Сметководство и законски обврски

Што мора да постои во деловните книги

Друштвата во Македонија водат деловни книги според прописите за сметководство: дневник, главна книга и помошни евиденции за купувачи, добавувачи, основни средства и залиха. Секоја трансакција се книжи врз документ, па без фактура, извод или договор нема основа за книжење. Затоа документот е почетна точка на сметководството, а не додаток што се собира на крајот.

Системот е двојно книговодство: секој настан се евидентира на две сметки, а збирот на дебитната и кредитната страна мора да биде еднаков. Пример: фирма издава фактура од 59.000 денари, од кои 9.000 е ДДВ. Побарувањето од купувачот расте за 59.000, приходот за 50.000, а обврската за ДДВ за 9.000 денари.

Плаќањето е втор, одвоен настан. Кога купувачот ќе уплати, парите на сметката растат, а побарувањето се затвора. Ако втората книжна ставка недостасува, фактурата во книгите стои како неплатена иако банката веќе ги примила парите, а каматата и опомените тргнуваат врз погрешна основа.

Документи и месечна рутина со сметководителот

Секој месец сметководителот добива: издадени фактури, примени фактури, банкарски изводи, благајнички документи ако има готовина, платни листи и договори што создаваат обврска. Ако еден од овие документи недостасува, книгите се нецелосни, а ДДВ пријавата или платата се пресметуваат врз непотполни податоци, па грешката се открива дури при проверка.

Практично правило е документите да се предаваат до определен ден од следниот месец, на пример до петтиот. Што стигне по тој ден, оди во следниот период. Така сметководителот има фиксен прозорец за затворање, а управувачот знае кога бројките за претходниот месец се конечни.

Папката за предавање секој месец има иста структура: издадени фактури по редослед на број, примени по датум на прием, по еден извод за секоја банкарска сметка, благајна и платни листи. Фирма што документите ги подредува веднаш по приемот, а не на крајот од кварталот, троши многу помалку време на барање изгубена фактура.

Месечни, квартални и годишни обврски

Месечно се пресметуваат и пријавуваат плати и придонеси, а пријавата за ДДВ е месечна или квартална зависно од обврзникот. Секоја пријава има свој рок во следниот месец, па рокот не се памти од глава, туку од календар што сметководителот го испраќа однапред.

Годишно се прави попис, се затвораат книгите, се составува годишната сметка и се поднесува до Централниот регистар, а за данокот на добивка важат правилата на УЈП. Годишната сметка има своја страница, каде е објаснет составот на извештајот и начинот на поднесување.

Задоцнета пријава или уплата носи казна и камата. Фирма што плаќа сметководител 6.000 денари месечно, односно 72.000 годишно, а пропушта еден рок, често плаќа повеќе само за казната и каматата, отколку за цела година услуга. Календарот на рокови е најевтината контрола.

Попис и затворање на годината

Пописот на средства и обврски се врши пред крајот на годината и ја проверува разликата меѓу книговодствената и вистинската состојба. Фирмата што продава стока ја брои залихата, а секоја разлика се образложува како расипување, кражба или грешка при прием, па се книжи според причината.

Пример: книгите покажуваат 120 кутии по 800 денари, вкупно 96.000, а при бројањето има 114 кутии. Мањокот од шест кутии е 4.800 денари и се евидентира како расход или се бара од одговорното лице. Без попис, оваа грешка би останала скриена до првата ревизија или проверка на УЈП.

Побарувањата и обврските се потврдуваат со извод на отворени ставки од купувачите и добавувачите. Купувач што не ја признава фактурата од октомври не може да се води како сигурно побарување, и токму при затворање на годината тој спор мора да се реши или да се запише како ризик.

Внатрешен или надворешен сметководител

Мала фирма со неколку десетици фактури месечно најчесто користи надворешна сметководствена куќа, со фиксен месечен надомест наместо плата. Фирма со многу трансакции, повеќе друштва или десетици вработени често има свој сметководител, или хибрид во кој надворешна куќа ги прави пријавите, а внатрешно лице ги подготвува документите.

При изборот прашај кој точно ќе ја води твојата фирма и кој го заменува при отсуство, како се договара цената за дополнителни услуги, колку брзо се одговара на пораки и какво е обештетувањето при грешка. Договорот го опишува опсегот: книжење, пријави, годишна сметка и застапување пред УЈП.

Управувачот останува одговорен за законитоста на сметководството и ја потпишува годишната сметка. Затоа тој сам треба да ги чита основните месечни показатели: промет, неплатени побарувања, обврски кон добавувачи и состојба на сметка. Таков преглед од половина час месечно го открива проблемот пред да стане казна.

Алатки: фактури, книги и повеќе друштва

4invoices.net издава PDF фактури со нумерација и ги чува во архива, па сметководителот добива уредна листа на издадени документи наместо мејлови со слики. Алатката не води деловни книги и не поднесува пријави кај УЈП.

4softerp.net е финансиски ERP и сметководство за повеќе компании: книгите на секое друштво се одвоени, а основач со две-три фирми има преглед на едно место. Локалните даночни пријави за Македонија не се дел од понудата, па ДДВ-04 и годишниот биланс ги подготвува сметководителот.

Договори формат на размена со сметководителот. Ако тој работи во свој софтвер, побарај извоз во табела и редовна размена по месеци, наместо повремено испраќање слики на фактури по Viber, зашто сликите се тешки за книжење и лесно се губат.

Првата година: што се подготвува одвнатре

Во првата година најважно е да се постави систем, а не да се доведе до совршенство. Договори со сметководителот шема на документи, нумерација на фактурите, начин на предавање и ден на затворање. Фирма што првите шест месеци работи без шема обично ја плаќа со чистење на книгите во втората година.

Раздвој ги личните од фирмените трошоци од првиот ден. Ако основачот плати хостинг од лична картичка, тоа се евидентира како обврска кон основачот и се враќа со одлука, а фактурата мора да гласи на фирмата. Фактура на лично име не може да се книжи како фирмен расход.

Одреди кој во фирмата одобрува трошоци над одредена сума, на пример над 30.000 денари. Едноставно правило за одобрување спречува набавки без документ и му дава на сметководителот јасна основа за секое книжење.

Најчесто месечно, до однапред договорен ден од следниот месец. Сметководителот ги книжи документите, подготвува месечна пресметка и пријави. Фирма со многу фактури може да предава и неделно. Важното е правилото да постои и да се почитува, бидејќи предавање на целата хартија на крајот од годината ги крие грешките и ги поскапува пријавите.

Попис е проверка на реалната состојба на средствата и обврските и споредување со книгите, со записник потпишан од комисија. Се врши пред крајот на годината, а разликите се образложуваат и книжат. Без него годишната сметка може да прикажува залиха или побарувања што не постојат. Кај услужна фирма попис опфаќа побарувања, обврски, готовина и основни средства.

Не. Фирмата може да користи надворешна сметководствена куќа или лице по договор. Одговорноста за законитоста останува кај управувачот, па договорот ги опишува услугите, роковите и одговорноста при грешка. Сопствен сметководител има смисла кога обемот на документи и пријави станува толку голем што надворешна куќа е бавна или скапа за твоите потреби.

Ништо. 4softerp.net е финансиски ERP и сметководство за повеќе компании и не се поврзува со УЈП. Локални даночни пријави за Македонија не се дел од понудата, а ДДВ-04, МПИН и годишниот биланс ги подготвува и поднесува сметководителот. Алатката служи за уредно водење на книгите по друштво и за преглед на едно место.

Поврзан со сметководствената фирма

Помалку барање, побрз заклучок.