Bókhald og skyldur

Hver er bókhaldsskyldur og hvað felst í skyldunni?

Lög um bókhald nr. 145/1994 gilda um þá sem stunda atvinnurekstur eða aðra starfsemi sem lögin ná til, þar á meðal hlutafélög, einkahlutafélög og einstaklinga í atvinnurekstri. Skyldan felst í að skrá öll viðskipti reglulega, færa þau í bókhald samkvæmt góðri bókhaldsvenju og geyma gögn sem sanna þau.

Bókhald á að gefa glögga mynd af afkomu og efnahag. Hver færsla þarf að byggja á fylgiskjali, svo sem reikningi eða kvittun, og vera rekjanleg frá fylgiskjali í gegnum dagbók til uppgjörs. Fylgiskjöl og bókhaldsgögn skal varðveita í sjö ár, og heimilt er að varðveita þau rafrænt með skilyrðum um aðgengi og öryggi.

Vanræksla getur haft alvarlegar afleiðingar. Skatturinn getur áætlað skattstofn, lagt á álag og í alvarlegum tilvikum beitt sektum. Stjórnendur félaga bera ábyrgð á að bókhald sé fært, jafnvel þótt þeir feli öðrum verkið. Fyrir lítil fyrirtæki þýðir það að velja bókara skynsamlega og fylgjast með vinnunni.

Dæmi: iðnaðarmaður í einstaklingsrekstri fær greiðslu fyrir verk í janúar en kvittun fyrir efniskaupum tilheyrir desember. Færslurnar lenda á sitt hvoru tímabili, og ef kvittunin er ekki færð með réttri dagsetningu stemmir VSK-skýrslan ekki. Dagsetning á fylgiskjali og færslu ræður því hvar viðskiptin lenda.

Ársreikningur og skil

Félög skila ársreikningi samkvæmt ársreikningalögum nr. 3/2006, sem gera mismunandi kröfur eftir stærð. Minni félög mega skila einfaldari ársreikningi en þau stærri, og stærstu félögin þurfa að láta löggiltan endurskoðanda endurskoða reikninginn. Stærðarmörkin eru skilgreind í lögunum og Skatturinn birtir upplýsingar um þau.

Ársreikningur er undirritaður af stjórn og framkvæmdastjóra og samþykktur á aðalfundi. Honum er skilað til ársreikningaskrár Skattsins innan lögbundins frests, og Skatturinn getur beitt álagi ef skil dragast. Skil eru rafræn og ársreikningar eru opinberir, sem þýðir að bankar, birgjar og samkeppnisaðilar geta nálgast þá.

Auk ársreiknings fylgja skattskil: skattframtal lögaðila, VSK-skýrslur, skilagreinar staðgreiðslu og launamiðar. Hvert skilar sér til Skattsins á eigin frestum. Settu þá öll í ársdagatal með nöfnum ábyrgðarmanna, svo ekkert sé háð minni einnar manneskju. Fyrirtæki sem skipuleggja sig vel greiða sjaldan álag.

Ársreikningur skiptist í rekstrarreikning, efnahagsreikning og skýringar, og stærri félög bæta við sjóðstreymi. Efnahagsreikningur sýnir eignir, skuldir og eigið fé í lok árs. Rekstrarreikningur sýnir tekjur og gjöld. Stærðarmörk ráða umfangi skýringa, svo spurðu bókara hvaða flokki félagið tilheyrir áður en vinna við ársuppgjör hefst.

Bókhaldsstofa eða eigið bókhald?

Flest lítil fyrirtæki velja að fela viðurkenndum bókara eða bókhaldsstofu verkið. Það tryggir faglega meðhöndlun VSK, launa og skattskila og leysir eigandann undan reglubreytingum. Kostnaðurinn fer eftir umfangi: fjölda færslna, fjölda reikninga og hvort laun og ársreikningur eru innifalin. Biddu um skriflegt tilboð með skýrri lýsingu á þjónustunni.

Sá sem heldur bókhald sjálfur þarf að tileinka sér bókhaldsvenju og sérreglur um VSK. Það getur hentað mjög litlum rekstri með fáar færslur, sérstaklega ef bókari fer yfir uppgjör í lok árs. Hættan er að villur safnist upp og uppgötvist ekki fyrr en við ársuppgjör, þegar leiðrétting er dýr.

Hver sem leiðin er verður eigandinn að skila gögnum tímanlega og skipulega. Þannig er mikilvægt að búa til fast ferli: reikningar frá birgjum í sérstakt pósthólf, kvittanir mynduð í hverri viku og bankayfirlit send til bókara mánaðarlega. Bókari sem fær gögn með reglulegu millibili klárar mánuðinn án tafar.

Stundum borgar sig að skipta verkinu: bókhaldsstofa sér um mánaðarlega færslu, VSK og laun, en eigandinn sér um reikningagerð og söfnun skjala. Skilgreindu verkaskiptingu skriflega, þar á meðal hver svarar Skattinum þegar spurningar berast. Óljós ábyrgð er algengasta ástæða þess að frestir renna út.

Bókhaldslykill, dagbók og fylgiskjöl

Bókhaldslykill er listi yfir reikninga sem notaðir eru til að flokka færslur: tekjur, kostnað, eignir, skuldir og eigið fé. Hann þarf að henta rekstrinum, þar sem of fáir reikningar gefa ónákvæma mynd og of margir gera bókhaldið óaðgengilegt. Íslenskir bókarar vinna yfirleitt með bókhaldslykil sem byggir á samræmdum venjum í greininni.

Dagbók skráir færslur í tímaröð og aðalbók flokkar þær eftir reikningum. Bæði þurfa að vera varðveitt og aðgengileg. Fylgiskjal fylgir hverri færslu og ber auðkenni sem leiðir til færslunnar. Skjalafesta bókhaldið með samfelldri númeraröð gerir endurskoðun einfaldari og kemur í veg fyrir að fylgiskjöl týnist.

Gættu þess að skjöl séu læsileg og heil. Mynd af kvittun með afskornum brúnum, þar sem sést ekki VSK-númer seljanda, getur gert innskattsfrádrátt ótækan. Sá sem tekur mynd af kvittunum í símann ætti að prófa hvort allar upplýsingar sjáist skýrt áður en pappírsafritið er fargað, ef slíkt er heimilt samkvæmt reglum um rafræna varðveislu.

Þegar nýr bókari tekur við þarf að afhenda bókhaldsgögn, bókhaldslykil og stöðu á opnum tímabilum. Fáðu afrit af aðalbók og dagbók áður en samningi lýkur, ásamt lista yfir opnar kröfur og skuldir. Fyrirtæki sem skipta um bókara í miðju ári þurfa að ganga úr skugga um að opnunarstaða passi við fyrra uppgjör.

Algeng vandamál í bókhaldi lítilla fyrirtækja

Algengasta vandamálið er blöndun einkafjármála og rekstrar. Þegar eigandi greiðir einkaútgjöld af rekstrarreikningi eða rekstrarútgjöld af einkakorti verður bókhaldið ruglingslegt og skattalegar afleiðingar óljósar. Greiðslur til eiganda þarf að flokka sem laun, arð eða lán, og slíkar ákvarðanir eru tilefni til ráðgjafar frá bókara.

Annað vandamál er seinkun á skráningu. Þegar reikningar eru færðir mánuðum seinna gleymast aðstæður, fylgiskjöl týnast og VSK-skýrslur eru byggðar á ófullkomnum gögnum. Ársuppgjör verður þá dýrt og leiðréttingar kosta álag. Betra er að skrá vikulega, jafnvel þótt fáar færslur séu.

Þriðja vandamálið er að geyma ekki samninga og fylgiskjöl við stærri viðskipti. Þegar spurningar vakna hjá Skattinum um stórt innkaup eða óvenjulega greiðslu þarf að geta sýnt samning, tilboð og greiðsluskjal. Settu slík skjöl í eina möppu fyrir hvert verkefni og tengdu þau við færsluna í bókhaldinu.

Hvað 4b2b kerfin gera og gera ekki

4invoices.net býr til PDF-reikninga og geymir þá í reikningasafni, sem nýtist bókara þegar tekjufærsla er yfirfarin. 4softerp.net heldur almennt fjárhagsbókhald fyrir fleiri en eitt félag og hentar sérstaklega þeim sem stýra nokkrum rekstrareiningum eða bókhaldsstofum með marga viðskiptavini.

4softerp.net býður ekki íslenskan bókhaldslykil, íslensk skattskil né ársreikning í lögbundnu sniði, og kerfið sendir ekkert til Skattsins. Bókari eða bókhaldsstofa heldur áfram að bera ábyrgð á uppgjöri, VSK-skýrslum og ársreikningi, og þú ræðir við hana hvaða gögn hún vill fá úr kerfunum.

Samkvæmt lögum um bókhald skal varðveita bókhaldsgögn og fylgiskjöl í sjö ár. Heimilt er að geyma þau rafrænt ef þau eru aðgengileg og varin gegn tapi eða breytingum. Reiknaðu tímann frá lokum reikningsársins. Sá sem getur ekki framvísað gögnum þegar Skatturinn óskar eftir þeim getur átt von á áætlun og álagi, jafnvel þótt viðskiptin hafi verið eðlileg.

Lög skylda ekki til að nota bókhaldsstofu, en bókhaldsskyldan sjálf er óhjákvæmileg. Margir velja að fela viðurkenndum bókara verkið vegna flókinna reglna um VSK, laun og skattskil. Sá sem heldur bókhald sjálfur ætti að fá bókara til að fara yfir uppgjör að minnsta kosti einu sinni á ári áður en skilað er til Skattsins.

Ársreikningaskrá er opinber skrá hjá Skattinum þar sem félög skila ársreikningum samkvæmt ársreikningalögum. Skil eru rafræn og innan lögbundins frests. Ársreikningar sem skilað er verða aðgengilegir almenningi gegn gjaldi eða samkvæmt reglum skrárinnar. Seinkun á skilum getur leitt til álags eða annarra viðurlaga, svo fylgstu með frestinum og settu hann í dagatal félagsins.

Nei. 4softerp.net er almennt fjárhags-ERP fyrir mörg félög og býður hvorki íslenskan bókhaldslykil, íslenska VSK-skýrslu né ársreikning í lögbundnu sniði. Skattskil á staðnum eru aðeins í boði fyrir Rúmeníu. Bókari þinn getur notað kerfið sem vinnugagn en ber áfram ábyrgð á uppgjöri samkvæmt íslenskum reglum, og engin gögn fara til Skattsins úr kerfinu.

Bókhald — upplýsingar

Bókhaldsskyldur eru á ábyrgð bókara.