Bankasamstilling

Hvað bankasamstilling felur í sér

Í grunninn ber þú saman tvær skrár: færslur á bankayfirliti og færslur í bókhaldi fyrir sama reikning og sama tímabil. Staða á yfirliti í lok tímabils á að vera jöfn stöðu í bókhaldi, að teknu tilliti til færslna sem eru í vinnslu. Ef mismunur er til staðar þarf að finna færsluna sem vantar eða er röng.

Þetta er ein af einföldustu leiðunum til að uppgötva mistök og svik. Tvískráð greiðsla, færsla sem gleymdist, röng upphæð og óþekkt úttekt koma í ljós strax. Fyrirtæki sem samstilla sjaldan uppgötva slík frávik mánuðum síðar, þegar skýringar eru gleymdar og leiðrétting hefur áhrif á VSK-skýrslu og ársuppgjör.

Samstillingin hefur líka rekstrarlegan tilgang. Hún sýnir hvaða viðskiptavinir hafa greitt og hverjir ekki, hver útistandandi staða er og hvort greiðslur hafi borist án tilvísunar. Þær upplýsingar eru grundvöllur lausafjárstýringar. Sá sem veit nákvæmlega hvað er á leiðinni inn getur tekið betri ákvarðanir um útgjöld.

Dæmi: bankinn sýnir 3.120.000 krónur en bókhaldið 3.145.000. Mismunurinn, 25.000 krónur, gæti verið ófærður útgjaldareikningur, innborgun sem bókuð var tvisvar eða greiðsla á leiðinni. Með því að sía færslur eftir upphæð finnur þú oft sökudólginn á fáeinum mínútum, ef samstilling er gerð vikulega.

Vikuleg vinnuregla

Sæktu yfirlit úr netbanka fyrirtækisins á fyrirfram ákveðnum degi, til dæmis föstudegi. Flestir bankar bjóða útflutning í skrá sem má opna í töflureikni. Raðaðu færslum eftir dagsetningu og farðu í gegnum þær eina í einu. Merktu hverja færslu sem pöruð við reikning, kostnað eða annan lið, og skráðu athugasemd við þær sem þarfnast frekari skoðunar.

Innborganir eru bornar saman við lista yfir útistandandi reikninga. Ef tilvísunin er rétt er parið auðvelt. Ef hún vantar, byrjaðu á fjárhæð og nafni greiðanda. Ef greiðandi hefur greitt marga reikninga í einni færslu skaltu skipta henni eftir reikningum í bókhaldinu og skrá hvernig skiptingin var ákveðin.

Útgreiðslur eru paraðar við birgjareikninga, laun, skatta og lífeyrissjóði. Færslugjöld og vextir koma beint frá bankanum og eru oft einu færslurnar án fylgiskjals. Notaðu yfirlitið sjálft sem fylgiskjal fyrir þær og farðu yfir hvort gjaldskrá bankans hafi breyst. Ókunnug færsla á alltaf að vera spurning til bankans innan nokkurra daga.

Settu upp vinnublað með dálkum fyrir dagsetningu, upphæð, greiðanda, tilvísun, reikningsnúmer og stöðu. Dálkurinn „staða“ segir hvort færslan sé pöruð, í vinnslu eða óskýrð. Eftir hverja yfirferð á enginn óskýrður liður að vera eldri en mánuður. Sendu bókara listann yfir óskýrða liði, svo hann geti leitað að fylgiskjölum.

Algengir frávikaliðir

Tímamismunur er algengastur. Reikningur er greiddur síðasta dag mánaðarins en færist í bankanum daginn eftir, eða ávísun sem gefin er út kemur ekki til greiðslu fyrr en í næsta mánuði. Slíkir liðir jafnast út milli tímabila og eru skráðir sem færslur í vinnslu. Settu þá á lista með dagsetningu, svo þú munir að athuga hvort þeir hafi skilað sér.

Fjárhæðarmunur kemur oftast af færslugjöldum, afsláttum eða gengismun. Viðskiptavinur sem greiðir erlendan reikning getur greitt fjárhæð sem er nokkrum krónum frá reikningi vegna gengis, og banki sem dregur gjald frá millifærslu getur lækkað það sem berst. Skráðu mismuninn sem kostnað eða tekjur í samræmi við venju og láttu bókara vita ef hann er stór.

Aðrir liðir eru innborgun sem tengist engum reikningi, endurgreiðslur sem hafa ekki verið skráðar og færslur sem eiga við annað fyrirtæki eða einkamál eiganda. Þær fyrstu þarf að spyrja um, svo viðskiptavinur geti staðfest tilgang. Þær síðari ættu ekki að vera á rekstrarreikningi, og eigandi þarf að skýra hvort þær séu laun, arður eða lán.

Útistandandi kröfur og eftirfylgni

Úr samstillingunni verður til listi yfir ógreidda reikninga. Raðaðu honum eftir aldri: undir eindaga, 1 til 30 dögum yfir eindaga, 31 til 60 dagar og eldra. Þannig sést hvaða mál þarf að sinna fyrst. Viðskiptavinur sem hefur greitt seint tvisvar er líklegri til að gera það aftur, og þá getur þurft að stytta greiðslufrest eða krefjast fyrirframgreiðslu.

Sendu áminningu strax eftir eindaga. Hún má vera stutt: reikningsnúmer, fjárhæð, eindagi og greiðsluupplýsingar. Sé engin greiðsla komin eftir ítrekun er rétt að hringja og ræða málið. Skráðu samtöl og loforð, því munnleg samkomulag um greiðsluáætlun þarf að staðfesta skriflega. Þannig er auðvelt að rekja málið ef innheimta hefst.

Innheimtulög og lög um vexti setja reglur um dráttarvexti og innheimtukostnað. Áður en mál fer til innheimtufyrirtækis þarf yfirleitt að senda viðvörun með tilteknum upplýsingum. Kynntu þér kröfurnar og athugaðu hvort kostnaðurinn við innheimtu réttlætir aðgerðina fyrir lága fjárhæð. Stundum er hagkvæmara að semja en að innheimta.

Fylgstu með meðalgreiðslutíma viðskiptavina. Ef sá tími lengist smám saman er það oft fyrsta merki um erfiðleika hjá kaupanda. Lausafjárstaða versnar hljóðlega þegar meðalfrestur fer úr 20 dögum í 45, og samstillingin er sú aðgerð sem sýnir þetta fyrst. Notaðu upplýsingarnar við gerð greiðslufrests í nýjum samningum.

Skjölun og samstarf við bókara

Vistaðu samstillt yfirlit með undirskrift eða dagsetningu þess sem fór yfir. Skjalfesting er bæði innri stýring og vörn gegn spurningum frá endurskoðanda. Ef stór frávik finnast, skráðu hvað var gert til að leiðrétta þau. Bankayfirlit, samstillingarblað og athugasemdir eru hluti af bókhaldsgögnum og skal geyma í sjö ár.

Gefðu bókara aðgang að yfirlitum eða sendu þau mánaðarlega. Margir bankar bjóða lesaðgang fyrir bókara, sem sparar fyrirhöfn. Bókari getur þá samstillt sjálfur og haft samband við þig með spurningar um óþekktar færslur. Samtalið er stutt ef samstilling er gerð vikulega, en langt og dýrt ef hún er gerð árlega.

Fyrir félög með fleiri en einn bankareikning, til dæmis í ISK og EUR eða sérstakan reikning fyrir skatta, þarf að samstilla hvern þeirra. Stilltu hvert yfirlit á sömu dagsetningu og skráðu hvaða reikningur tilheyrir hvaða bókhaldslykli. Gjaldeyrisreikninga þarf að umreikna á gengi dagsins til að bera saman við bókhaldið.

Hvað 4b2b kerfin gera og gera ekki

4invoices.net geymir PDF-reikninga í reikningasafni, svo þú getur flett upp útgefnum reikningum og borið þá saman við yfirlit. Kerfið les engin bankayfirlit, býr ekki til pörun greiðslna og er ekki tengt neinum íslenskum banka. 4softerp.net heldur almennt fjárhagsbókhald fyrir fleiri en eitt félag, en samstillingin er unnin handvirkt.

Með 4notify.net sendir þú SMS eða tölvupóst úr þínum aðgangi, til dæmis áminningu um ógreiddan reikning. Þú skrifar skilaboðin og velur viðtakendur sjálf/ur; ekkert er sent sjálfkrafa. Kynntu þér reglur um notkun símanúmera og netfanga áður en þú sendir.

Bankasamstilling er samanburður á færslum á bankayfirliti og færslum í bókhaldi fyrir sama reikning og tímabil. Staða á yfirliti á að vera jöfn stöðu í bókhaldi að teknu tilliti til færslna í vinnslu. Hún afhjúpar mistök, tvígreiðslur og svik og sýnir hvaða reikningar eru greiddir. Hún er því grunnur að áreiðanlegu uppgjöri og réttri VSK-skýrslu.

Að lágmarki mánaðarlega, helst vikulega. Því oftar sem samstilling er gerð, þeim mun auðveldara er að rekja frávik, því færslurnar eru enn í fersku minni og fylgiskjöl nærtæk. Fyrirtæki með mikinn fjölda færslna getur þurft að samstilla daglega. Mánaðarleg samstilling er forsenda þess að VSK-skýrsla og ársuppgjör séu rétt og stemmi við bankann.

Nei. 4invoices.net les ekki inn bankayfirlit, parar ekki greiðslur við reikninga og er ekki tengt íslenskum bönkum. Kerfið býr til PDF-reikninga og geymir þá í reikningasafni, svo þú berð yfirlit úr netbankanum saman við safnið handvirkt. Bókari getur fengið yfirlitin send eða lesaðgang í bankanum, og kerfið sendir engin gögn til banka.

Byrjaðu á að bera fjárhæð og nafn greiðanda saman við lista yfir útistandandi reikninga. Ef hún passar ekki skaltu spyrja greiðandann hvaða reikning hann ætlaði að greiða, og skrá svarið við færsluna. Þar til svar berst á að skrá innborgunina á bráðabirgðalið, svo hún sé ekki talin sem tekjur án tengsla við reikning, og fylgja málinu eftir innan viku.

Bankayfirlit og reikningar

Samanburður er handvirkur; þú sendir áminningar sjálf/ur.