Laun, staðgreiðsla og lífeyrir

Staðgreiðsla skatta og útsvars

Samkvæmt lögum um staðgreiðslu opinberra gjalda nr. 45/1987 ber launagreiðanda að halda eftir tekjuskatti og útsvari af hverri launagreiðslu og skila þeim til ríkissjóðs. Starfsmaðurinn greiðir því skattinn jafnóðum í stað þess að fá reikning eftir á. Upphæðin ræðst af skattþrepum, persónuafslætti og útsvarshlutfalli þess sveitarfélags þar sem starfsmaður á lögheimili.

Persónuafsláttur dregst frá reiknuðum skatti og er nýttur samkvæmt upplýsingum sem starfsmaður gefur launagreiðanda. Ef starfsmaður er með fleiri en einn vinnuveitanda þarf hann að skipta nýtingunni á milli þeirra. Launagreiðandi sem notar rangar forsendur getur þurft að endurgreiða eða greiða viðbótarskatt, svo fáðu skriflegar upplýsingar frá starfsmanni við ráðningu og endurnýjaðu þær ef breytingar verða.

Skatthlutföll og þrep breytast yfirleitt með fjárlögum og Skatturinn birtir þau á vef sínum. Treystu ekki á gamlar töflur eða minni, og athugaðu hlutfallið í byrjun árs. Mistök í útreikningi koma oftast fram sem mismunur í skilagrein, sem síðan er leiðréttur með kostnaðarsömum hætti, þar sem hver mánuður safnar upp skekkju.

Dæmi: starfsmaður með 600.000 króna mánaðarlaun fær launaseðil þar sem reiknaður skattur er lækkaður um persónuafslátt, útsvar bætist við og iðgjald í lífeyrissjóð dregst frá áður en skattstofn er ákveðinn. Útborguð fjárhæð er því mun lægri en heildarlaunin. Útskýrðu þetta fyrir nýjum starfsmanni við ráðningu, svo útborgunin komi ekki á óvart í fyrsta mánuði.

Lífeyrissjóður og viðbótarlífeyrissparnaður

Lögbundin skylda er að greiða iðgjald í lífeyrissjóð af öllum launum. Lágmarksiðgjald er 15,5 prósent, þar af 4 prósent frá starfsmanni og 11,5 prósent frá launagreiðanda. Launagreiðandi heldur starfsmannshlutanum eftir af launum og skilar honum ásamt sínu framlagi til viðkomandi lífeyrissjóðs. Valið á sjóði ræðst oft af kjarasamningi eða starfsgrein.

Viðbótarlífeyrissparnaður er valfrjáls og byggir á samningi starfsmanns við vörsluaðila. Kjarasamningar kveða á um mótframlag launagreiðanda, en nákvæm hlutföll og skilyrði eru breytileg. Starfsmaður sem vill nýta sér þetta þarf að tilkynna launagreiðanda um sparnaðarleiðina og hlutfallið, sem launagreiðandi skilar síðan mánaðarlega til sjóðsins.

Mistök í lífeyrissjóðsskilum bitna á starfsmanninum, því réttindi byggja á innborguðum iðgjöldum. Vanskil geta leitt til dráttarvaxta og krafna frá lífeyrissjóðnum. Haltu skrá yfir hvern starfsmann og hvaða sjóður gildir, og farðu yfir skiladagana í mánaðarlegri rútínu með launaútreikningnum.

Bókaðu lífeyrisiðgjald og mótframlag sem sérstaka kostnaðarliði í bókhaldi, aðgreind frá launum. Með því sést raunverulegur launakostnaður á hvern starfsmann og auðvelt er að bera uppgjör við sjóðinn saman við bókhaldið. Samræmdu við lífeyrissjóðinn í hverjum ársfjórðungi, svo villur í iðgjaldaskilum safnist ekki upp.

Tryggingagjald, orlof og stéttarfélagsgjöld

Launagreiðandi greiðir tryggingagjald sem hlutfall af greiddum launum. Hlutfallið ákveður Alþingi og það er birt á vef Skattsins; það getur breyst milli ára. Gjaldið rennur til ríkissjóðs og fjármagnar meðal annars atvinnuleysistryggingar og fæðingarorlof, og er hluti af raunverulegum launakostnaði sem þarf að taka með í verðlagningu.

Orlof er veitt samkvæmt lögum um orlof nr. 30/1987 og kjarasamningum. Orlofslaun eru að lágmarki 10,17 prósent af launum og gefa rétt til 24 virkra daga í orlof, en kjarasamningar geta kveðið á um meira. Orlof safnast upp eftir vinnu og þarf að bókfæra sem skuld í bókhaldi, þótt það sé ekki greitt út strax.

Stéttarfélagsgjöld og gjöld til sjúkra- og orlofssjóða eru dregin af launum samkvæmt kjarasamningum, og launagreiðandi greiðir einnig framlög í ýmsa sjóði. Fáðu yfirlit yfir alla gjaldaflokka frá viðkomandi stéttarfélagi og skráðu þá í launakerfið. Gleymist framlag getur stéttarfélagið gert kröfu með vöxtum, og starfsmaðurinn fær ekki réttindi sem hann á rétt á.

Lögbundin réttindi geta verið rýmri í kjarasamningum, til dæmis um veikindarétt, desember- og orlofsuppbót, álög á yfirvinnu og fæðingarorlofsframlag. Kjarasamningur viðkomandi stéttarfélags ræður því hvaða taxtar gilda. Lestu hann vandlega áður en þú semur við fyrsta starfsmann og athugaðu hvort sértækir samningar gilda um þína atvinnugrein.

Skilagrein, launamiðar og launaseðlar

Launagreiðandi skilar skilagrein staðgreiðslu mánaðarlega með þjónustuvef Skattsins. Þar koma fram heildarlaun, staðgreiðsla, framlög í lífeyrissjóð og tryggingagjald. Skilafrestir og greiðslufrestir eru birtir á vef Skattsins og seinkun getur leitt til álags og dráttarvaxta. Settu skiladaga í dagatal og tryggðu að tveir einstaklingar viti hvernig skil fara fram.

Hver starfsmaður á rétt á launaseðli sem sýnir laun, frádrátt og útborgun. Seðillinn er meira en kvittun: hann er sönnun fyrir greiðslu, grundvöllur lánshæfismats og gögn í ágreiningsmálum. Skráðu á hann tímabil, laun, álag, frádrátt, skatta, iðgjöld og orlof svo starfsmaður geti borið saman við samning sinn.

Eftir árslok skilar launagreiðandi launamiðum til Skattsins fyrir hvern starfsmann og verktakamiðum fyrir greiðslur til verktaka. Upplýsingarnar fara beint í skattframtal einstaklinga, svo villur í launamiðum koma niður á starfsfólkinu. Gakktu úr skugga um að heildarupphæðir launamiða stemmi við summur skilagreina ársins áður en þeim er skilað.

Gættu að réttri tímasetningu. Launagreiðsla telst til tekjuársins þegar hún er greidd, ekki þegar vinnan var unnin, og því getur desemberlaun sem greidd eru í janúar komið fram á launamiða næsta árs. Skiptu starfsmönnum eftir greiðsluhætti og athugaðu hvort uppgjör um áramót breytir skilunum.

Starfsmaður eða verktaki?

Skatturinn lítur á raunveruleg tengsl aðila en ekki aðeins á heiti samnings. Ef sá sem vinnur verkið vinnur undir stjórn greiðanda, notar hans tæki, vinnur reglulega fyrir hann og getur ekki sent annan í sinn stað, bendir það til launþegasambands. Verktaki rekur sjálfstæða starfsemi og ber atvinnurekstraráhættu, auk þess sem hann gefur út reikninga og skilar sjálfur sköttum.

Gerviverktaka, þar sem starfsmanni er stillt upp sem verktaka til að komast hjá launatengdum gjöldum, getur leitt til endurákvörðunar, álags og sekta fyrir greiðandann. Starfsmaðurinn missir líka réttindi sem fylgja launþegasambandi, svo sem veikindarétt og orlof. Skráðu mat þitt á eðli sambands og leitaðu ráða hjá bókara eða lögmanni áður en samið er.

Þegar verktaki er raunverulegur skal greiðandi skila verktakamiða í lok árs. Biddu verktaka um reikning með kennitölu og VSK-númeri ef við á, og geymdu samninginn. Það hjálpar að halda verktakagreiðslum aðskildum frá launagreiðslum í bókhaldinu, svo munurinn sjáist skýrt.

Hugsaðu um verðlagninguna líka. Verktaki sem fær 800.000 krónur á mánuði greiðir sjálfur lífeyri og tryggingagjald, en launþegi á sömu launum kostar fyrirtækið að auki tryggingagjald og mótframlag í lífeyrissjóð. Samanburður verður að byggjast á heildarkostnaði og áhættu, ekki aðeins grunnfjárhæðinni.

Hvað 4b2b kerfin gera og gera ekki

4softhr.net heldur utan um starfsfólk, orlof og tímaskýrslur. Þú skráir starfsmenn, fylgist með orlofsstöðu og safnar vinnustundum, sem getur nýst sem grunnur að launaútreikningi. Kerfið reiknar hins vegar ekki laun fyrir Ísland, staðgreiðslu, lífeyrisiðgjöld, tryggingagjald eða orlof samkvæmt íslenskum reglum; launaútreikningur er aðeins í boði fyrir Rúmeníu.

Skilagreinar og launamiðar eru unnin á þjónustuvef Skattsins eða í íslensku launakerfi, venjulega með bókara. Kerfin okkar senda engin gögn til Skattsins eða lífeyrissjóða. Ráðfærðu þig við bókara, stéttarfélag eða Skattinn um útreikning og skil, og notaðu 4softhr.net sem skipulagstæki fyrir starfsmannaupplýsingar og tíma.

Lágmarksiðgjald í lífeyrissjóð er 15,5 prósent af launum, þar af greiðir starfsmaður 4 prósent og launagreiðandi 11,5 prósent. Launagreiðandi heldur starfsmannshlutanum eftir af launum og skilar báðum hlutum til lífeyrissjóðsins. Kjarasamningar geta kveðið á um viðbótarframlag. Staðfestu núgildandi hlutföll og reglur hjá lífeyrissjóðnum eða stéttarfélagi áður en þú reiknar laun.

Tryggingagjald er hlutfall af greiddum launum sem launagreiðandi greiðir til ríkissjóðs. Hlutfallið er ákveðið árlega af Alþingi og er birt á vef Skattsins; það getur breyst milli ára. Gjaldið er hluti af raunverulegum launakostnaði, svo reiknaðu það inn í tilboð og verðskrár. Notaðu alltaf núgildandi hlutfall þegar skilagrein er undirbúin og athugaðu hvort reglur um lægra hlutfall eigi við.

Skilagrein er skilað mánaðarlega á þjónustuvef Skattsins og staðgreiðsla greidd á tilteknum gjalddaga. Skatturinn birtir skilafresti á vef sínum og seinkun getur leitt til álags og dráttarvaxta. Til að forðast vanskil skaltu setja skilafresti í dagatal og láta tvo aðila þekkja ferlið, einkum ef bókari annast skil fyrir fyrirtækið, og staðfesta mánaðarlega að skilin hafi borist.

Nei. 4softhr.net heldur utan um starfsfólk, orlof og tímaskýrslur, en reiknar ekki laun, staðgreiðslu, lífeyrisiðgjöld eða tryggingagjald fyrir Ísland. Launaútreikningur er aðeins í boði fyrir Rúmeníu. Íslensk launavinnsla er unnin af bókara eða í íslensku launakerfi, og skil eru gerð á þjónustuvef Skattsins. Kerfið sendir engin gögn til lífeyrissjóða eða Skattsins.

Laun — upplýsingar

Mannauðs- og tímaskráning; enginn launaútreikningur.