Für ein Geschäftskonto in Luxemburg prüft die Bank Identität der Gesellschaft, der Leiter und der wirtschaftlich Berechtigten. Ein gesperrtes Kapitalkonto geht der Beurkundung oft voraus. Im laufenden Betrieb stehen IBAN und Zahlungsreferenz auf jeder Rechnung.
Vor der Beurkundung wird das Kapital auf ein gesperrtes Konto der Gesellschaft in Gründung eingezahlt. Die Bank stellt eine Bescheinigung aus, die der Notar verlangt, um die Einzahlung des Mindestkapitals festzustellen. Planen Sie die Überweisung rechtzeitig: Zahlung aus dem Ausland, Herkunftsprüfung und Ausstellung des Dokuments dauern mitunter mehrere Tage, und ein Versäumnis verzögert die gesamte Gründung.
Nach der Beurkundung werden die Mittel auf das Betriebskonto freigegeben, das mit den endgültigen Unterlagen eröffnet wird. Manche Gründer nutzen eine einzige Bank für Kapital- und Betriebskonto, um ein zweites Identifizierungsverfahren zu vermeiden. Andere wählen eine auf internationale Gruppen spezialisierte Bank. Lassen Sie sich in jedem Fall die erwarteten Unterlagen schriftlich nennen, bevor Sie Gesellschafter auf einen festen Zeitplan festlegen.
Planen Sie zusätzlich ein, dass die Bank das Konto erst freigibt, wenn alle Compliance-Fragen geklärt sind. Das kann bei komplexen Beteiligungsketten oder Gesellschaftern im Ausland länger dauern. Informieren Sie Ihre ersten Kunden daher nicht vorschnell über eine Bankverbindung, sondern erst, wenn die IBAN bestätigt und das Konto tatsächlich nutzbar ist.
Bewahren Sie die Bescheinigung der Bank dauerhaft in der Gesellschaftsakte auf.
Luxemburgische Banken wenden das Gesetz vom 12. November 2004 zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung an. Sie verlangen Satzung, Registerauszug, Liste der wirtschaftlich Berechtigten, Ausweise, Wohnsitznachweise und eine Beschreibung der Tätigkeit mit erwarteten Zahlungsströmen. Geprüft werden auch die Herkunft eingebrachter Mittel und die Stimmigkeit von Gesellschaftszweck und geplanten Transaktionen.
Eine klare Akte beschleunigt die Eröffnung: Beteiligungsschema, zusammengefasster Businessplan, Musterverträge mit Hauptkunden und Länder der Gegenparteien. Strukturen mit Bezug zu Risikojurisdiktionen oder sensiblen Tätigkeiten wie Kryptowerten können längere Prüfungen durchlaufen. Seien Sie von Anfang an transparent, denn Informationen, die die Bank später selbst entdeckt, schaden dem Vertrauen und können zur Ablehnung führen.
Je nach Bank können weitere Dokumente nötig sein, etwa Jahresabschlüsse verbundener Unternehmen, Nachweise über Lizenzen oder Auskünfte über Hauptlieferanten und -kunden. Halten Sie diese Unterlagen aktuell bereit, denn viele Banken führen später regelmäßige Überprüfungen durch und verlangen dann erneut Aktualisierungen.
Eine luxemburgische IBAN beginnt mit LU und hat zwanzig Zeichen. Sie dient SEPA-Überweisungen, Lastschriften und Echtzeitüberweisungen, die viele Banken im Euroraum anbieten und die bei eiligen Zahlungseingängen helfen. Geben Sie IBAN, BIC und eine Zahlungsreferenz auf jeder Rechnung an; die Referenz zeigt dem Kunden, was er begleicht, und erleichtert das Auffinden der Zahlung auf Ihrem Kontoauszug.
Bei Kunden außerhalb des Euroraums hängen Gebühren, Laufzeiten und Wechselkurse von Bank und Zahlungsweg ab; erfragen Sie die Konditionen, bevor Sie einen Preis in Fremdwährung zusagen. Internetzahlungen per Karte laufen über einen vom Konto getrennten Anbieter. In allen Fällen sollten Ihre Geschäftsbedingungen festhalten, wann ein Zahlungseingang als erfolgt gilt.
Wer häufig kleine Beträge einzieht, kann zusätzlich Lastschriftmandate nutzen. Dafür braucht es die Zustimmung des Kunden und eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die die Bank oder die zuständige Stelle vergibt. Klären Sie früh, ob Ihr Geschäftsmodell Lastschriften erfordert, denn die Einrichtung dauert und unterliegt eigenen Bedingungen.
Die Zahlungsüberwachung vergleicht jeden Eingang auf dem Kontoauszug mit den offenen Rechnungen nach Betrag, Referenz und Datum. Diese manuelle Arbeit wird bei wachsendem Volumen schwer, deshalb lohnt eine eindeutige Referenz je Rechnung. Das Gesetz vom 18. April 2004 über Zahlungsfristen und Verzugszinsen erlaubt es, Verzugszinsen zu verlangen; nennen Sie Ihre Zahlungsfrist und Verzugsfolgen in den Geschäftsbedingungen und auf jeder Rechnung.
4invoices erlaubt es, IBAN und Referenz in der PDF-Rechnung anzugeben und das Archiv zu führen; Kontoauszüge importiert es nicht und gleicht Zahlungen nicht ab. Für Mahnungen verfassen Sie Ihre Nachrichten selbst und senden sie per E-Mail oder SMS über 4notify. Eine automatische Fristüberwachung oder selbsttätige Mahnung gibt es nicht, legen Sie also einen wöchentlichen Rhythmus für die Durchsicht offener Posten fest.
Eine wöchentliche Routine hilft: Auszug exportieren, Eingänge abhaken, offene Posten auflisten, Mahnungen versenden, Liquiditätsübersicht aktualisieren. Schon 45 Minuten pro Woche ersetzen einen halben Tag Aufräumarbeit am Monatsende und machen Ihre Abschlüsse deutlich ruhiger.
Vergleichen Sie Banken nach Kontoführungsgebühren, Überweisungskosten, Qualität des Online-Bankings, Zugang zu einem Berater und Devisenleistungen. Ein Mittelständler, der in Euro fakturiert und Nachbarlieferanten bezahlt, wählt eher ein einfaches, günstiges Konto; wer mit mehreren Währungen arbeitet, achtet auf Mehrwährungskonten. Fordern Sie die Preisliste schriftlich an, ebenso die Modalitäten einer späteren Kündigung.
Trennen Sie geschäftliche und private Zahlungsströme klar, legen Sie passende Zeichnungsbefugnisse fest und aktivieren Sie das Vier-Augen-Prinzip für größere Zahlungen. Bei saisonalem Geschäft empfiehlt sich ein zweites Konto oder eine Reserve. Dokumentieren Sie die Liquiditätspolitik: Mindestbestand, Prüfrhythmus, verantwortliche Person. Diese Disziplin vermeidet böse Überraschungen bei einer Prüfung oder verspäteten Kundenzahlung.
Prüfen Sie die Konditionen bei Bargeldeinzahlungen, falls Ihr Geschäft Bargeld einnimmt: Manche Banken berechnen Gebühren oder beschränken Einzahlungen. Bei Karteneinnahmen sind zudem Händlergebühren des Zahlungsdienstleisters einzuplanen, die getrennt von der Kontoführung abgerechnet werden.
Betrug durch gefälschte Überweisungsaufträge und vorgetäuschte Lieferantenidentitäten ist im Mittelstand verbreitet. Führen Sie das Vier-Augen-Prinzip ein, bestätigen Sie jede IBAN-Änderung eines Lieferanten telefonisch und begrenzen Sie Zeichnungsrechte. Aktivieren Sie Warnmeldungen im Online-Banking, um ungewöhnliche Bewegungen sofort zu bemerken, und schulen Sie das Team im Erkennen von Phishing-Nachrichten, die Bank oder Geschäftsführung imitieren.
Bewahren Sie Kontoauszüge und Zahlungsbelege für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Buchungsunterlagen auf. Ein fehlender Auszug erschwert Abschluss und eventuelle Prüfungen. Planen Sie ein Vertretungsverfahren für den Fall, dass der Hauptzeichner fehlt: schriftliche Vollmacht, zweiter gesicherter Zugang, benannte Vertrauensperson. Diese Vorkehrungen schützen die Liquidität, die bei jungen Gesellschaften der erste Schwachpunkt bleibt.
Legen Sie schließlich fest, wer Zahlungen freigibt, wer sie vorbereitet und wer die Kontoauszüge prüft, und halten Sie diese Rollenverteilung schriftlich fest. Das erleichtert Prüfungen und schützt bei Personalwechseln.
Zahlungseingänge werden manuell den offenen Rechnungen zugeordnet — fehleranfällig und zeitraubend.
IBAN und Referenz können Sie in jeder Rechnung selbst angeben. 4invoices erstellt Rechnungen als PDF mit Archiv; es importiert keine Kontoauszüge und gleicht keine Zahlungen ab.
Mahnläufe erfolgen unregelmäßig, die Liquidität leidet.
Selbst verfasste Zahlungserinnerungen können Sie per E-Mail oder SMS aus 4notify versenden; eine automatische Fälligkeitsüberwachung oder ein Mahnwesen gibt es nicht.
Die Kontoeröffnung zieht sich, weil die Compliance-Unterlagen unvollständig sind.
Bereiten Sie Satzung, Registerauszug, Beteiligungsschema und Beschreibung der erwarteten Zahlungsströme vor der ersten Anfrage vor und fragen Sie die Unterlagenliste der Bank ab.
In der Praxis ja. Das Kapital wird auf ein gesperrtes Konto eingezahlt, und die Bank stellt eine Bescheinigung aus, die der Notar vor der Beurkundung verlangt. Das laufende Geschäftskonto wird anschließend mit Satzung, Registerauszug und Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten eröffnet. Die Bescheinigung erhält der Notar. Der Vorgang dauert oft mehrere Tage.
Satzung, Handelsregisterauszug, Ausweise von Leitern und Gesellschaftern, Wohnsitznachweise, Liste der wirtschaftlich Berechtigten und eine Beschreibung der Tätigkeit mit erwarteten Zahlungsströmen. Die Herkunft der eingebrachten Mittel wird geprüft. Jede Bank kann weitere Anforderungen stellen, fragen Sie die Liste schriftlich ab. Die Bank prüft Herkunft und Zweck der Mittel. Fragen Sie Gebühren vorab ab.
Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht, doch die IBAN erleichtert die Zahlung per SEPA-Überweisung erheblich. Geben Sie sie mit BIC und einer eindeutigen Referenz je Rechnung an. Zahlt Ihr Kunde aus dem Ausland, nennen Sie auch mögliche Gebühren und die Kontowährung, um Betragsabweichungen zu vermeiden. Angaben zur Währung vermeiden Streit.
Vergleichen Sie regelmäßig die Eingänge auf dem Kontoauszug mit den offenen Rechnungen anhand der Referenz. Mahnen Sie in festen Abständen und bewahren Sie die Nachrichten auf. Die Werkzeuge des Ökosystems importieren keinen Kontoauszug: Der Abgleich erfolgt im Online-Banking oder in Ihrer Buchhaltung. Jeder Abgleich bleibt eine manuelle Aufgabe. Bei Abweichungen sofort nachfassen.
Infoseite: PDF-Rechnungen und selbst geschriebene Erinnerungen; kein Bankabgleich.
