In Luxemburg muss sich ein Unternehmen mit steuerbaren Umsätzen bei der Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA (AED) für die Mehrwertsteuer registrieren. Der Normalsatz beträgt 17 %, daneben gibt es ermäßigte Sätze. Die erhaltene Nummer beginnt mit LU und steht auf allen Rechnungen.
Steuerpflichtig kann jeder sein, der selbstständig eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt: Gesellschaften, Kaufleute, Handwerker, Freiberufler. Die Pflicht entsteht durch die Tätigkeit, nicht durch den Umsatz, doch das Gesetz sieht für Kleinunternehmen unterhalb einer gesetzlich festgelegten Schwelle eine Befreiung vor. Der genaue Betrag ändert sich; prüfen Sie ihn auf der Seite der AED, bevor Sie sich darauf berufen, denn die Befreiung bringt Pflichten bei der Fakturierung mit sich.
Auch unter der Befreiung zwingen bestimmte Vorgänge zur Registrierung: innergemeinschaftliche Erwerbe oberhalb einer Schwelle, Leistungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, Fernverkäufe. Wer von Beginn an im Ausland einkaufen oder an Kunden in anderen Mitgliedstaaten verkaufen will, sollte sich deshalb früh registrieren. Eine späte Registrierung erschwert die Erstattung der auf Startkäufe gezahlten Vorsteuer.
Als Faustregel gilt: Wer Rechnungen mit Mehrwertsteuer ausstellen, Vorsteuer abziehen oder innergemeinschaftlich handeln will, sollte nicht auf eine Schwelle vertrauen, sondern die Registrierung frühzeitig beantragen. Die Kosten der Anmeldung sind gering, die Folgen einer versäumten Anmeldung dagegen erheblich, weil Nachforderungen samt Zuschlägen drohen können.
Der Normalsatz beträgt 17 % und ist der niedrigste der Europäischen Union. Hinzu kommen ein Zwischensatz von 14 % für wenige Umsätze, ein ermäßigter Satz von 8 % und ein stark ermäßigter Satz von 3 % für wesentliche Güter und Leistungen wie Lebensmittel, Wasser oder Bücher. Welche Umsätze betroffen sind, regelt das Gesetz vom 12. Februar 1979 über die Mehrwertsteuer, das die AED in Rundschreiben erläutert.
Der Satz hängt von der Art der Leistung ab, nie vom Kunden, und wird je Position bestimmt. Eine Rechnung mit Gütern zu 3 % und Dienstleistungen zu 17 % muss Bemessungsgrundlage und Steuer je Satz ausweisen. In 4invoices wählen Sie den Satz je Zeile selbst; das Produkt bestimmt ihn nicht für Sie und prüft seine Richtigkeit nicht.
Bei Mischumsätzen, etwa Lebensmittel zu 3 % neben Dienstleistungen zu 17 %, lohnt sich eine Artikelliste mit hinterlegtem Satz, die Ihr Treuhänder vorab prüft. So vermeiden Sie, dass sich derselbe Fehler auf hunderte Rechnungen überträgt, und können Satzänderungen des Gesetzgebers an einer Stelle nachführen.
Die Anmeldung erfolgt über ein Registrierungsformular bei der AED mit Identitätsangaben der Gesellschaft, Beschreibung der Tätigkeit, Sitz und gegebenenfalls Angaben zu den Leitern. Nach Prüfung vergibt die Verwaltung eine Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer und teilt die anwendbare Erklärungsperiodizität mit. Die Nummer besteht aus dem Präfix LU und acht Ziffern.
Ein Augenmerk gilt der ersten Rechnung: Sie muss die Nummer tragen, also sollten Sie die Entscheidung der Verwaltung abwarten oder nach Rücksprache mit Ihrem Treuhänder das laufende Verfahren kenntlich machen. Prüfen Sie die Nummern europäischer Lieferanten und Kunden vor jedem innergemeinschaftlichen Geschäft im VIES-System, denn davon hängt die Steuerbefreiung der Lieferung ab.
Die Verwaltung kann im Zuge der Anmeldung zusätzliche Auskünfte verlangen, etwa zu Geschäftsmodell, erwarteten Umsätzen oder zur Zusammensetzung der Kundschaft. Antworten Sie sachlich und mit Belegen. Bei neu gegründeten Gesellschaften prüft die AED besonders genau, ob die Tätigkeit tatsächlich aufgenommen wurde, und kann Nachweise wie Verträge oder Mietbelege fordern.
Wie oft Sie erklären, hängt vom Jahresumsatz ab: Größere Unternehmen melden monatlich, mittlere vierteljährlich, kleinere einmal jährlich. Die üblicherweise genannten Schwellen von etwa 620.000 € für die monatliche und 112.000 € für die jährliche Erklärung sind bei der AED zu bestätigen. Die Erklärungen werden elektronisch über das Portal eTVA eingereicht, die Zahlung erfolgt fristgerecht.
Eine verspätete oder unterlassene Erklärung führt zu Bußgeldern und Zinsen, selbst bei einem Vorsteuerüberhang. Tragen Sie die Termine in einen mit dem Treuhänder geteilten Kalender ein. Weder 4invoices noch 4softerp erstellen eine Mehrwertsteuererklärung oder übermitteln etwas an die AED: Sie dienen dazu, Rechnungen und Buchhaltung zu führen, aus denen Ihr Treuhänder die Erklärung erstellt.
Falls die AED Ihnen eine jährliche Erklärung zuweist, bedeutet das nicht, dass Sie nur einmal im Jahr rechnen müssen. Zahlungen, Vorsteuerkorrekturen und die Zahlungsfähigkeit sollten Sie unterjährig verfolgen, damit die Jahreserklärung keine Überraschungen bringt.
Die auf Einkäufe gezahlte Steuer ist abziehbar, wenn Sie sie für Umsätze verwenden, die zum Abzug berechtigen, und eine ordnungsgemäße Rechnung besitzen. Gemischt genutzte Ausgaben, etwa ein teils privat genutztes Fahrzeug, verlangen eine Aufteilung; bestimmte Kategorien wie Repräsentationskosten sind beschränkt oder ausgeschlossen. Aufzubewahren sind Rechnungen mindestens für die gesetzliche Frist von zehn Jahren für Buchungsunterlagen.
Häufige Fehler sind der falsche Satz, vergessene Steuerschuldnerschaft bei Leistungen aus dem Ausland und die Verwechslung steuerfreier Lieferungen mit lokalen Verkäufen. Eine monatliche Abstimmung der vereinnahmten und der abziehbaren Steuer senkt das Risiko. Bei ungewöhnlichen Vorgängen ist eine schriftliche Anfrage an die AED oder die Meinung Ihres Beraters besser als eine Berichtigung nach der Prüfung.
Planen Sie schließlich einen festen Monatsablauf: Eingangsrechnungen erfassen, Ausgangsrechnungen abstimmen, Sätze stichprobenartig prüfen, Ergebnis an den Treuhänder melden. Mit einem solchen Ritual sinkt die Zahl der Korrekturen spürbar, und die Erklärung entsteht ohne Hektik kurz vor der Frist.
Dienstleistungen an Unternehmer in anderen Mitgliedstaaten werden nach der Grundregel dort besteuert, wo der Empfänger ansässig ist. Ihre Rechnung weist dann keine luxemburgische Mehrwertsteuer aus und trägt den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Kunden samt dessen Nummer. Umgekehrt müssen Sie bei Leistungen aus dem Ausland häufig die luxemburgische Steuer selbst anmelden und, soweit abzugsberechtigt, gleichzeitig abziehen.
Für Verkäufe an Privatpersonen in der EU gelten andere Regeln mit einer gemeinsamen Schwelle für Fernverkäufe und dem One-Stop-Shop. Wer solche Verkäufe plant, sollte sie vor dem Start klären. 4invoices erstellt Ihre PDF-Rechnungen, doch die Wahl des Verfahrens, der Befreiungshinweis und die zusammenfassenden Meldungen verantworten Sie und Ihr Treuhänder.
Dokumentieren Sie jede Einzelfallentscheidung in einer kurzen Notiz mit Datum, Begründung und Beleg. Diese Notiz hilft bei Prüfungen und beim Wechsel von Mitarbeitern.
Erste Rechnungen vor der MwSt.-Registrierung sind nicht konform.
Die Registrierung erfolgt bei der AED. In 4invoices tragen Sie MwSt.-Nummer und Satz selbst ein; das Produkt verwaltet keinen MwSt.-Status und prüft ihn nicht bei der AED.
Die drei luxemburgischen Sätze (17 %, 8 %, 3 %) werden auf bestimmten Positionen verwechselt.
Den Satz (17 %, 8 %, 3 %) wählen Sie je Position selbst; das Produkt bestimmt ihn nicht und erstellt keine MwSt.-Erklärung.
Eine Leistung an einen europäischen Kunden wird versehentlich mit luxemburgischer Steuer berechnet.
Prüfen Sie die Nummer des Kunden im VIES und die Ortsregel der Leistung; den Hinweis zur Steuerschuldnerschaft wählen Sie selbst, mit Ihrem Treuhänder.
Der Normalsatz beträgt 17 %. Daneben gibt es einen Zwischensatz von 14 % für bestimmte Umsätze, einen ermäßigten Satz von 8 % und einen stark ermäßigten Satz von 3 % für wesentliche Güter und Leistungen. Jeder Umsatz fällt nach seiner Art unter genau einen Satz, geregelt im Gesetz vom 12. Februar 1979.
Sie stellen bei der Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA einen Registrierungsantrag. Die Verwaltung vergibt anschließend eine Nummer aus dem Präfix LU und acht Ziffern. Sie gehört auf Ihre Rechnungen und dient im innergemeinschaftlichen Verkehr, wo Kunden sie im VIES-System prüfen. Die Nummer besteht aus LU und acht Ziffern.
Für Kleinunternehmen unterhalb einer gesetzlich festgelegten Umsatzschwelle gibt es eine Befreiung. Sie ist an Bedingungen geknüpft und umfasst nicht alle Vorgänge, etwa bestimmte innergemeinschaftliche Erwerbe. Fragen Sie bei der AED nach der geltenden Schwelle und den verbleibenden Rechnungspflichten. Die Schwelle ändert sich gelegentlich. Die Befreiung gilt nur unter Bedingungen. Entscheiden Sie nicht allein.
Der Abzug setzt Steuerpflicht und ordnungsgemäße Rechnungen voraus. Vor der Registrierung gezahlte Vorsteuer lässt sich unter Umständen unter Bedingungen zurückholen, was vom Einzelfall abhängt. Lassen Sie die Lage von Ihrem Treuhänder prüfen, bevor Sie eine Vorsteuerforderung auf Startkäufe verbuchen. Jeder Fall hängt von den Belegen ab. Belege sind aufzubewahren. Das Verfahren dauert nicht ewig.
Infoseite: Registrierung und Erklärungen erfolgen bei der AED.
