Eenmanszaak en ZZP

Wat de eenmanszaak inhoudt

De eenmanszaak is geen aparte rechtspersoon: u en uw bedrijf zijn juridisch dezelfde partij. Inschrijven doet u bij de KvK, daarna ontvangt u een KvK-nummer en vraagt de Belastingdienst u om gegevens voor de btw. Er is geen minimumkapitaal en geen akte. Voor freelancers die snel willen beginnen is dat een groot voordeel ten opzichte van een BV.

De keerzijde is dat uw privévermogen aansprakelijk is voor bedrijfsschulden. Een zzp'er die voor een opdrachtgever een fout maakt, kan dus met zijn eigen spaargeld of woning aangesproken worden. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is daarom bij veel opdrachten gebruikelijk, en sommige opdrachtgevers eisen haar zelfs contractueel.

Naast de KvK-inschrijving kunt u zich ook als arbeidsongeschikte ondernemer verzekeren. Voor zzp'ers bestaat geen wettelijke ziekengeldregeling zoals voor werknemers, dus een uitval van enkele weken betekent in de regel dat de omzet stopt. Een arbeidsongeschiktheidsverzekering is een eigen keuze, maar bij een gezin of hypotheek is het verstandig dit scenario eens door te rekenen met een adviseur.

Als zzp'er in de inkomstenbelasting

De winst van uw eenmanszaak telt mee in box 1 van de inkomstenbelasting, naast eventuele andere inkomsten. Voor ondernemers bestaan fiscale faciliteiten, zoals de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en de MKB-winstvrijstelling. Het bedrag van deze aftrekposten wijzigt geregeld, dus lees de actuele cijfers op de site van de Belastingdienst of vraag het aan een adviseur.

Voor de zelfstandigenaftrek geldt het urencriterium: u moet in een kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan uw onderneming besteden en daarbij het grootste deel van uw werktijd aan het bedrijf. Wie naast een baan freelance werkt, haalt dat criterium vaak niet. Houd daarom een eenvoudige urenregistratie bij; bij een controle is dat het bewijsstuk waar de inspecteur naar vraagt.

Zet voor de inkomstenbelasting elke maand een deel van uw omzet opzij. Een veelgebruikte aanpak is een aparte spaarrekening voor btw en een tweede voor inkomstenbelasting en premies, zodat u bij de aanslag niet voor verrassingen komt te staan. Hoe hoog dat percentage moet zijn, hangt af van uw winst, uw aftrekposten en uw persoonlijke situatie.

Btw voor een eenmanszaak: 21 %, 9 % of KOR

Als ondernemer berekent u btw over uw omzet: meestal 21 %, voor sommige goederen en diensten 9 %. De aangifte doet u doorgaans per kwartaal, en uiterlijk aan het einde van de maand na het tijdvak moeten aangifte en betaling bij de Belastingdienst zijn. U trekt de btw af die leveranciers u in rekening brengen, bijvoorbeeld op een laptop of de huur van een werkplek.

Wie een kleine omzet heeft, kan kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Dan rekent u geen btw aan uw klanten en trekt u ook zelf geen voorbelasting af. De omzetgrens bedraagt 20.000 euro per kalenderjaar. De KOR is vooral gunstig voor zzp'ers met particuliere klanten, die de btw niet kunnen verrekenen. Voor wie vooral aan bedrijven levert, is aftrek van voorbelasting vaak aantrekkelijker.

Bewaar de bonnen van uitgaven zorgvuldig, ook die van de ondernemersruimte thuis. Alleen kosten die zakelijk zijn en uit uw administratie blijken, komen voor aftrek in aanmerking. Een afschrift van de bank is geen bewijs voor wat u kocht, dus bewaar de factuur zelf. Bij een boekencontrole beoordeelt de inspecteur uw bewijsstukken, niet uw herinnering.

Wat er op een zzp-factuur moet staan

Een factuur van een eenmanszaak bevat minimaal uw naam en adres, die van de afnemer, de factuurdatum en een uniek volgnummer. Daarnaast komen de omschrijving van de levering of dienst, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, plus uw btw-identificatienummer en uw KvK-nummer. Valt u onder de KOR, dan vermeldt u geen btw en noemt u dat u de regeling toepast.

Let op de betalingstermijn. In de zakelijke praktijk is 14 of 30 dagen gangbaar, en zonder andere afspraak geldt tussen ondernemers een wettelijke termijn van 30 dagen, en een afspraak van meer dan zestig dagen kan worden aangevochten. Noteer de afgesproken termijn op de factuur en bewaar kopieën zeven jaar; dat is de fiscale bewaartermijn voor uw administratie.

Een voorbeeld: u factureert een klant 1.000 euro exclusief 21 % btw. Op de factuur staan dan 210 euro btw, in totaal 1.210 euro, en u draagt die 210 euro via de aangifte af, na aftrek van de btw op uw eigen inkopen. Valt u onder de KOR, dan staat er 1.000 euro op de factuur en blijft dat bedrag in zijn geheel uw omzet.

Wanneer een BV beter past dan een eenmanszaak

Naarmate de winst groeit, wordt de combinatie van hoge inkomstenbelasting en onbeperkte aansprakelijkheid minder aantrekkelijk. Een veelgehoorde vuistregel is dat een BV pas loont bij een stevige, structurele winst, maar daar zit geen vaste grens in. Overstappen heeft ook kosten: notaris, jaarrekening en een DGA-salaris. Laat dus eerst doorrekenen wat het netto oplevert.

Een tussenstap is een samenwerking of vof, maar dan zijn de vennoten hoofdelijk aansprakelijk. Zzp'ers die in teamverband werken, kiezen daarom soms voor een BV met een eigen verzekering. Het goede moment verschilt per sector en per opdrachtgever, dus bespreek het met een adviseur.

Houd ook rekening met de pensioenopbouw. Als zzp'er bouwt u zelf geen werknemerspensioen op, naast de AOW. Wie niets regelt, komt na de pensioenleeftijd vaak met alleen het basisbedrag uit de bus. Vraag een financieel adviseur welke vorm van lijfrente of sparen past, want de fiscale regels hiervoor verschillen per productsoort.

Hoe de 4b2b-modules een zzp'er helpen

Met 4invoices maakt u pdf-facturen met een eigen volgnummer en bewaart u uw uitgaande facturen in een archief. Dat volstaat voor een zzp'er die vooral overzicht wil. 4notify kan e-mail- of sms-herinneringen versturen die u zelf schrijft. De module houdt uw omzet niet bij en meldt niets aan de Belastingdienst.

De KOR-omzetgrens bewaakt u dus zelf, of samen met uw boekhouder. Er is geen koppeling met de KvK of Belastingdienst.

Zzp is een werkvorm, geen rechtsvorm. Een zzp'er werkt zonder personeel voor eigen rekening en heeft meestal een eenmanszaak, maar kan ook een BV of vof gebruiken. Voor de Belastingdienst telt of u ondernemer bent, en dat hangt onder meer af van zelfstandigheid, risico en het aantal opdrachtgevers, niet van de naam die u gebruikt.

Het urencriterium vraagt minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan uw onderneming, en daarbij moet u meer dan de helft van uw totale werktijd in het bedrijf steken. Bij een startende ondernemer gelden iets andere voorwaarden. Houd een urenlijst bij met data, opdrachten en tijd, zodat u dit bij een controle kunt aantonen.

Niet als u gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR). Dan factureert u zonder btw en trekt u ook geen voorbelasting af. U meldt u daarvoor aan bij de Belastingdienst en bewaakt zelf de omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar. Zonder aanmelding blijft u gewoon btw-plichtig, ook bij een lage omzet. Raadpleeg de actuele voorwaarden van de Belastingdienst voor de details.

U bewaart facturen, bankafschriften, contracten en bonnetjes die voor uw belastingaangifte van belang zijn. De fiscale bewaartermijn bedraagt zeven jaar. Voor sommige gegevens over onroerend goed geldt een langere termijn. Bewaren mag digitaal, zolang de stukken leesbaar blijven en snel op te vragen zijn voor een controle van de Belastingdienst.

De beoordeling gebeurt op de feitelijke werkwijze: werkt u onder leiding en toezicht, in vaste tijden, zonder eigen risico of andere opdrachtgevers, dan kan het een dienstbetrekking zijn. Een goede overeenkomst alleen is niet genoeg. Laat bij twijfel uw opdracht beoordelen door een jurist of adviseur en leg uw eigen werkwijze vast.

ZZP en facturatie

Informatiepagina: pdf-facturen; geen Peppol en geen omzetbewaking.