Luxemburgische Handelsgesellschaften hinterlegen ihre Jahresabschlüsse binnen eines Monats nach Genehmigung beim Handelsregister, spätestens sieben Monate nach Geschäftsjahresende, elektronisch über die Plattform eCDF. Das FAIA ist das standardisierte Exportformat, das die AED bei einer Prüfung der Buchführung anfordern kann.
Die eCDF-Einreichung betrifft die elektronische Erhebung von Finanzdaten: Sie dient der Übermittlung der Jahresabschlüsse in strukturierter Form. Das FAIA, die Datei für die computergestützte Prüfung der AED, folgt einer anderen Logik: Es ist ein Export sämtlicher Buchungen in genormter Struktur, den die Verwaltung zur Kontrolle von Mehrwertsteuer und anderen Steuern anfordern kann. Das eine ist eine regelmäßige Publizitätspflicht, das andere die Fähigkeit, auf Verlangen zu liefern.
Diese Unterscheidung hat praktische Folgen. Eine Gesellschaft kann ihre Abschlüsse rechtzeitig hinterlegt haben und trotzdem kein verwertbares FAIA liefern können, weil ihre Software es nicht exportiert. Umgekehrt ersetzt ein perfektes FAIA nicht die jährliche Hinterlegung. Klären Sie mit Ihrem Treuhänder, welche Pflicht bei Ihnen zu welchem Datum greift und welche Software welche Datei erzeugt, möglichst vor dem ersten Abschluss.
Beide Pflichten verlangen eine saubere Datenbasis. Wer erst beim Abschluss merkt, dass Konten falsch zugeordnet oder Mehrwertsteuercodes uneinheitlich verwendet wurden, verliert Wochen. Eine monatliche Plausibilitätsprüfung der wichtigsten Konten und Codes ist deshalb die wirksamste Vorbereitung auf Hinterlegung und Prüfung zugleich.
Lassen Sie sich Zugangsdaten und Verantwortlichkeiten für die Plattform schriftlich bestätigen.
Die Gesellschafter oder Aktionäre müssen die Jahresabschlüsse binnen sechs Monaten nach Geschäftsjahresende in einer Versammlung genehmigen. Die genehmigten Abschlüsse werden dann binnen eines Monats nach der Genehmigung, spätestens sieben Monate nach Geschäftsjahresende, beim Register hinterlegt. Bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, bedeutet das Genehmigung bis Ende des ersten Halbjahrs und Hinterlegung spätestens Ende Juli.
Wer die Fristen versäumt, riskiert Bußgelder und bei wiederholten Verstößen strengere Maßnahmen gegen Gesellschaft und Leiter. Hinterlegte Abschlüsse sind öffentlich: Banken, Lieferanten und Wettbewerber können sie einsehen. Bereiten Sie den Abschluss deshalb mit derselben Sorgfalt vor wie alles andere und planen Sie eine Durchsicht durch Ihren Wirtschaftsprüfer vor der Versammlung ein, nicht erst nach Versand an das Register.
Bei Konzerngesellschaften kommt hinzu, dass Abschlüsse häufig in die Konsolidierung der Muttergesellschaft einfließen. Stimmen Sie die Termine so ab, dass die luxemburgische Tochter ihre Zahlen rechtzeitig liefert, ohne die Fristen für Genehmigung und Hinterlegung zu gefährden, und halten Sie fest, wer im Konzern die Freigabe erteilt.
Der Jahresabschluss besteht aus Bilanz, Gewinn-und-Verlust-Rechnung und Anhang, erstellt nach dem Normalkontenplan und dem Schema des Gesetzes vom 19. Dezember 2002. Kleine Gesellschaften können unter gesetzlich definierten Größenkriterien verkürzte Darstellungen wählen. Das Übermittlungsformat folgt strukturierten Mustern, und die innere Stimmigkeit zwischen Bilanz, Ergebnis und Anhang wird vor Annahme der Hinterlegung geprüft.
Je nach Größe und Art der Gesellschaft müssen die Abschlüsse von einem zugelassenen Abschlussprüfer geprüft oder von einem Kommissar überwacht werden. Planen Sie diese Aufträge ein, denn sie haben eigene Zeitpläne. Legen Sie außerdem eine Mappe mit Abschlussunterlagen an: Inventuren, Bankabstimmungen, Bestandslisten, Anlagenverzeichnis, Rückstellungen. Bei Rückfragen des Registers oder der Verwaltung belegen diese Unterlagen jede Position schnell.
Bei einer Prüfung kann die AED die Datei zur computergestützten Prüfung anfordern, um die Buchungen der Periode zu analysieren. Sie muss in der von der Verwaltung definierten Struktur vorliegen, was Software voraussetzt, die sie exportieren kann, oder eine vorherige Umwandlung. Die Daten müssen mit hinterlegten Abschlüssen und Mehrwertsteuererklärungen übereinstimmen; Abweichungen zwischen den drei Quellen wecken naturgemäß die Fragen des Prüfers.
Zur Vorbereitung testen Sie den Export vor jeder Prüfung an einem abgeschlossenen Geschäftsjahr und legen die Datei zur Abschlussakte. Prüfen Sie, dass Kontenpläne, Mehrwertsteuercodes und Geschäftspartner in der gesamten Datenbank stimmig sind. Eine in Ruhe korrigierte Auffälligkeit mit erläuternder Notiz lässt sich viel besser vertreten als eine, die erst beim Anfordern auffällt. Ihr Treuhänder kennt in der Regel die von der AED erwarteten Parameter.
Dokumentieren Sie auch, welche Programme Buchungen erzeugen und wie sie in die Hauptbuchhaltung gelangen. Prüfer fragen oft nach Schnittstellen und Importen, weil dort Fehler entstehen. Eine kurze Prozessbeschreibung mit Verantwortlichen und Kontrollen beantwortet viele Fragen, bevor sie gestellt werden.
Ein ruhiger Abschluss beruht auf einem Kalender: monatliche Bankabstimmungen, Bestandsaufnahme von Forderungen und Verbindlichkeiten, Kontrolle des Anlagevermögens, Rückstellungen und mit der Buchhaltung abgestimmte Mehrwertsteuer. Setzen Sie interne Termine für Belegübergabe und Zahlenfreigabe lange vor den gesetzlichen Fristen. Beziehen Sie die Geschäftsleitung in die Durchsicht heikler Posten wie Gesellschafterkonten und zweifelhafte Forderungen ein, denn sie prägen die Lesart durch Banken.
In einem Konzern harmonisieren Sie Umfang und Stichtage der luxemburgischen Töchter. Wird die Versammlung zu spät einberufen, kann die Hinterlegungsfrist verstreichen, obwohl die Zahlen bereitliegen. Legen Sie die Versammlungstermine zu Jahresbeginn fest, reservieren Sie die Zeitfenster Ihres Treuhänders und Prüfers und führen Sie ein Beschlussregister. Solche einfachen Handgriffe sind besser als ein Aufholen in letzter Minute.
4softerp ist ein Finanz-ERP und eine Buchhaltung für mehrere Gesellschaften, mit der Sie je Einheit eine Hauptbuchführung pflegen können. Es erzeugt keine FAIA-Datei, liefert keinen gebrauchsfertigen luxemburgischen Kontenrahmen und hinterlegt nichts über eCDF. 4invoices bewahrt Ihre ausgestellten PDF-Rechnungen in einem Archiv auf, was den Nachweis der Erlöse erleichtert, exportiert aber ebenfalls kein FAIA und übermittelt keine Daten an die Verwaltung.
Das Ökosystem liefert damit Rohmaterial: geordnete Buchungen, vollständige Rechnungen, einen zugänglichen Verlauf. Die Erzeugung der gesetzlichen Datei, die Formatprüfung und die Hinterlegung erledigen Sie mit Ihrem Treuhänder oder einer für Luxemburg geeigneten Buchhaltungssoftware. Kombinieren Sie mehrere Werkzeuge, legen Sie schriftlich fest, wer was zu welchem Datum exportiert, damit die Abschlusskette nachvollziehbar bleibt.
Planen Sie ferner jährlich einen kurzen Rückblick: Was lief beim letzten Abschluss gut, wo gab es Verzögerungen, welche Belege fehlten? Die Antworten fließen in die Checkliste des nächsten Jahres und verkürzen den Abschluss Jahr für Jahr.
Buchhaltungsdaten liegen in verschiedenen Dateien verteilt — einen konformen FAIA zu generieren dauert Tage.
FAIA und eCDF-Einreichung bereiten Sie mit Ihrem Treuhänder oder einer geeigneten Buchhaltungssoftware vor. 4softerp erzeugt keine FAIA-Datei und reicht nichts über eCDF ein.
Die eCDF-Einreichungsfrist wird bis zur letzten Minute vergessen.
Notieren Sie die Frist in Ihrem eigenen Kalender; das Produkt sendet keine eCDF-Erinnerungen und bereitet den Abschluss nicht für die Einreichung vor.
Der bei einer Prüfung verlangte Export wurde nie getestet.
Testen Sie den FAIA-Export Ihrer Buchhaltungssoftware an einem abgeschlossenen Geschäftsjahr und legen Sie die Datei mit Hilfe Ihres Treuhänders zur Abschlussakte.
Die Abschlüsse werden binnen sechs Monaten nach Geschäftsjahresende genehmigt und dann binnen eines Monats nach der Genehmigung, spätestens sieben Monate nach Geschäftsjahresende, beim Register hinterlegt. Bei einem Kalenderjahr liegt die Schlussfrist im Juli. Verspätungen werden sanktioniert. Beide Pflichten sind voneinander unabhängig; sie werden getrennt vorbereitet und mit unterschiedlichen Dateien erfüllt.
Das FAIA ist die Datei für die computergestützte Prüfung der AED, ein genormter Export aller Buchungen, den die Verwaltung bei einer Prüfung anfordern kann. Es wird nicht jedes Jahr hinterlegt wie der Jahresabschluss. Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Treuhänder muss imstande sein, es in der erwarteten Struktur zu erzeugen. Es kommt dabei auf die Struktur an, die die AED für die Datei vorgibt.
Nein. Die Hinterlegung der Jahresabschlüsse beim Register und die Steuererklärungen bei den Verwaltungen sind getrennte Pflichten mit verschiedenen Empfängern, Formaten und Fristen. Die eCDF-Einreichung dient der Publizität der Abschlüsse, Steuern werden gesondert bei AED und Steuerverwaltung erklärt. Die Steuererklärungen laufen über eigene Wege. Das gilt auch bei kleinen Gesellschaften ohne eigene Buchhaltungsabteilung, die ihre Zahlen extern führen lassen.
Nein. 4softerp ist ein Finanz-ERP mit mehrmandantenfähiger Buchhaltung, ohne gebrauchsfertigen luxemburgischen Kontenrahmen, ohne FAIA-Export und ohne eCDF-Hinterlegung. Es kann die Hauptbuchführung tragen, doch Erzeugung und Hinterlegung der gesetzlichen Dateien erfolgen mit Ihrem Treuhänder oder passender Software. Fragen Sie Ihren Treuhänder, welches Programm den Export liefert. Es bleibt Ihre Entscheidung, welche Software Sie zusätzlich nutzen.
Infoseite: eCDF-Einreichung und FAIA-Export bietet das Produkt nicht.
