan multi-perusahaan di 4softerp.net.
Ya, sebagai ketentuan umum pembukuan diselenggarakan di Indonesia dengan huruf Latin, angka Arab, bahasa Indonesia, dan satuan Rupiah. Penyelenggaraan dalam bahasa asing atau mata uang lain memerlukan izin dari menteri keuangan. Transaksi dalam mata uang asing tetap dicatat, tetapi dikonversi ke Rupiah sesuai kebijakan akuntansi dan ketentuan pajak. Selisih kurs dicatat sesuai kebijakan akuntansi.
Buku, catatan, dan dokumen pendukung pembukuan wajib disimpan selama sepuluh tahun menurut ketentuan umum perpajakan, di Indonesia. Dokumen boleh disimpan secara elektronik selama dapat dibaca dan dipertanggungjawabkan. Pastikan arsip digital Anda punya cadangan dan struktur penamaan yang konsisten agar mudah ditelusuri saat pemeriksaan. Cadangkan ruang penyimpanan untuk sepuluh tahun. Gunakan satu sumber data untuk semua laporan.
Entitas tanpa akuntabilitas publik dapat memakai standar yang lebih ringkas, seperti standar untuk entitas privat atau untuk entitas mikro, kecil, dan menengah, sedangkan entitas yang punya akuntabilitas publik mengikuti standar umum. Pilihan yang tepat bergantung pada ukuran, pemegang saham, dan kebutuhan pelaporan, sehingga sebaiknya ditentukan bersama akuntan. Dokumentasikan pilihan standar dalam memo kebijakan. Tetapkan kriteria wajar sebelum menutup periode.
Tetapkan batas waktu tetap, misalnya hari kerja kelima bulan berikutnya, lengkap dengan rekonsiliasi bank, penyesuaian, dan tinjauan. Penutupan yang cepat membuat laporan relevan untuk keputusan dan memberi ruang bagi penyusunan SPT Masa PPN sebelum tenggat. Setelah ditutup, perubahan dilakukan melalui jurnal koreksi. Kunci periode yang sudah ditutup. Dokumentasikan alasan setiap pilihan kebijakan.
Tidak. 4softerp.net adalah ERP keuangan dan akuntansi multi-perusahaan untuk mencatat pembukuan. Pelaporan pajak lokal hanya tersedia untuk Rumania, jadi di Indonesia SPT dan laporan resmi tetap disusun oleh Anda atau akuntan melalui sistem DJP dan prosedur pelaporan yang berlaku. Pembukuan multi-perusahaan tetap perlu kebijakan dari akuntan. Pelaporan resmi tetap di tangan akuntan Anda.
Dokumen dan pembukuan; laporan pajak diurus bersama KAP.
