Zakelijke rekening en SEPA

Waarom een aparte zakelijke rekening

Een BV is een eigen rechtspersoon en moet dus een eigen rekening hebben. Voor een eenmanszaak is een zakelijke rekening wettelijk niet verplicht, maar de administratie wordt er veel overzichtelijker door. Wie zakelijke en privé-uitgaven mengt, moet bij een controle van de Belastingdienst elke afschrijving uitleggen. Een aparte rekening scheelt daarmee tijd bij de aangifte en bij de accountant.

Daarnaast sturen veel banken zakelijke klanten bij het openen een identiteits- en integriteitscontrole toe. Verwacht vragen over de aard van uw activiteiten, de herkomst van het kapitaal en uw verwachte betaalstromen. Houd uw KvK-uittreksel, uw identiteitsbewijs en een korte beschrijving van uw bedrijf bij de hand, want dat versnelt het proces aanzienlijk.

Vergelijk aanbieders op kosten per transactie, mogelijkheden voor betaalverzoeken, de manier waarop u de rekening aan uw boekhouding kunt koppelen en de beschikbaarheid van een betaalpas. Een startende ondernemer met weinig transacties heeft andere behoeften dan een webshop met honderden betalingen per week. Kies dus op basis van uw verwachte volume.

Een praktisch voorbeeld: een webdesigner die in januari een factuur van 3.000 euro ontvangt, ziet het bedrag op een gemengde rekening staan en geeft het deels privé uit. In april blijkt er onvoldoende over voor de btw-afdracht van het eerste kwartaal. Met een aparte zakelijke rekening en een vaste overboeking naar een btw-spaarrekening was dat niet gebeurd. De discipline zit dus in de inrichting, niet in het geheugen.

SEPA en IBAN in de praktijk

SEPA staat voor Single Euro Payments Area. Binnen die zone werken overboekingen in euro volgens dezelfde regels en met dezelfde IBAN-structuur. Een Nederlands IBAN begint met NL en bevat achttien tekens. Een SEPA-overboeking is meestal binnen één werkdag bij de begunstigde, en bij instant payments zelfs binnen enkele seconden, al hangt dat af van de bank.

Naast de gewone overboeking bestaat er de SEPA-incasso. Hiermee kunt u, met een machtiging van de klant, bedragen automatisch laten afschrijven. Dat is handig voor abonnementen, maar het vereist een incassocontract met uw bank en een correct bewaarde machtiging. Een klant kan een incasso binnen een wettelijke termijn laten terugboeken.

Voor betalingen buiten de eurozone gelden andere kosten en termijnen. Een factuur in Britse ponden of Amerikaanse dollars leidt tot omrekeningskosten, en soms tot een koersverschil tussen factuurdatum en betaaldatum. Houd dat in uw prijsstelling in het oog, en leg vast welke koers u gebruikt.

Wie vaak met buitenlandse klanten werkt, kijkt ook naar de wisselkoersopslag en naar de vraag of de bank een tweede rekening in vreemde valuta aanbiedt. Zo kunt u dollars of ponden ontvangen zonder meteen om te rekenen, en zelf het gunstige moment kiezen. Houd er rekening mee dat u voor de btw-aangifte en de jaarrekening altijd in euro's rapporteert.

iDEAL, betaalverzoeken en betalen op rekening

In Nederland betalen consumenten online vooral met iDEAL, dat rechtstreeks verwijst naar het internetbankieren. Voor een webshop is iDEAL praktisch onmisbaar, en u regelt het meestal via een betaaldienstverlener. Zakelijke klanten betalen daarentegen vaker op factuur, met een vaste betalingstermijn en een overschrijving naar uw IBAN.

Een betaalverzoek per e-mail of sms, bijvoorbeeld met een link naar de betaalpagina van uw bank, verkort de betaaltijd. Het werkt goed bij kleine bedragen en bij particuliere klanten. Bij grotere zakelijke facturen blijft het gebruikelijk om een pdf-factuur met IBAN en betalingskenmerk te sturen.

Vermeld op elke factuur de naam van de rekeninghouder, het IBAN en een kenmerk waaraan u de betaling herkent, bij voorkeur het factuurnummer. Klanten die het kenmerk weglaten, veroorzaken uitzoekwerk. Een duidelijk kenmerk bespaart u minuten per betaling, en bij honderden facturen per jaar loopt dat op.

Betalingen aan facturen koppelen

Bij het afletteren legt u elke ontvangen betaling naast de bijbehorende factuur. Dat kan handmatig in een spreadsheet of in boekhoudsoftware die bankafschriften inleest in formaten zoals CAMT.053. De meeste banken bieden deze export aan. Het afletteren is ook nodig om vast te stellen welke klanten nog niet betaald hebben.

Een veelvoorkomende situatie is een klant die twee facturen met één betaling voldoet. Zonder duidelijk kenmerk moet u zelf uitzoeken welke bedragen erin zitten. Vraag klanten daarom om per factuur te betalen of om de factuurnummers te noemen. Een korte opmerking op de factuur helpt hierbij.

Houd ten slotte de bedragen bij die u voor de btw opzij zet. Een aparte spaarrekening voor btw voorkomt dat u het geld uitgeeft dat u binnen enkele weken moet afdragen. Dat is vooral belangrijk als de betalingen van klanten onregelmatig binnenkomen.

Achterstallige betalingen en herinneringen

Betaalt een zakelijke klant niet binnen de afgesproken termijn, stuur dan een vriendelijke herinnering. Daarna volgt, bij uitblijven, een aanmaning. Voor consumenten geldt een wettelijke veertiendagenbrief voordat u incassokosten mag rekenen. Voor zakelijke klanten geldt dat niet, maar een heldere termijn in de aanmaning is gebruikelijk.

Tussen ondernemers geldt een wettelijke handelsrente over achterstallige bedragen. De hoogte staat op de overheidssite en wijzigt periodiek. Wilt u het recht op rente behouden, vermeld dan de betalingstermijn en uw voorwaarden op de factuur en in de overeenkomst. Zo staat u sterker als een klant blijft talmen.

Leg bij elke herinnering de factuurdatum, het openstaande bedrag en het gewenste betaaltijdstip vast in uw administratie, zodat u later kunt aantonen wanneer u contact opnam.

Wat 4invoices en 4notify hierbij bieden

4invoices maakt pdf-facturen waarop u zelf IBAN en betalingskenmerk zet; de facturen staan in een archief. Het importeert geen bankafschriften en koppelt geen betalingen. 4notify verstuurt sms- en e-mailberichten vanuit uw account, zodat u zelf geschreven herinneringen kunt verzenden.

Automatische bewaking van vervaldatums en automatisch afletteren zijn er niet. Dat blijft werk voor u of uw boekhoudpakket.

Wettelijk niet, maar het is sterk aan te raden. Met een aparte rekening kunt u omzet, kosten en btw eenvoudig scheiden en hoeft u bij een controle niet elke privéafschrijving uit te leggen. Voor een BV is een eigen rekening wel vereist, omdat de vennootschap een zelfstandige rechtspersoon is met eigen vermogen en schulden.

Een gewone SEPA-overboeking staat meestal binnen één werkdag op de rekening van de begunstigde. Bij instant payments is dat binnen enkele seconden, mits beide banken dat ondersteunen. In het weekend of op feestdagen kan een gewone overboeking tot de volgende werkdag duren. Houd daar rekening mee wanneer u een betalingstermijn afspreekt of een deadline voor een klant stelt.

Een betalingskenmerk is een vermelding bij de overboeking waaraan u een betaling herkent, meestal het factuurnummer. Het voorkomt dat u onbekende bedragen moet uitzoeken. Zet het op de factuur, samen met het IBAN en de naam van de rekeninghouder. Wie meerdere facturen tegelijk betaalt, kan alle nummers in het kenmerk noemen.

Tussen ondernemers geldt een wettelijke handelsrente over achterstallige betalingen; de hoogte staat op de overheidssite. Een duidelijke betalingstermijn op de factuur of in de overeenkomst is daarbij belangrijk. Bij consumenten mag u pas incassokosten rekenen na een aanmaning met een betalingstermijn van minimaal veertien dagen. Leg uw afspraken schriftelijk vast.

Zakelijke rekening en facturen

Informatiepagina: pdf-facturen en zelf geschreven herinneringen; geen bankkoppeling.