適格請求書の記載事項

適格請求書に必要な6つの記載事項

適格請求書には、次の6つを記載します。適格請求書発行事業者の氏名または名称と登録番号、取引年月日、取引の内容、税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率、税率ごとに区分した消費税額等、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称です。

取引の内容は、軽減税率の対象品目がある場合、その旨が分かるように書く必要があります。品目に「※」を付けて「※は軽減税率対象」と注記する方法が一般的です。対価の額は、税抜きでも税込みでも構いませんが、税率ごとの集計と消費税額が必要です。

消費税額の端数処理のルール

請求書に書く消費税額は、税率ごとに合計した対価の額に税率を掛けて計算し、端数を切り捨て、切り上げ、四捨五入のいずれかで処理します。この端数処理は、1枚の請求書につき、税率ごとに1回しか行えません。明細の1行ごとに端数を処理して合算すると、要件を満たしません。

端数処理の方法は事業者が選べますが、継続して同じ方法を使うのが実務です。取引先からの請求書の端数が自社の計算と1円ずれていても、受け取った側は書かれた金額を使います。ずれが生じたときに慌てないよう、端数処理の方法を雛形に明記しておくと便利です。

適格簡易請求書が使える事業

小売業、飲食店業、タクシー業、駐車場業など、不特定多数を相手にする事業では、適格簡易請求書を交付できます。適格請求書と比べて、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称の記載は不要です。また、適用税率か消費税額のどちらか一方の記載で足ります。

これらの事業者でも、取引先が法人や事業者の場合は、通常の適格請求書を求められることがあります。事業の形態によって使える形式が異なるため、レジのレシートの設定や請求書のテンプレートは、事業の内容に合わせて税理士に確認してください。

交付義務の例外と修正の扱い

適格請求書の交付が免除される取引があります。公共交通機関の運賃で3万円未満のもの、自動販売機からの購入、郵便ポストへの投函で行う郵便サービスなどです。これらは、請求書がなくても帳簿の保存だけで仕入税額控除を受けられる場合があります。

交付した請求書に誤りがあった場合は、修正した適格請求書を交付します。返品や値引きがあったときは、適格返還請求書を交付します。いずれも、元の請求書との関係が分かるように、番号や日付を記載して運用するのが基本です。

複数の書類をまとめて要件を満たす方法

適格請求書は、1枚の書類で6項目をすべて満たす必要はありません。たとえば、納品書に取引年月日と取引の内容、登録番号を書き、請求書に税率ごとの対価の額と消費税額を書いて、両方を交付すれば、要件を満たすことができます。書類どうしの関係が分かるよう、番号で紐づけておくことが条件です。

月の締めで複数の取引をまとめて請求する場合は、請求書に取引の期間を書き、明細に各取引の日付を載せます。「3月分」のように期間で書いても構いませんが、取引先の経理が照合しやすいよう、納品書の番号を明細に付けるとよいでしょう。

写しの保存と PDF の請求書

交付した適格請求書の写しは、7年間保存する義務があります。電子データで交付した請求書は、電子帳簿保存法の電子取引にあたり、データのまま保存する必要があります。印刷して紙で保存するだけでは認められない場合があるため、保存の方法は税理士に確認してください。

4invoices.net では、PDF の請求書を発行して保管できます。記載事項の入力と、要件を満たす書式かどうかの判断は、ご自身で行ってください。4b2b の製品は、国税庁への申請やインボイスの検証を行わず、日本の税務システムとは接続しません。

有効です。手書きの請求書でも、6項目を記載し、登録番号を正確に書いていれば、適格請求書として認められます。書式に決まりはありません。ただし、数字の読み間違いや、記載漏れが起きやすいので、雛形を用意して、記入のしかたを統一しておくと安心です。

適格請求書として認められないため、原則として仕入税額控除を受けられません。取引先に連絡して、登録番号を記載した請求書の再発行を依頼するのが基本です。相手が登録をしていない事業者の場合は、経過措置の対象になるかを確認し、税理士に処理を相談してください。

PDF などの電子データで送った請求書は、電子取引として、送った側も受け取った側もデータで保存する必要があります。保存の際は、日付、金額、取引先で検索できる状態にします。紙に印刷して保存するだけでは足りないため、ファイル名のルールを決めておくと便利です。

売上の値引きや返品があった場合は、適格返還請求書を交付します。元の請求書の番号や日付、値引きの金額と消費税額、登録番号などを記載します。一定の少額の値引きについては交付が不要となる場合があるので、金額の基準は国税庁の案内で確認してください。

テンプレートはご自身で管理

PDF の請求書と保管機能。要件の確認は税理士に依頼してください。