btw-nummer aanvragen

Hoe u aan een btw-nummer komt

Zodra een onderneming is ingeschreven bij de KvK, geeft de KvK de gegevens door aan de Belastingdienst. Die stuurt per post of digitaal een btw-identificatienummer, dat begint met NL en eindigt op B gevolgd door twee cijfers. Daarnaast krijgt u een apart nummer voor uw btw-aangifte. De twee nummers zijn niet hetzelfde, en vooral het identificatienummer hoort op uw facturen.

Bij een eenmanszaak was het btw-nummer vroeger gekoppeld aan het burgerservicenummer. Sinds de invoering van het btw-identificatienummer staat het BSN er niet meer in, wat de privacy beschermt. Heeft u nog een oude factuur met uw BSN, dan kunt u die beter vervangen. Komt de brief niet binnen enkele weken aan, neem dan contact op met de Belastingdienst en controleer of uw KvK-gegevens kloppen.

Een nieuwe ondernemer krijgt na de eerste weken ook een vragenlijst over de verwachte omzet en de aard van de activiteiten. Vul die zorgvuldig in. Op basis van uw antwoorden bepaalt de Belastingdienst of u btw-plichtig bent en welk aangifteritme bij u past. Een onjuist antwoord kan later leiden tot navorderingen of correcties.

Wanneer u btw berekent en wanneer niet

Het uitgangspunt is dat een ondernemer btw berekent over zijn omzet. Het algemene tarief is 21 %, het verlaagde tarief 9 % geldt onder meer voor voedingsmiddelen, boeken en geneesmiddelen, en bepaalde leveringen, zoals export buiten de EU, hebben een nultarief. Sommige diensten zijn vrijgesteld, bijvoorbeeld medische zorg en onderwijs. Voor die vrijgestelde handelingen kunt u geen btw aftrekken op uw inkopen.

Een kleine ondernemer kan kiezen voor de KOR, de kleineondernemersregeling. De omzetgrens ligt op 20.000 euro per kalenderjaar. Wie de regeling toepast, berekent geen btw en kan ook geen voorbelasting aftrekken. De keuze is niet vrijblijvend: u meldt zich aan bij de Belastingdienst, en u zit er een bepaalde periode aan vast, dus lees de voorwaarden zorgvuldig.

Een voorbeeld van een misverstand: iemand levert een softwareabonnement aan een Duitse onderneming en rekent 21 % btw, terwijl bij zakelijke diensten aan een btw-ondernemer in een andere lidstaat de btw doorgaans wordt verlegd. De factuur moet dan het btw-nummer van de klant tonen en de tekst dat de btw is verlegd. Zulke gevallen verdienen een korte controle voordat u factureert.

Wat er op een factuur moet staan

Een btw-factuur bevat de datum, een uniek volgnummer, de naam en het adres van leverancier en afnemer, en uw btw-identificatienummer. Daarnaast noemt u de omschrijving van de geleverde goederen of diensten, de leveringsdatum als die afwijkt van de factuurdatum, het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag. Bij een nultarief of verlegging vermeldt u de reden duidelijk.

Bij een BV komt het KvK-nummer erbij. Bij een eenmanszaak is het zinvol hetzelfde te doen. Facturen aan consumenten mogen vereenvoudigd zijn als het totaalbedrag laag is, maar in de praktijk kiezen ondernemers vaak voor de volledige variant, omdat die in alle gevallen voldoet. Een onvolledige factuur kan ertoe leiden dat uw klant geen btw mag aftrekken.

Let op het volgnummer. Het moet doorlopend en uniek zijn, zodat een inspecteur kan zien dat er geen facturen ontbreken. Wijzigt u de opmaak halverwege het jaar, behoud dan de reeks. Wie een factuur moet corrigeren, maakt een creditnota en een nieuwe factuur, in plaats van het origineel te overschrijven.

Aangifte, betaling en termijnen

Voor de meeste ondernemers is het aangifte-tijdvak een kwartaal. Bij een grotere omzet of op verzoek kan de Belastingdienst een maandelijkse aangifte opleggen. De aangifte en de betaling moeten uiterlijk aan het einde van de maand na het tijdvak binnen zijn. U doet de aangifte online via het ondernemersportaal van de Belastingdienst of laat dat door uw accountant doen.

De aangifte telt de btw die u in rekening bracht (verschuldigde btw) minus de btw op uw zakelijke inkopen (voorbelasting). Is het saldo negatief, dan krijgt u het bedrag terug. Houd er rekening mee dat privé-uitgaven niet aftrekbaar zijn, en dat voor bepaalde kosten, zoals representatie, beperkingen gelden. Leg de bewijsstukken vast bij elke aangifte.

Een betaling die te laat binnenkomt, kan leiden tot een boete en heffingsrente. Zet de btw daarom direct bij ontvangst van een betaling opzij op een aparte rekening. Zo zit u niet zonder geld op het moment dat de aangifte moet worden betaald, wat bij groeiende bedrijven een veelvoorkomend probleem is.

Het btw-nummer van uw klant controleren

Bij zakelijke leveringen binnen de EU bent u verplicht te weten of uw klant een geldig btw-nummer heeft. Het VIES-systeem van de Europese Commissie laat zien of een nummer actief is. Controleer dit vóór de levering en bewaar een screenshot of bevestiging bij het dossier. Zo kunt u later aantonen dat u te goeder trouw handelde, ook als blijkt dat het nummer achteraf is vervallen.

Voor Nederlandse klanten is een controle eenvoudiger, omdat het nummer begint met NL en de gegevens ook via de KvK te beoordelen zijn. Vraag bij een nieuwe klant altijd naar het btw-nummer en voer het in uw administratie in. Een ontbrekend nummer is een reden om de btw toe te passen alsof de klant een particulier is.

Wat 4invoices en 4softerp wel en niet doen

In 4invoices vult u uw btw-nummer en het btw-tarief per factuur zelf in; het product bepaalt het tarief niet en controleert het nummer niet bij VIES. U krijgt pdf-facturen met een archief van uw uitgaande facturen. 4softerp is een algemene financiële administratie voor meerdere bedrijven.

Beide producten maken geen btw-aangifte en sturen niets naar de Belastingdienst. De aangifte blijft uw taak, of die van uw administratiekantoor.

In de regel enkele weken na uw inschrijving bij de KvK. De Belastingdienst stuurt het btw-identificatienummer en een apart nummer voor de aangifte. Komt er niets binnen, controleer dan uw KvK-gegevens en neem contact op met de Belastingdienst. Zonder btw-nummer kunt u geen volledige btw-factuur maken, en u kunt dan ook geen btw aftrekken.

Het identificatienummer begint met NL en staat op uw facturen en in contacten met relaties in andere EU-landen. Het aangiftenummer gebruikt u om de btw-aangifte in te dienen en om te betalen aan de Belastingdienst. Ze zijn niet uitwisselbaar. Zet alleen het identificatienummer op de factuur; het aangiftenummer hoort bij de communicatie met de Belastingdienst.

Niet altijd. Valt u onder de KOR, dan rekent u geen btw. Voor vrijgestelde activiteiten, zoals medische zorg of onderwijs, geldt een vrijstelling. Export buiten de EU kent een nultarief. Voor alle andere leveringen en diensten rekent u 21 % of 9 % afhankelijk van het product. Twijfelt u, vraag het aan de Belastingdienst of een adviseur.

De meeste ondernemers doen aangifte per kwartaal. Een maandelijks ritme komt voor bij een grote omzet of op verzoek. De aangifte en betaling moeten uiterlijk aan het einde van de maand na het tijdvak zijn gedaan. Vraagt u btw terug, dan kan de Belastingdienst u vragen om maandelijks aangifte te doen.

btw-nummer: overzicht

Informatiepagina: aanvraag en aangifte lopen via de Belastingdienst.