Inschrijving KvK en bedrijfsgegevens

Wie zich moet inschrijven

Wie een onderneming drijft, schrijft zich in bij de KvK. Dat geldt voor eenmanszaken, vennootschappen onder firma, besloten vennootschappen en stichtingen met een onderneming. Alleen incidentele inkomsten zonder ondernemingskarakter vallen erbuiten. Of er sprake is van een onderneming hangt af van onder meer duurzaamheid, winststreven en deelname aan het economisch verkeer; bij twijfel geeft de KvK uitleg.

Bij een BV verzorgt de notaris de inschrijving. Een eenmanszaak schrijft u zelf in via de KvK, met een geldig identiteitsbewijs en een afspraak of digitale verificatie. Daarna kunt u een uittreksel opvragen, dat banken, verhuurders en grote opdrachtgevers vaak als eerste vragen.

In de praktijk begint de inschrijving vaak bij een bank of een aanstaande klant die om een KvK-nummer vraagt. Zonder nummer opent een bank meestal geen zakelijke rekening en tekent een grote opdrachtgever geen raamovereenkomst. Schrijf u dus in voordat de eerste opdracht definitief wordt, zodat u niet onder tijdsdruk gegevens hoeft te verzinnen.

Wat er in het Handelsregister staat

Het Handelsregister bevat onder meer de handelsnaam, het KvK-nummer, de rechtsvorm, het vestigingsadres en de activiteiten, uitgedrukt in SBI-codes. Een groot deel van de gegevens is openbaar. Alleen bij natuurlijke personen is het woonadres in veel gevallen afgeschermd; het adres van een zakelijke vestiging blijft zichtbaar. Wie thuis werkt, kan dat meenemen in de keuze van een vestigingsadres.

Daarnaast kent het register een vestigingsnummer. Heeft u meerdere filialen, dan krijgt elke vestiging een eigen nummer, naast het ene KvK-nummer van de onderneming. Dat onderscheid is belangrijk als facturen en pakketten namens een specifieke locatie worden verstuurd.

Een voorbeeld: een eenmanszaak met een thuiskantoor kiest vaak voor het woonadres als vestigingsadres, maar wil niet dat klanten daar aan de deur komen. Een postadres of een zakelijk adres kan dan uitkomst bieden. Bepaal dit vooraf, want het adres in het register verschijnt daarna in veel openbare bronnen en op uittreksels.

De handelsnaam is vrij te kiezen binnen de wettelijke grenzen. Een naam die te veel lijkt op die van een bestaand bedrijf kan tot een geschil leiden, ook als de KvK de inschrijving accepteert. Zoek vooraf in het register en in het merkenregister van het Benelux-Bureau voor Intellectuele Eigendom of uw voorkeursnaam al in gebruik is.

Gegevens op facturen en contracten

Op een factuur moeten de naam en het adres van uw onderneming staan, evenals uw KvK-nummer en btw-identificatienummer. Bij een BV noemt u de statutaire naam, niet de handelsnaam alleen. Voor een webshop komt hierbij de verplichte informatie voor consumenten: contactgegevens en, bij sommige rechtsvormen, het adres van de statutaire zetel.

Gebruikt u verschillende handelsnamen, zet dan in het contract de naam van de juridische entiteit voorop. Een klant die een vordering heeft, moet kunnen zien wie zijn wederpartij is. Een verkeerde bedrijfsnaam kan in een incassozaak vertraging opleveren, terwijl een correct KvK-nummer de zoektocht in het register meteen eenvoudig maakt.

Voeg bij nieuwe klanten uw KvK-nummer toe aan de offerte. Zo kan de ontvanger bij zijn eigen debiteurenadministratie snel zien met wie hij zaken doet, en voorkomt u dat een factuur wordt teruggestuurd vanwege onvolledige gegevens. Veel inkoopafdelingen controleren een leverancier op het KvK-nummer voordat ze hem opnemen in hun systeem.

Wijzigingen doorgeven

Verhuist u, wijzigt u de bedrijfsnaam of komt er een nieuwe bestuurder, dan geeft u dit door aan de KvK. De wettelijke termijn voor veel wijzigingen is kort, dus doe het zo snel mogelijk. Een achterhaald adres kan ertoe leiden dat de Belastingdienst of een deurwaarder post naar het verkeerde adres stuurt, met alle gevolgen van dien.

Pas na de wijziging in het register past u uw eigen gegevens aan. Denk aan uw website, uw e-mailhandtekening, offertesjablonen en lopende contracten. Maak daarvoor een korte lijst, zodat u niets overslaat. Zo staan op elk document dezelfde gegevens als in het register.

Zet voor uzelf een vaste routine neer: bij elke wijziging in het register volgt een controle van de vijf plekken waar gegevens staan, namelijk de website, de facturen, de offertesjablonen, de e-mailhandtekening en de bankgegevens. Een korte checklist op papier voorkomt dat een nieuw adres maanden later nog op een oude brief staat.

Het KvK-uittreksel gebruiken

Een uittreksel is een momentopname. Het toont wie bevoegd is om te tekenen, wat de rechtsvorm is en sinds wanneer de onderneming bestaat. Veel zakelijke partners vragen om een recent uittreksel voordat ze een grote order bevestigen. Bewaar het digitaal en vraag een nieuw exemplaar als er iets is gewijzigd.

Voor een BV is de vermelding van de bevoegdheid cruciaal. Een contract getekend door iemand zonder bevoegdheid kan later worden aangevochten. Controleer het uittreksel van een nieuwe zakelijke relatie dus ook zelf, en niet alleen het uithangbord van de website.

Een uittreksel zegt niets over de financiële gezondheid van een bedrijf. Wilt u het risico op wanbetaling inschatten, kijk dan ook naar de gedeponeerde jaarrekening, die bij de KvK is op te vragen voor rechtspersonen, en naar betalingsgedrag in uw eigen ervaring. Een recente oprichting is op zich geen waarschuwing, maar vraagt wel om voorzichtigheid bij grote orders op krediet.

Waar 4invoices en 4softerp hier toe bijdragen

In 4invoices legt u uw bedrijfsgegevens eenmalig vast, waarna ze op de pdf-facturen verschijnen. In 4softerp beheert u een algemene administratie voor meerdere bedrijven, zodat de gegevens per entiteit gescheiden blijven. Het register zelf blijft uw bron: de producten halen niets op bij de KvK.

Er is dus geen koppeling met de KvK. Na een wijziging past u de gegevens in uw account zelf aan.

Voor wie een onderneming drijft, is inschrijving in het Handelsregister verplicht. Het gaat om eenmanszaken, vof's, BV's en andere vennootschappen met ondernemingskarakter. Wie alleen incidenteel een klus doet zonder winststreven, is meestal niet verplicht. Twijfelt u, vraag de KvK om uitleg, want een late of vergeten inschrijving kan een boete opleveren.

Voor een nieuwe inschrijving betaalt u een eenmalig bedrag. Het tarief wordt jaarlijks vastgesteld en staat op de website van de KvK. Voor een BV rekent ook de notaris zijn eigen kosten. Een uittreksel kost apart een klein bedrag. Controleer de actuele tarieven, want ze worden regelmatig aangepast, en vraag uw notaris naar zijn offerte.

Het KvK-nummer staat op de bevestiging van uw inschrijving en op elk uittreksel en bestaat uit acht cijfers. Bij een vestiging komt een apart vestigingsnummer bij. Zet het KvK-nummer op uw facturen, offertes en website, zodat relaties uw gegevens eenvoudig kunnen terugvinden in het register. Staat het nummer er niet op, dan kan een inkoopafdeling uw factuur terugsturen.

Ja, wijzigingen in naam, adres, activiteiten of bestuur moet u binnen de wettelijke termijn melden, en die termijn is kort. Een niet bijgewerkt register geeft problemen met banken, de Belastingdienst en opdrachtgevers. Vul de melding online in en bewaar de bevestiging bij uw administratie, zodat u kunt aantonen wanneer u de wijziging doorgaf.

Bedrijfsgegevens eenmalig vastleggen

Informatiepagina: gegevens verschijnen op uw facturen; geen KvK-koppeling.