Седиште на компанијата

Што значи седиште и зошто е важно

Седиштето е адресата на друштвото запишана во Трговскиот регистар. На таа адреса УЈП, судови и банки испраќаат решенија, а доставата на запишаната адреса може да се смета за уредна и тогаш кога никој од фирмата не ја подигнал поштата. Затоа адресата мора да биде место каде некој редовно ја проверува поштата.

Седиштето влијае и на надлежноста. Од него зависи кој орган е надлежен за фирмата, а за некои дејности и кој инспекторат ја контролира. Затоа фирма што во документите има еден град, а работи во друг, е лесна цел на дополнителни проверки.

Покрај правната улога, адресата е дел од идентитетот на фирмата кон купувачите: ја читаат на фактурата, на веб-страницата и во договорот. Несовпаѓање меѓу регистарот и фактурата е ситница што банка или странски партнер ја забележува прва.

Закуп, сопственост или адреса на основачот

За седиште е потребен доказ за правото на користење на просторот: договор за закуп, имотен лист или согласност на сопственикот. Ако основачот ја користи својата куќа или стан, потребна е согласност и од останатите сопственици, а во зграда може да се појават и ограничувања на дејност.

Договорот за закуп треба да ја наведува намената и да му дозволува на закупецот да го запише просторот како седиште. Закуп „за живеење“ не е доказ за седиште на фирма, а претходен закуп со кратка важност може да ја остави фирмата без адреса по неколку месеци.

Пример: фирма плаќа 15.000 денари закуп месечно, или 180.000 годишно. Ако договорот истече на 31 декември, а новиот не е потпишан, фирмата на 1 јануари нема доказ за седиште. Затоа продолжувањето се договора три месеци однапред.

Заеднички канцеларии и виртуелна адреса

Заедничките канцеларии (coworking) и услугите за виртуелна адреса нудат адреса, прием на пошта и состаночна просторија. Тоа е практично за мали фирми и фриленсери, под услов провајдерот да издаде договор што е прифатлив како доказ за право на користење и да му дозволи на закупецот да ја запише адресата.

Ризик е кога повеќе фирми имаат иста адреса, а никој не се јавува на врата. Во такви случаи надлежните органи можат да побараат доказ дека фирмата навистина постои на таа адреса. Прашај го провајдерот како се евидентира пошта и колку време ја чува.

Ако дејноста бара објект, лагер или лабораторија, виртуелната адреса не е решение, зашто инспекциите проверуваат вистински простор. За услужни и софтверски фирми што работат на далечина, како и за вработени што работат од различни градови, таа често е доволна.

Промена на седиште

Промената на седиштето бара одлука на содружниците, нов доказ за правото на користење и пријава за промена до Централниот регистар преку овластен подносител. Додека не е запишана, формално важи старата адреса, па поштата продолжува да оди таму.

По уписот пријави ја новата адреса кај банката, УЈП и осигурувачите, а ажурирај ја на фактурите, договорите, меморандумот и веб-страницата. Во 4invoices.net адресата се менува во профилот на друштвото, а претходно издадените фактури остануваат во архивата со стара адреса, во облик во кој биле издадени.

Ако се преселуваш во друг град, провери ги и локалните давачки, зашто комуналните такси и даноците на имот зависат од општината. Пример: пренос на склад од еден во друг град менува и кој инспекторат ја надгледува просторијата.

Седиште, дејност и дозволи

Просторот мора да одговара на дејноста. За продавница, угостителски објект или производство се бараат согласност за намена, противпожарни и санитарни услови, а општината и надлежните инспекции можат да проверат дали просторот ги исполнува. Договор за закуп на „канцеларија“ не е доволен за ресторан.

Затоа пред потпишување на закуп побарај од закуподавецот копија од документот за намена на објектот. Ако нешто не е јасно, прашај ја општината. Грешка во тој чекор значи плаќање закуп и неможност да се отвори.

Седиштето и местото на работење не мора да се исти. Фирмата може да има седиште во канцеларија, а да работи во магацин на друга адреса, но секое место на вршење на дејноста има свои услови и се пријавува според прописите за таа дејност.

Веб-страница и онлајн присуство на фирмата

Фирма што продава онлајн треба на веб-страницата да ги наведе називот, седиштето и матичниот број, според прописите за електронска трговија. Тие податоци мора да се совпаѓаат со регистарот, затоа кога се менува адресата, страницата се ажурира истиот ден.

За веб-страница, интернет-продавница или внатрешни апликации можеш да користиш хостинг и VPS во податочни центри во ЕУ преку 4hosting.net. Услугата не заменува правна адреса и не е седиште: тоа е техничка инфраструктура, а правното седиште останува запишано во Македонија.

Фактурата за хостинг чувај ја со останатите расходи. Во 4invoices.net се издаваат твоите фактури, а примените фактури од добавувачи ги чува сметководителот во книгите.

Список пред потпис на закуп за седиште

Пред да потпишеш закуп, побарај од закуподавецот имотен лист и провери дали тој е вистински сопственик, како и дали објектот е под хипотека или постои забрана за отуѓување. Закуп потпишан со лице кое нема право да издава простор може да ја остави фирмата без адреса во средина на годината.

Во договорот запиши изрично дека закупецот има право да го запише просторот како седиште на правното лице во Централниот регистар и да постави натпис. Некои закуподавци тоа го забрануваат, а ако се заборави, подоцна се води спор додека фирмата е запишана на адреса што не може да ја користи.

Договори и што се случува со депозитот, со реновирањето и со раскинот. Ако закупот се раскинува со отказен рок од три месеци, фирмата има доволно време да побара нов простор и да пријави промена на седиште без прекин во работењето.

Може, ако имаш право да го користиш за таа намена и добиеш согласност од останатите сопственици, а договорот или имотниот лист го докажуваат правото. Некои згради и урбанистички планови ограничуваат дејност во станбени простории. Провери ги правилата на зградата и општината, бидејќи пријавата може да биде оспорена ако просторот не е наменет за дејност, а соседите можат да се пожалат на бучава или на посетители.

Ако немаш нов договор, фирмата нема доказ за право на користење, а поштата продолжува да оди на старата адреса. Пријавата за промена на седиште се поднесува пред истекот на договорот. Продолжувањето на закупот договори го најмалку три месеци однапред и чувај го потпишаниот договор, бидејќи банката и инспекциите можат да го побараат.

Рокот зависи од комплетноста на документите и од оптовареноста на регистарот. Содружниците носат одлука, подносителот ја поднесува пријавата, а регистарот ја запишува промената. Земи неколку работни дена и додади време за ажурирање кај банката и УЈП. Не печати нови фактури со новата адреса додека промената не е запишана во регистарот, и на крај провери ги сите документи на кои стои адресата: меморандум, понуди, договори и интернет-страница.

Не. Техничкиот сервер каде работи веб-страницата не е правна адреса на фирмата. Седиштето е адресата запишана во Централниот регистар. 4hosting.net нуди хостинг и VPS за техничка поставеност, но тоа не го заменува седиштето, ниту ја менува местото каде фирмата прима службена пошта. За службена пошта останува одговорна адресата од регистарот.

Седиште на документите

Ги ажурираш податоците во своите документи; регистрацијата е кај надлежниот орган.