Регистрација во Централен регистар

Што води Централниот регистар

Централниот регистар на Република Северна Македонија е јавна институција што води регистри на правни лица. Трговците, односно друштвата, поединците трговци и подружниците, се запишани во Трговскиот регистар, а здруженијата и фондациите во посебен регистар на други правни лица. Исто така, регистарот го прима и годишниот финансиски извештај на обврзниците.

Запишаните податоци се јавни и секој може да ги пребара: назив, матичен број, седиште, претежна дејност, управувач, начин на застапување и состојба на друштвото. Тие податоци се основа за договорите што ги потпишуваш, зашто банката и купувачот веруваат на она што пишува во регистарот, не на она што сопственикот го тврди.

Регистарот води и податоци за вистинските сопственици на друштвата, во согласност со посебен закон за таа евиденција. Затоа основачот треба однапред да знае кои физички лица на крајот го контролираат друштвото, особено кога содружник е друго друштво или странска фирма. Податокот се собира уште при подготовката на актот, а не откако банката ќе побара објаснување за сопственичката структура.

Како тече пријавата за упис

Пријавата за упис ја поднесува овластен подносител, електронски. Основачот му дава нотарски заверен акт за основање, фотокопии од лични карти или пасоши, доказ за правото на користење на седиштето и податок за дејноста. Подносителот ги проверува документите и ја испраќа пријавата, а решението се добива по електронски пат.

Ако нешто недостасува, регистарот го враќа предметот на дополнување. Најчести причини се непотполни податоци за застапникот, непрецизно напишана дејност и разлика меѓу називот во актот и називот во пријавата. Секое враќање го продолжува рокот, па на подносителот му се дава комплетна папка наместо документи по делови.

Со решението за упис друштвото добива единствен матичен број (ЕМБС). Тој број оди во банка, во УЈП, на фактурите и во секој договор. Договор или фактура издадени пред уписот, со матичен број што сè уште не постои, внимателен купувач може да ги одбие и да побара нови документи по уписот.

Промени по уписот: управувач, седиште, дејност

Секоја промена на запишан податок се пријавува во регистарот со нова пријава, а не само со внатрешна одлука на содружниците. Типични промени се нов управувач, ново седиште, проширена дејност, пренос на удел и промена на капиталот. Додека промената не е запишана, кон трети лица важи старата состојба.

Пример: управувачот се менува на 10 во месецот, а банката добива само интерна одлука. Старото лице и понатаму може да потпишува налози, а новото не може, бидејќи картонот на потписи се менува врз основа на запишаната промена. Правилото е едноставно: најпрво упис, потоа промена кај банката и на фактурите.

Дејностите што бараат дозвола, како угостителство, превоз или здравство, не се стартуваат само со упис на НКД шифра. Дозволата ја издава надлежна институција, а регистарот ја запишува дејноста. Затоа во планот за отворање одвоено се планираат упис и дозвола.

Извод од регистарот и проверка на партнер

Изводот од Трговскиот регистар е документ што банките, тендерите и странските партнери најчесто го бараат како доказ дека друштвото постои, кој го застапува и во каква состојба е. Бараат свеж извод, обично не постар од неколку месеци, затоа провери ги условите на конкретниот повик пред да нарачаш повеќе копии. Странски партнер често бара и превод на изводот, што е посебен трошок и посебен рок.

Регистарот е и алатка за проверка на партнер. Пред да уплатиш аванс од 500.000 денари на нов добавувач, пребарај го неговиот назив: дали е активен, дали седиштето се совпаѓа со адресата од понудата, кој е управувач и дали е започната ликвидација или стечајна постапка. Три минути пребарување се најефтиното осигурување од уплата кон друштво што веќе не работи. Снимка од екранот со датум чувај ја во досието на договорот како доказ дека проверката е направена пред уплатата.

Годишна сметка и податоци во фактурирањето

Годишната сметка се поднесува до Централниот регистар во законски рок, а детали за тоа има на засебна страница за годишна сметка и финансиски извештај. Овде е важно да се запомни дека истиот регистар ги прима и ги објавува податоците, па грешка во годишната сметка е јавно видлива.

Кога се менуваат податоците за друштвото, ажурирај ги и во 4invoices.net: назив, седиште и управувач се појавуваат на новите PDF фактури, додека претходно издадените остануваат во архивата во облик во кој биле издадени. Алатката не го чита регистарот автоматски и не поднесува пријави, па ажурирањето го правиш рачно по уписот на промената.

Ако водиш повеќе друштва, 4softerp.net ги чува книгите одделно по компанија. Датумот на упис на секоја промена запишувај го во белешка до компанијата, за да му покажеш на ревизор или сметководител кога е променет застапникот или седиштето.

Странски основачи и документи на странски јазик

Кога содружник е странско лице или странска фирма, документите од странство се доставуваат преведени од судски преведувач на македонски јазик. Зависно од земјата на потекло, на изводот од странскиот регистар му е потребна заверка со апостил или друг вид легализација, а нотарот сам кажува која форма е потребна за конкретната држава.

Преведувањето и заверките може да траат подолго од самиот упис. Основач од Германија кој испраќа извод од трговскиот регистар по пошта, па чека превод и заверка, лесно губи две до три недели пред пријавата воопшто да стигне до подносителот. Затоа тој дел се започнува први, паралелно со изборот на назив и седиште.

Странскиот основач, исто така, мора да определи лице во Македонија за прием на пошта и покани, а пред да се отвори сметка банката бара податоци за потеклото на средствата, па изводот од дома треба да се подготви уште пред пријавата. Тие прашања не се во надлежност на регистарот, но ја одредуваат динамиката на целата постапка.

ЕМБС е единствениот матичен број на субјектот што го добива друштвото со уписот во Централниот регистар. Се пишува во договори, на фактури и во документите за банка и УЈП. Различен е од даночниот број (ЕДБ), кој го доделува Управата за јавни приходи при даночната регистрација. Двата броја се наведуваат на фактурата кога тоа го бара видот на документот.

Законот не пропишува единствен рок на важење, туку рокот го определува институцијата што го бара изводот. Банки и тендери најчесто бараат документ издаден во последните неколку месеци. Пред да нарачаш извод, прочитај го условот во повикот или во барањето на банката, зашто нарачка на премногу копии може да се покаже непотребна.

Одлуката за нов управувач ја носат содружниците, но пријавата за промена до регистарот ја поднесува овластен подносител со потребните документи. Додека промената не е запишана, кон трети лица важи старата состојба, затоа банката бара запишана промена пред да го смени картонот на потписи. Закажи ги чекорите по редослед и не потпишувај договори со нов потпис пред упис.

Да, податоците за состојбата на друштвото, вклучително и започната ликвидација или стечајна постапка, се јавни и се гледаат во пребарувачот на регистарот. Провери го поднесениот запис пред секоја поголема уплата на аванс и прегледај дали адресата и управувачот се оние од понудата. Ако се разликуваат, побарај објаснување во писмена форма.

Фактури со твоите податоци

PDF фактури со податоците што ги внесуваш; упис се врши во Централниот регистар.