決算の記録と保管

決算書類の種類と作成の流れ

株式会社は、事業年度ごとに、貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表などの計算書類を作成します。これらは、取締役会を置く会社では取締役会の承認を、株主総会では承認または報告を受けなければなりません。決算日から約3か月以内に定時株主総会を開くのが一般的です。

作成の元になるのは、毎月の帳簿です。月次で預金残高、売掛金、買掛金、立替金の残高を確認しておくと、期末に不明な残高が見つかっても、原因の調査が短時間で済みます。期末にまとめて処理しようとすると、証憑の紛失や記憶違いで、確認に時間がかかります。

帳簿書類の保存期間

会社法では、会計帳簿とその事業に関する重要な資料は、帳簿の閉鎖の時から10年間、計算書類は作成の時から10年間の保存が必要です。法人税法では、帳簿と取引に関する書類を、原則として7年間保存します。青色申告で欠損金を繰り越している場合は、繰越しの期間にあたる書類を、より長く保存する必要があります。

消費税については、仕入税額控除を受けるために、帳簿と請求書などを7年間保存します。複数の法律で期間が異なるため、実務ではもっとも長い期間にそろえて保存する会社が多いです。保存期間の起算日は、書類の種類で変わるため、税理士に確認して管理表を作ってください。

電子取引データの保存義務

電子帳簿保存法では、電子メールで受け取った請求書や、インターネットのサービスからダウンロードした領収書など、電子取引のデータを、電子データのまま保存することが2024年1月から義務になりました。印刷して紙で保存する方法は、原則として認められません。

保存の際は、真実性を確保するための措置と、取引年月日、取引金額、取引先で検索できる状態にする要件があります。ファイル名に日付、取引先、金額を入れる運用や、索引簿を作る方法が使われます。売上規模などで検索機能が不要になる場合もあります。自社の状況は税理士に確認してください。

月次の締めと証憑の整理

月末に、現金と預金の残高を実際の通帳と照合し、請求書の発行済み一覧と入金の一覧を突き合わせます。未入金の請求書と、未払いの仕入先の請求書を確認し、月次の締めとします。締め日を毎月5営業日以内などに決めておくと、決算でも同じ流れで進められます。

証憑は、取引ごとに、請求書、契約書、納品書、領収書をまとめて保存します。電子の請求書は、フォルダを年月と取引先で分け、紙の領収書はスキャンして同じ場所に置く運用が一般的です。4invoices.net の PDF の請求書と、4softerp.net の会計記録を並べて、月次の確認に使えます。

決算公告と役員変更の記録

株式会社には、決算の公告の義務があります。官報、日刊新聞紙、または電子公告のいずれかの方法で、貸借対照表などを公告します。実際には、公告を怠る会社も少なくありませんが、法律上の義務であり、違反には過料の定めがあります。公告の方法は、定款で決めた方法に従います。

役員の任期満了や、住所の変更があった場合は、変更の登記が必要です。決算の時期に、役員の任期、本店の住所、代表者の住所を確認し、変更の登記が済んでいるかを点検する習慣をつけると、登記の漏れを防げます。株主総会の議事録も、決算と合わせて保存します。

4b2bの製品の範囲と保存の注意

4invoices.net は PDF の請求書を発行して保管し、4softerp.net は複数会社の財務 ERP と会計に使えます。どちらも、記録の整理を助ける機能で、電子帳簿保存法の要件を満たすかどうかは、利用する方法と税理士の判断によります。製品が要件を満たすと断定するものではありません。

4b2b の製品は、税務署や法務局とは接続せず、申告、届出、公告は行いません。決算書の作成、申告書の作成、決算公告は、会社が行うか、税理士や司法書士などの専門家に依頼してください。

会社法では会計帳簿と計算書類を10年間、法人税法では帳簿書類を原則7年間保存します。消費税の仕入税額控除のための書類も7年間です。法律ごとに期間が異なるため、もっとも長い10年にそろえて管理する会社が多く、廃棄する前に税理士へ確認しておくと安心です。

電子メールやインターネットのサービスで受け取った請求書、領収書などの電子取引のデータを、電子データのまま保存する必要があります。取引年月日、金額、取引先で検索できる状態にします。会計ソフトで作成した帳簿の電子保存は、別の規定があります。自社の対象は税理士に確認してください。

株式会社は、決算の公告をする法律上の義務があります。怠ると、過料の対象になる場合があります。公告の方法は、官報、日刊新聞紙、電子公告のいずれかで、定款に定めた方法に従います。電子公告は、自社のウェブサイトで行うこともできます。司法書士や税理士に確認してください。

月末の現金と預金の残高を通帳と照合し、請求書の発行済み一覧と入金を突き合わせます。未入金の売掛金と未払いの買掛金を確認し、証憑を月ごとにまとめて保存します。締め日を毎月決めておくと、期末の作業が減り、申告期限までの余裕が生まれます。

毎月の記録を整える

会計記録と PDF の請求書。保管の要件は税理士に確認してください。