海外派遣と駐在員

出張、出向、駐在の違い

短期の出張は、日本の会社の従業員として、日本の雇用契約のまま海外で業務を行います。長期の駐在は、現地の拠点や子会社で働く形で、日本の会社に籍を残す場合と、現地法人に出向する場合があります。形態により、給与を支払う会社、適用される労働法、社会保険の取扱いが異なります。

派遣の前に、期間、役職、給与の支払元、住居の手配、家族の帯同、帰任の条件を、書面で定めておきます。海外赴任規程を作り、手当の種類や、帰任時の費用の負担を決めておくと、従業員との認識の違いを防げます。出向の場合は、出向契約で費用の負担を明記します。

居住者と非居住者の判定

所得税では、日本国内に住所があるか、現在まで引き続き1年以上居所がある個人を居住者、それ以外を非居住者とします。海外に1年以上滞在して勤務する予定の人は、国内に住所を有しないと推定され、原則として非居住者として扱われます。1年未満の予定の場合は、居住者のままです。

非居住者になると、日本での給与の源泉徴収や年末調整の取扱いが変わり、国外で行った勤務に対する給与は、日本の課税の対象外になる場合があります。派遣の期間が途中で変わると判定も変わるため、期間の変更があったときは、税理士に連絡して、取扱いを確認してください。

社会保障協定と年金・健康保険

日本は、一部の国との間で、社会保障協定を結んでいます。協定を結んでいる国へ派遣される従業員は、一定の期間、日本の年金制度だけに加入し、現地の年金制度への二重加入を避けられます。免除を受けるには、日本年金機構に申請して、適用証明書を発行してもらう必要があります。

協定のない国へ派遣する場合は、日本と現地の両方の年金に加入しなければならないことがあります。健康保険は、日本の会社に籍がある限り、加入を続けられる場合が多いですが、海外で受けた医療費は、後から請求する海外療養費の制度で、一部が払い戻されます。範囲は、事前に健康保険組合に確認してください。

労災保険の海外派遣者の特別加入

日本の労災保険は、日本国内の事業場で働く労働者が対象で、海外の現地法人で働く人は、通常は対象外です。海外出張者は対象になりますが、海外の事業場に派遣される人は、特別加入の制度に申請しないと、日本の労災保険の給付を受けられません。

特別加入は、労働保険の事務組合などを通じて、労働基準監督署に申請します。派遣の前に手続きを完了させておくと、現地で事故が起きたときに、給付を受けられます。現地の民間の海外旅行保険や、現地の法定保険との役割の違いも、担当者が整理しておいてください。

勤怠の記録、休暇、安全配慮

海外にいる従業員の勤務時間や休暇も、記録が必要です。時差のある拠点で、日本時間の会議に参加すると、長時間労働になりやすいため、勤務時間の記録を定期的に確認してください。現地の祝日と日本の休暇制度が異なる場合は、規程で、どの休日が適用されるかを決めておきます。

会社には、従業員の安全に配慮する義務があります。派遣先の治安、医療事情、感染症の状況を、外務省の海外安全情報などで確認し、緊急時の連絡網と退避の手順を決めておきます。家族を帯同する場合は、家族の保険と、子どもの教育環境も確認が必要です。

外国人従業員を日本で受け入れるとき

逆に、外国人を日本の会社で雇う場合は、在留資格が仕事の内容に合っているかを確認します。在留カードを確認し、資格外の活動や期限切れを防ぎます。外国人を雇ったとき、離職したときは、ハローワークへ外国人雇用状況の届出をする義務があります。

4softhr.net では、従業員、休暇、勤務表を管理でき、海外勤務の勤怠の記録を整えられます。日本の給与計算や、社会保険の手続き、海外の給与は含まれません。4b2b の製品は、年金事務所や入国管理局とは接続しません。手続きは、社会保険労務士や行政書士に確認してください。

1年以上の予定で海外に勤務する場合、原則として非居住者となり、国外で行った勤務の給与は日本の課税の対象外になる場合があります。1年未満の出張は、居住者のままで、日本で課税されます。期間や勤務の実態で判断が変わるため、派遣の前に税理士へ確認してください。

日本年金機構に申請書を提出して、適用証明書の交付を受けます。証明書を現地の機関に提出すると、現地の年金制度への加入が免除されます。申請は、派遣の前に行うのが望ましく、協定の対象国や免除の期間は、機構の案内で確認してください。

短期の海外出張は、日本の会社の指揮のもとで業務を行うため、労災保険の対象になります。一方、海外の事業場に派遣された人は、特別加入をしていないと、対象外です。出張か派遣かの区別は、実態で判断されるため、労働基準監督署に確認してください。

会社の方針と契約で決まります。日本の会社が払う方法、現地の拠点が払う方法、両方から分けて払う方法があります。支払元によって、源泉徴収、社会保険、現地での課税の取扱いが変わります。派遣の前に、税理士と社会保険労務士に確認して決めてください。

従業員と勤務の記録

従業員、休暇、勤務表。海外給与と社会保険は含まれません。