個人情報保護法と広告メール

個人情報保護法が求める基本の義務

個人情報保護法は、個人情報を事業に使う事業者に適用されます。件数の多さは関係なく、顧客名簿を1件でも扱えば対象です。まず、利用目的をできる限り特定し、本人に通知するか公表します。目的の範囲を超えて使いたいときは、本人の同意を得なければなりません。

取得した情報は、漏えいや滅失を防ぐ安全管理措置を講じる必要があります。アクセス権限の設定、パスワードの管理、端末の持ち出しルールなどが該当します。業務を外部に委託する場合は、委託先が適切に管理しているかを監督する責任も事業者にあります。契約書に、管理の方法と報告の義務を書いておくと確実です。

第三者提供と外国への提供

個人データを第三者に提供するときは、原則として本人の同意が必要です。委託や、共同利用、事業の承継などは、同意なしで提供できる例外の場合があります。提供した記録や、提供を受けた記録は、一定期間保存します。取引先に顧客名簿を渡す前に、これらの例外に当たるかを確認してください。

外国にある第三者に個人データを提供する場合は、本人の同意を得るか、相手国の制度や相手方の体制が、日本の基準に適合していることが必要です。海外のクラウドサービスに顧客データを預ける場合も、提供や委託に当たるかを確認し、プライバシーポリシーに書く内容を整えます。

漏えいが起きたときの報告

2022年4月の改正により、一定の漏えいが発生したときは、個人情報保護委員会への報告と、本人への通知が義務になりました。対象は、要配慮個人情報の漏えい、不正アクセスによる漏えい、財産的被害が生じるおそれのある漏えい、1,000人を超える漏えいなどです。

報告は、事態を知ってから速やかに行う速報と、30日以内に行う確報の二段階です。不正の目的による漏えいは、確報の期限が60日以内となります。社内で、誰が判断し、誰が報告し、誰が本人に連絡するかの流れを、事故が起きる前に決めておいてください。

広告メールとSMSの事前同意

特定電子メール法は、広告や宣伝を目的とした電子メールとSMSの送信を規制しています。送信するには、原則として、受信者からあらかじめ同意を得る必要があります。同意なしに送れるのは、取引関係にある相手への一部のメールなど、法律で例外とされる場合に限られます。

同意を得る方法は、問い合わせフォームのチェックボックスなどで、広告を送る旨を明確に示します。あらかじめチェックが入った状態では、同意として扱いにくくなります。同意を取得した日時と経路は、記録として保存します。送信の同意の有無が争われたときに、事業者側が証明できるようにしておく必要があります。

表示事項と配信停止への対応

広告メールには、送信者の氏名または名称、受信拒否の連絡先となるメールアドレスやURL、苦情や問い合わせの連絡先を表示します。受信者が配信停止を伝えたときは、それ以降、広告のメールを送ってはなりません。停止の依頼を受けた日は、記録に残します。

違反があれば、総務省や消費者庁が措置命令を出し、命令に従わない場合は罰則の対象になります。メールの配信を外部のサービスに任せていても、送信の責任は広告主にあります。配信リストを、同意を取得した人に限定して作り、他の目的で集めたアドレスを混ぜないでください。

連絡先の管理と4b2bの製品の範囲

4softcrm.net は、連絡先、見込み客、案件を管理し、連絡先の画面からメールと SMS を送信できます。同意の取得日や経路などの情報は、ご自身が決めた方法で連絡先の記録に残してください。送信してよい相手かどうかの判断は、システムが自動で行うものではありません。

4notify.net は、お客様のアカウントから SMS とメールを送信します。送信の内容、宛先、同意の有無は、お客様の責任で確認してください。4b2b の製品は法令の適合を保証せず、個人情報保護委員会への報告も行いません。法令の確認は、弁護士や専門家に依頼してください。

広告や宣伝を目的としたメールとSMSは、原則として、受信者からあらかじめ同意を得る必要があります。取引に関する連絡や、請求書の送付などは、広告を含まなければ対象外の場合が多いです。判断が難しいときは、メールの内容を示して専門家に確認してください。

被害の拡大を防ぎ、事実関係を確認したうえで、報告が義務の事案であれば、個人情報保護委員会へ速報を出し、30日以内に確報を提出します。本人への通知も必要です。対象かどうかの判断が難しい場合は、委員会の案内を確認し、弁護士に相談してください。

名刺を交換しただけでは、広告メールの送信への同意があるとは限りません。名刺交換の際に、メールで案内を送ると伝えて了承を得ていれば、同意として扱える場合があります。同意の経路が曖昧なときは、最初のメールで同意の確認を行うと安全です。

取得する個人情報の種類、利用目的、第三者への提供の有無、外国への提供の有無、安全管理措置、開示や訂正を求めるときの窓口などを書きます。実際の運用と食い違わないことが重要です。サービスの追加や委託先の変更があったら、内容を見直してください。

同意を確認してから送信

お客様のアカウントから送信するメールと SMS。法令の確認は専門家に依頼してください。