Reikningagerð í krónum og erlendum gjaldmiðlum

Hvað þarf að koma fram á reikningi?

Reikningur sem veitir kaupanda rétt til innskatts þarf að uppfylla ákveðin skilyrði. Þar koma fram nafn og heimilisfang seljanda og kaupanda, kennitala og VSK-númer seljanda, dagsetning, reikningsnúmer, lýsing á vöru eða þjónustu, magn, einingarverð og heildarverð án VSK, VSK-hlutfall og fjárhæð skatts. Reglur eru í lögum og reglugerðum um virðisaukaskatt.

Reikningsnúmer ættu að vera í samfelldri röð þannig að auðvelt sé að sjá hvort reikning vanti. Fyrir hvern gefinn reikning á að vera til skjal í bókhaldi, og sá sem breytir fjárhæð eftir útgáfu ætti að gefa út kreditreikning og nýjan reikning í stað þess að breyta upprunalega skjalinu. Skýr slóð í gögnum auðveldar endurskoðun og innheimtu.

Bættu við upplýsingum sem auðvelda greiðslu: gjalddaga, eindaga, reikningsnúmer í banka og tilvísun. Íslenskt bankanúmer samanstendur af bankanúmeri, höfuðbók og reikningsnúmeri og er sett fram sem til dæmis 0133-26-012345. Ef kaupandi er erlendis skaltu bæta við IBAN-númeri og SWIFT-kóða bankans, svo millifærsla gangi snurðulaust fyrir sig.

Dæmi um skýra línu: „Vefhönnun, 12 klst., 15.000 kr. á klst., 180.000 kr. án VSK, VSK 24 %: 43.200 kr., samtals 223.200 kr.“ Kaupandi sér strax hvað var selt og hvað skatturinn er hár. Óljós lýsing á borð við „þjónusta“ getur gert innskattsfrádrátt hans vafasaman og leitt til fyrirspurna frá bókara hans.

Reikningar í krónum fyrir innlenda viðskiptavini

Innanlandsviðskipti fara að mestu fram í íslenskum krónum, ISK. Verð er gefið upp með eða án VSK eftir kaupanda, og reikningurinn sýnir bæði nettó, skatt og brúttó. Fyrir neytendur ætti verðið á reikningnum að vera með VSK, en fyrirtæki kjósa gjarnan að fá verð án VSK til að bera saman tilboð.

Notaðu rétt VSK-hlutfall fyrir hverja línu. Almennt hlutfall er 24 prósent og lægra þrep 11 prósent, og sala getur verið undanþegin skatti eða borið 0 prósent. Rangt hlutfall hefur áhrif á bæði þinn útskatt og innskatt kaupanda, svo skoðaðu þetta með bókara áður en þú notar nýja vörulínu á reikningum.

Greiðsluskilmálar skipta máli. Algengt er að gefa 14 til 30 daga greiðslufrest, með dráttarvöxtum eftir eindaga samkvæmt lögum um vexti og verðtryggingu. Skilmálarnir þurfa að koma fram í tilboði eða samningi og helst á reikningnum sjálfum, svo ekki þurfi að deila um þá ef innheimta hefst.

Þegar reikningur er sendur sem PDF í tölvupósti skaltu hafa skráarnafn með reikningsnúmeri og kaupanda. Það einfaldar leit í báðum bókhöldum. Biddu um staðfestingu á móttöku í mikilvægum tilvikum og vista hana með reikningnum, svo hægt sé að sýna fram á afhendingu ef ágreiningur kemur upp.

Reikningar í erlendum gjaldmiðli

Þegar seljandi gefur út reikning til erlends aðila er algengt að tilgreina evrur, Bandaríkjadali, pund eða norska eða sænska krónu. Tilgreindu gjaldmiðilinn skýrt með ISO-kóða, til dæmis EUR eða USD, og leggðu til grundvallar skýra reglu um hvaða gengi er notað. Margir miða við skráð gengi Seðlabanka Íslands á útgáfudegi eða gjalddaga, og mikilvægt er að samræma þetta við kaupanda.

Í bókhaldi þarf að umreikna erlenda reikninga yfir í krónur. Gengisbreytingar milli reikningsdags og greiðsludags mynda gengismun sem færist sem tekjur eða gjöld. Íslenska krónan hefur sveiflast mikið gegnum tíðina, svo gengisáhætta getur verið veruleg fyrir útflutningsfyrirtæki. Sum fyrirtæki semja um verð í krónum eða kaupa gjaldeyrissamninga til að draga úr áhættu.

Félög sem hafa megintekjur og útgjöld í erlendri mynt geta í sumum tilvikum fært bókhald og gert ársreikning í þeirri mynt. Reglur um þetta eru í ársreikningalögum og hjá Skattinum, og sérstakar tilkynningar og skilyrði geta fylgt. Leitaðu til endurskoðanda eða bókara áður en þú hugleiðir slíka breytingu, því hún hefur áhrif á skattskil.

Skráðu í samningnum hvort verð séu föst í erlendum gjaldmiðli eða tengd gengi krónunnar. Ef þú selur í evrum en greiðir laun og leigu í krónum tapar þú þegar krónan styrkist. Sum fyrirtæki bæta gengisákvæði í samning, svo verð sé endurskoðað ef gengi breytist um tiltekið hlutfall á samningstímanum.

VSK og erlend viðskipti

Útflutningur á vöru er alla jafna skattlagður með 0 prósenta hlutfalli, enda þarf að sýna fram á hann með tollskjölum og flutningsgögnum. Þjónusta sem seld er fyrirtæki erlendis fellur yfirleitt utan íslenskrar skattskyldu samkvæmt staðsetningarreglum laga um virðisaukaskatt, en undantekningar eru til eftir eðli þjónustunnar. Fáðu staðfestingu hjá Skattinum eða bókara ef þú ert óviss.

Aflaðu upplýsinga um kaupanda áður en þú selur til útlanda: nafn, heimilisfang, skráningarnúmer og VSK- eða skattnúmer í heimalandi hans. Innan EES gildir hvert land eigin reglur um VSK þegar varan kemur þangað, og kaupandi getur þurft að gera grein fyrir skatti hjá sér. Þín skylda er að sýna fram á að salan hafi verið til útlanda.

Á reikningnum ætti að koma fram ástæða þess að VSK er ekki innheimtur, til dæmis tilvísun til útflutnings eða til þjónustu við erlent fyrirtæki. Geymdu þær upplýsingar sem styðja undanþáguna: tollskjöl, flutningsskjöl, samning og greiðsluskjal. Skatturinn getur óskað eftir sönnun löngu eftir að salan fór fram.

Greiðslur frá útlöndum og kostnaður

Millifærslur frá útlöndum fara oftast um SWIFT eða SEPA-kerfið, þar sem íslenskir bankar taka þátt í SEPA, og því þarf IBAN-númer og BIC-kóða. Færslugjöld bæði erlends banka og milliliðar geta lækkað móttekna fjárhæð. Ákveddu í samningi hver ber kostnaðinn: seljandi, kaupandi eða skipt, og skráðu það á reikninginn.

Þegar innborgun kemur í erlendum gjaldmiðli breytir bankinn henni í krónur á sínu gengi, nema þú sért með gjaldeyrisreikning. Mismunur á gengi bankans og skráðu gengi Seðlabankans er hluti af kostnaði við gjaldeyrisviðskipti. Fylgdu þessu eftir í bókhaldi, þannig að raunveruleg innborgun og reikningsfjárhæð séu bornar saman.

Kynntu þér líka hvaða reglur gilda um greiðslur frá ríkjum utan EES. Bankar þurfa í sumum tilvikum að spyrja um tilgang greiðslu og uppruna fjár til að uppfylla kröfur laga um peningaþvætti. Hafðu samning, pöntun eða aðra skýringu tiltæka til að svara slíkum fyrirspurnum fljótt og komast hjá töfum.

Hvað 4b2b kerfin gera og gera ekki

4invoices.net býr til PDF-reikninga og geymir þá í reikningasafni, bæði fyrir innlend og erlend viðskipti. Þú skráir upplýsingar seljanda og kaupanda, lýsingu, verð og VSK-hlutfall sjálf/ur á hvern reikning. Kerfið velur ekki hlutfall, ákveður ekki VSK-meðferð erlendrar sölu og umreiknar ekki sjálfkrafa á gengi Seðlabankans.

Kerfið bókar heldur ekki gengismun og sendir engin gögn til Skattsins. Gengi, bókun og undanþágur þarf að staðfesta hjá bókara. Þegar reikningar eru gefnir út í erlendum gjaldmiðli er safnið þó gagnlegt til að sjá hvaða reikningar eru útistandandi í hverri mynt.

Reikningur þarf að sýna nafn og heimilisfang seljanda og kaupanda, kennitölu og VSK-númer seljanda, dagsetningu, reikningsnúmer, lýsingu á vöru eða þjónustu, magn, verð án VSK, VSK-hlutfall og fjárhæð skatts. Bættu við gjalddaga, eindaga og bankaupplýsingum. Nákvæm krafa er í lögum og reglugerðum, svo skoðaðu þær á vef Skattsins eða spurðu bókara um sérreglur.

Já, íslenskum fyrirtækjum er heimilt að gefa út reikninga í erlendum gjaldmiðli, einkum í viðskiptum við erlenda aðila. Tilgreindu gjaldmiðilinn skýrt, til dæmis EUR eða USD, og samdu um viðmiðunargengi. Í bókhaldi eru fjárhæðir umreiknaðar í krónur og gengismunur færður sérstaklega. Staðfestu útfærsluna með bókara því hún hefur áhrif á skattskil.

Almennt er miðað við skráð gengi Seðlabanka Íslands á tilteknum degi, til dæmis útgáfudegi reiknings eða greiðsludegi. Mikilvægt er að beita sömu reglu í samræmi við venju og bókhaldslög og skrá hana. Gengismunur milli reikningsdags og greiðsludags er færður sem tekjur eða gjöld. Bókari getur útskýrt hvernig þetta er best útfært hjá þér.

Nei. 4invoices.net býr til PDF-reikninga í þeim gjaldmiðli sem þú skráir og geymir þá í reikningasafni, en umreiknar ekki sjálfkrafa, bókar ekki gengismun og velur ekki VSK-meðferð. Kerfið er ekki tengt Skattinum. Þú ákveður gengið og meðferð sjálf/ur með bókara og færð bókhaldið í öðru kerfi, til dæmis hjá bókhaldsstofu.

Krónur og gjaldmiðlar — upplýsingar

PDF-reikningar; gengi og bókhald eru hjá bókara.