01
課題
採用した従業員の社会保険の届出期限を知らず、手続きが遅れる。
解決策
採用の連絡を受けた日に、年金事務所は5日以内、ハローワークは翌月10日までと、期限を書き出して手続きを始めます。
従業員の給与と社会保険
従業員を雇ったら、労働条件を書面で明示し、健康保険・厚生年金は5日以内、雇用保険は翌月10日までに届出をします。割増賃金や有給休暇のルールもあり、勤怠の記録が土台になります。
雇い入れ時の労働条件の明示
従業員を雇うときは、労働基準法に基づき、契約期間、就業の場所、仕事の内容、始業と終業の時刻、休憩、休日、賃金、退職に関することを書面で明示します。書面の名前は労働条件通知書で、雇用契約書と一緒に交付する会社も多くあります。
賃金は、通貨で、直接労働者に、全額を、毎月1回以上、一定の期日に支払う、という5つの原則があります。給与から控除できるのは、税金や社会保険料のほか、労使協定で定めたものに限られます。控除する項目は、労働条件通知書と給与明細で一致させておいてください。
社会保険と労働保険の加入手続き
法人の事業所は、従業員が1人でも、代表者が報酬を受ける場合は、健康保険と厚生年金の適用事業所になります。従業員を採用したら、資格取得届を年金事務所へ、事実が発生した日から5日以内に提出します。雇用保険の資格取得届は、ハローワークへ、採用した月の翌月10日までに提出します。
労働者災害補償保険、いわゆる労災保険は、従業員を1人でも雇えば加入が必要です。労働保険料は、毎年6月1日から7月10日までの年度更新で、前年度の確定額と今年度の概算額を申告・納付します。保険料の負担割合は、健康保険と厚生年金は労使で折半、労災保険は全額が会社の負担です。
時間外・休日・深夜の割増賃金
法定労働時間を超えて働かせた場合の時間外労働には、25%以上の割増賃金を払います。法定休日の労働は35%以上、午後10時から午前5時までの深夜労働は25%以上です。時間外労働が月60時間を超えた部分は、50%以上の割増が必要で、この規定は中小企業にも2023年4月から適用されています。
時間外労働をさせるには、労働者の過半数代表と労使協定を結び、労働基準監督署に届け出る、いわゆる36協定が必要です。協定を結んでいても、時間の上限があります。残業の時間は、勤怠の記録から正確に把握し、割増賃金の計算に反映してください。
年次有給休暇の付与と取得義務
年次有給休暇は、雇い入れの日から6か月継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した従業員に、10日が付与されます。その後は勤続年数に応じて日数が増えます。年10日以上の有給休暇が付与される従業員には、会社が年5日を、時季を指定して取得させる義務があります。
従業員ごとに、付与日、日数、取得日、残日数を記録した年次有給休暇管理簿を作成し、保存する必要があります。取得の申請を断れるのは、事業の正常な運営を妨げる場合に限られ、時季の変更を求める形になります。休暇の管理は、人数が増えるほど手作業での管理が難しくなります。
勤怠の記録と保存期間
労働時間は、会社が客観的な方法で把握する義務があります。タイムカード、パソコンのログ、出退勤の記録などが方法の例です。賃金台帳、出勤簿、労働者名簿などの書類は、法律上は5年間の保存が定められていますが、当面の間は3年間とする経過措置があります。保存期間は、法令の改正で変わる場合があるため、社会保険労務士に確認してください。
4softhr.net では、従業員、休暇、勤務表を管理でき、勤怠の記録を残せます。日本の給与計算、社会保険料の計算、社会保険の届出は含まれません。それらは、給与計算ソフトや社会保険労務士に依頼するか、会社が行います。
給与計算の外部委託と4b2bの製品の範囲
給与計算は、勤怠の集計、基本給と手当の計算、割増賃金の計算、社会保険料と税の控除という流れで進みます。控除する保険料の額は、標準報酬月額をもとに決まり、毎年の改定があります。従業員が数名の会社でも、専門の事業者に委託する会社は少なくありません。
4softerp.net の会計記録に、給与の支払いと預り金を記録して、仕訳を整理できます。ただし、給与計算の機能ではなく、日本の税務や社会保険の申請は行いません。手続きは、会社自身か、社会保険労務士、税理士に依頼してください。
02
課題
残業時間が正確に分からず、割増賃金の計算に不安がある。
解決策
勤務表に始業と終業の時刻を記録し、月末に残業時間を集計してから給与計算に渡します。
03
課題
有給休暇の残日数が人によってばらばらで、5日の取得義務が管理できない。
解決策
従業員ごとの付与日と取得日を一覧にして、年度の途中で取得が少ない人を確認します。
従業員を雇ったら最初に何をすればよいですか
労働条件を書面で明示し、社会保険と労働保険の加入手続きを進めます。健康保険と厚生年金の資格取得届は、事実の発生から5日以内に年金事務所へ、雇用保険はハローワークへ翌月10日までに提出します。初めて従業員を雇う場合は、労働基準監督署への届出も必要です。
社会保険料はどのように負担しますか
健康保険と厚生年金の保険料は、会社と従業員で折半して負担します。従業員の分は、給与から天引きします。雇用保険は、従業員と会社が一定の割合で負担し、労災保険は全額が会社の負担です。保険料の率は毎年変わる場合があるため、最新の率を確認してください。
有給休暇は何日付与する必要がありますか
雇い入れから6か月継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した従業員に、10日を付与します。その後、勤続年数に応じて日数が増えます。パートタイムの従業員にも、勤務日数に応じた日数が付与されます。付与日数は、週の所定労働日数によって変わるため、一覧で確認してください。
勤怠の記録はどのくらいの期間保存しますか
賃金台帳や出勤簿などの労働関係の書類は、法律上は5年間の保存が定められていますが、当面の間は3年間とされています。この保存期間は改正される可能性があるため、社会保険労務士に最新の内容を確認してください。紙でも電子でも、必要なときにすぐ出せる状態で保存してください。
勤怠と従業員の記録
従業員、休暇、勤務表の管理。給与計算は含まれません。
