Rafrænn reikningur (TS 136 / Peppol)

PDF-reikningur og rafrænn reikningur eru ekki sama hlutur

Margir kalla hvern reikning sem sendur er með tölvupósti rafrænan. Í reynd er PDF-skjal sem er opnað á skjá eingöngu mynd: mannlegur starfsmaður þarf að lesa það og slá tölur inn í bókhaldskerfi. Rafrænn reikningur í eiginlegum skilningi er skipulagt skjal, yfirleitt XML, þar sem hver reitur, svo sem fjárhæð, VSK-hlutfall og kennitala kaupanda, hefur fastan stað.

Þessi munur skiptir máli því kaupandi getur lesið skipulagðan reikning sjálfvirkt inn í sitt kerfi, borið hann saman við innkaupapöntun og greitt án handvirkra skrefa. Fyrir fyrirtæki sem fá hundruð reikninga á mánuði spara slík ferli mikla vinnu og fækka villum. Seljandinn sjálfur fær hraðari greiðslu og færri fyrirspurnir.

Þetta þýðir ekki að PDF sé ónothæft. Margir smærri viðskiptavinir, sérstaklega einstaklingar og lítil fyrirtæki, taka enn við PDF í tölvupósti og kjósa það. Hvaða snið hentar fer eftir því hverjum þú selur, en um leið og þú selur til opinberra aðila eða stórra fyrirtækja þarftu að ráða við skipulagðan reikning.

Tökum dæmi: smiður sendir 40 reikninga á mánuði, þar af þrjá til sveitarfélags. Fyrir hina 37 dugar PDF í tölvupósti, en sveitarfélagið krefst skipulags reiknings með pöntunarnúmeri. Hann þarf því leið til að senda fáa rafræna reikninga án þess að breyta öllu ferlinu, og það getur ráðið vali á þjónustu.

Peppol og aðrar leiðir til að senda reikninga

Peppol er alþjóðlegt net þar sem fyrirtæki skiptast á rafrænum skjölum í gegnum viðurkennda aðgangspunkta. Seljandi sendir reikning til síns aðgangspunkts, sem sendir hann til aðgangspunkts kaupanda, og kaupandi sér hann í sínu kerfi. Í Peppol á Íslandi er kennitala notuð sem auðkenni viðtakanda. Snið reikningsins byggir á evrópskum staðli, EN 16931, sem Peppol BIS Billing nýtir.

Aðgangspunktar eru reknir af þjónustuaðilum, til dæmis bókhaldskerfum og skeytamiðlurum. Tengingin er yfirleitt hluti af áskrift að bókhaldskerfi eða sérstök þjónusta, og verðlagning er mismunandi. Berðu saman nokkra aðila áður en þú velur: ákvarðaðu hve marga reikninga þú sendir, hvort þú þarft einnig að taka á móti reikningum og hvernig þjónustan tengist bókhaldinu.

Norðurlöndin eiga mikið samstarf á þessu sviði, og fyrirtæki í Noregi, Svíþjóð og Danmörku taka víða við Peppol-reikningum. Íslensk fyrirtæki sem selja þangað njóta þess að geta notað sömu leið og heima. Kaupendur annars staðar kunna þó að vera með eigin kröfur, svo spurðu viðskiptavininn hvaða auðkenni og snið hann vill áður en fyrsti reikningur er sendur.

Spurðu líka um tengingu við bókhaldskerfi. Þegar aðgangspunktur er tengdur beint við bókhaldið flytjast reikningar án handvirkra skrefa, og greiðslustaða skilar sér til baka. Sé hann sérstök vefþjónusta þarf að flytja gögn með höndunum eða með skrá, sem dregur úr ávinningnum. Biddu um prufuaðgang áður en þú skuldbindur þig.

Kröfur opinberra aðila

Ríkisaðilar og stór hluti sveitarfélaga taka að meginstefnu aðeins við rafrænum reikningum samkvæmt reglum um opinber innkaup. Seljandi sem fær verk eða pöntun frá slíkum aðila þarf því að geta sent rafrænan reikning. Reglur og tæknilegar kröfur eru birtar á vef Fjársýslunnar og hjá viðkomandi stofnun; staðfestu þar hvaða snið er samþykkt og hvaða upplýsingar þarf að fylgja.

Opinberir aðilar biðja gjarnan um viðbótarupplýsingar sem eru ekki hluti af venjulegum reikningi, til dæmis pöntunarnúmer, tilvísun í samning eða kostnaðarstað. Reikningur sem ber þær ekki er endursendur eða greiðsla tefst. Spurðu um þetta strax í upphafi verkefnis og skráðu upplýsingarnar í reikningssniðmátið áður en fyrsti reikningur er gefinn út.

Ef þú selur ekki til opinberra aðila eða stórfyrirtækja er rafrænn reikningur ekki endilega nauðsynlegur strax. Hann getur þó verið samkeppnisforskot þegar fyrirtækið vex, og þeir sem undirbúa sig snemma forðast flýtivinnu þegar stór viðskiptavinur gerir kröfu. Fylgstu með þróun reglna á vef Skattsins og Fjársýslunnar.

Hvernig seljandi getur undirbúið sig

Byrjaðu á að kortleggja viðskiptavini: hverjir taka við PDF, hverjir krefjast rafræns reiknings og hverjir nota Peppol. Búðu til lista með kennitölum og tengiupplýsingum, og bættu við dálki um hvaða tilvísun þeir vilja. Slíkur listi er grunnurinn að ákvörðun um hvaða kerfi þú þarft og hve marga reikninga þú sendir í hverjum flokki.

Hreinsaðu gögnin áður en þú tengir kerfi. Skipulagður reikningur reiðir sig á rétt nafn, kennitölu, heimilisfang og VSK-númer kaupanda, og á samræmdar vörulýsingar og VSK-hlutföll. Kerfi sem fær óhreinsuð gögn framleiðir skipulagða reikninga sem þó eru rangir, og slíkir reikningar eru hafnaðir hjá viðtakanda.

Gerðu prufur áður en þú treystir á nýtt ferli. Sendu fyrsta reikning til viðskiptavinar sem er tilbúinn að staðfesta móttöku og athugaðu hvort kaupandinn sjái allar upplýsingar. Fáðu skriflega staðfestingu frá aðgangspunktinum um hvernig villuboð berast og hver ber ábyrgð á afhendingu.

Settu upp lista yfir algengar villur í fyrstu sendingum: rangt auðkenni viðtakanda, vantandi pöntunarnúmer, VSK-hlutfall sem passar ekki við vörulínu og ónákvæm kennitala. Fáðu aðgangspunktinn til að senda villuskýrslur í tölvupóst og ræddu þær vikulega fyrstu mánuðina, þar til ferlið er stöðugt.

Öryggi, geymsla og sönnun

Reikningur sem er sendur rafrænt þarf að varðveitast í sjö ár eins og önnur bókhaldsgögn. Gættu að því að bæði skipulögð útgáfa og lesanleg útgáfa séu til, ef þú notar báðar. Sá sem getur ekki sýnt fram á að reikningur hafi verið sendur og móttekinn getur átt erfitt með að innheimta, og kaupandi í vanskilum bregst gjarnan við með því að segjast aldrei hafa fengið hann.

Notaðu þjónustu sem skilar staðfestingu á afhendingu og geymdu hana með reikningnum. Peppol-aðgangspunktar skila yfirleitt kvittun fyrir móttöku, en hún er ekki sama og samþykki kaupanda. Ef reikningur er rangur er kreditreikningur gefinn út og nýr sendur, en upphaflegi reikningurinn er ekki eytt úr bókhaldinu.

Verndaðu aðgang að þjónustunni með sterku auðkenni og skiptu út lykilorðum þegar starfsfólk hættir. Reikningar innihalda reikningsnúmer og kennitölur sem svikarar nýta sér til að senda falsaða beiðni um breytt bankanúmer. Staðfestu breytingar á greiðsluupplýsingum símleiðis við kunnan tengilið áður en þú greiðir.

Hvað 4b2b kerfin gera og gera ekki

4invoices.net býr til PDF-reikninga og geymir þá í reikningasafni. Kerfið er ekki Peppol-aðgangspunktur, sendir ekki skipulagða XML-reikninga og tekur ekki á móti þeim. Rafræn reikningagerð með samþættingu er aðeins í boði fyrir Rúmeníu, ekki fyrir Ísland.

Ef þú þarft Peppol skaltu semja við aðgangspunkt eða bókhaldskerfi sem býður þjónustuna. PDF-reikninga úr 4invoices.net er hins vegar hægt að senda viðskiptavinum sem taka við þeim, og 4notify.net getur sent SMS eða tölvupóst sem þú skrifar sjálf/ur, til dæmis til að tilkynna að reikningur sé kominn.

PDF-reikningur er mynd af reikningi sem starfsmaður kaupanda þarf að lesa og slá inn í bókhaldskerfi. Rafrænn reikningur er skipulagt XML-skjal þar sem hver reitur hefur fastan stað, svo kerfi kaupanda getur lesið hann sjálfvirkt. Seljandi sem sendir rafrænan reikning fær yfirleitt hraðari afgreiðslu og færri fyrirspurnir frá kaupanda, en þarf aðgang að tilteknum þjónustuaðila.

Peppol er alþjóðlegt net þar sem fyrirtæki skiptast á rafrænum skjölum, svo sem reikningum, í gegnum viðurkennda aðgangspunkta. Seljandi sendir reikning til síns aðgangspunkts, sem kemur honum til aðgangspunkts kaupanda. Netið er mikið notað á Norðurlöndum. Þú þarft samning við aðgangspunkt til að nota það, en hann getur verið hluti af bókhaldskerfi sem þú notar nú þegar.

Opinberir aðilar, það er ríkisaðilar og stór hluti sveitarfélaga, krefjast að meginstefnu rafrænna reikninga í samræmi við innkaupareglur. Ef þú selur þeim vöru eða þjónustu þarftu því leið til að senda skipulagðan reikning. Hafðu samband við viðkomandi stofnun eða skoðaðu vef Fjársýslunnar til að fá nákvæmar kröfur um snið og tilvísanir.

Nei. 4invoices.net er ekki Peppol-aðgangspunktur og sendir hvorki né tekur á móti skipulögðum XML-reikningum. Kerfið býr til PDF-reikninga og geymir þá í reikningasafni. Rafræn reikningagerð með samþættingu er aðeins í boði fyrir Rúmeníu. Til að senda Peppol-reikninga frá Íslandi þarftu þjónustu hjá aðgangspunkti eða bókhaldskerfi sem býður hana, og kerfin okkar breyta því ekki.

Rafrænn reikningur — upplýsingar

Sending fer um Peppol-aðgangspunkt; kerfið sendir ekki.