Mã số thuế của doanh nghiệp được cấp cùng giấy chứng nhận đăng ký và trùng với mã số doanh nghiệp. Tên, địa chỉ và mã số thuế ghi trên hóa đơn phải khớp hồ sơ đăng ký, nếu không bên mua có thể bị từ chối khấu trừ hoặc tính chi phí.
Với doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp đồng thời là mã số thuế. Thông tin đăng ký được chuyển sang hệ thống của cơ quan thuế, nên doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ đăng ký thuế riêng cho lần cấp đầu tiên. Dãy số gồm mười chữ số.
Đơn vị phụ thuộc như chi nhánh và văn phòng đại diện có mã số thuế mười ba chữ số, trong đó mười chữ số đầu là mã của doanh nghiệp. Cách đánh số này cho phép cơ quan thuế và đối tác nhận ra ngay một hóa đơn do đơn vị nào phát hành và thuộc pháp nhân nào.
Cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh cũng có mã số thuế. Với cá nhân, mã số thuế thường gắn với số định danh cá nhân, nên đối tác tra cứu được thông tin tương ứng trên cổng của cơ quan thuế.
Trên hóa đơn điện tử, người bán phải ghi đúng tên, địa chỉ và mã số thuế của mình, và ghi đúng thông tin người mua nếu người mua là tổ chức hoặc cá nhân có mã số thuế. Chênh lệch một ký tự trong tên hay thiếu một chữ số trong mã số đều có thể khiến phía mua không được khấu trừ thuế hoặc tính chi phí.
Địa chỉ trụ sở là chỗ hay sai nhất. Nhiều doanh nghiệp đổi đơn vị hành chính hoặc chuyển sang địa chỉ mới nhưng vẫn dùng mẫu hóa đơn cũ. Mỗi lần địa giới hành chính đổi tên, hãy rà lại mẫu hóa đơn, hợp đồng và chữ ký email để mọi tài liệu cùng một địa chỉ.
Nên tra cứu mã số thuế của đối tác trước khi lập hóa đơn lần đầu bằng chức năng tra cứu trên cổng của Tổng cục Thuế. Việc tra cứu mất ít phút, nhưng tránh được tình huống phải hủy và lập lại hóa đơn khi khách báo mã số không tồn tại.
Doanh nghiệp dùng tài khoản trên cổng thuế điện tử để nộp tờ khai, theo dõi nghĩa vụ và tra cứu thông báo. Người được giao quản lý tài khoản nên là người có trách nhiệm rõ ràng; khi người này nghỉ việc, thông tin đăng nhập và chữ ký số phải được bàn giao ngay.
Chữ ký số dùng cho nộp tờ khai và ký hóa đơn là chứng thư có thời hạn. Khi hết hạn mà chưa gia hạn, doanh nghiệp không nộp được tờ khai điện tử và không ký được hóa đơn. Ghi ngày hết hạn vào lịch nhắc là thói quen đơn giản nhưng hiệu quả.
Doanh nghiệp còn có thể xem thông báo của cơ quan thuế về rủi ro hóa đơn, yêu cầu giải trình hay thông báo nợ thuế trong mục thông báo của tài khoản. Bỏ sót thông báo là nguyên nhân phổ biến dẫn đến phạt chậm nộp.
Đổi tên, đổi địa chỉ trụ sở, đổi người đại diện theo pháp luật hay bổ sung ngành nghề đều làm thay đổi hồ sơ đã đăng ký. Doanh nghiệp phải thông báo thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn luật quy định, sau đó cơ quan thuế cập nhật theo.
Khi chuyển địa chỉ sang địa bàn do cơ quan thuế khác quản lý, thủ tục thuế phức tạp hơn: doanh nghiệp phải thông báo, hoàn tất nghĩa vụ với cơ quan thuế cũ và chuyển hồ sơ quản lý. Nên làm việc này trước khi phát hành hóa đơn với địa chỉ mới để tránh sai lệch giữa hóa đơn và hồ sơ.
Hóa đơn đã lập trước ngày thay đổi giữ nguyên thông tin cũ. Nếu phát hiện sai thông tin trên hóa đơn đã lập, xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không sửa trực tiếp bản gốc.
Lỗi phổ biến nhất là sao chép tên công ty từ danh thiếp hay trang web thay vì từ giấy chứng nhận: thiếu chữ “Công ty”, viết tắt “TNHH” thành “Co.” hoặc đổi dấu gạch nối. Cơ quan thuế và hệ thống hóa đơn so sánh chuỗi ký tự, nên một khác biệt nhỏ cũng đủ khiến đối tác phải xin hóa đơn điều chỉnh.
Lỗi thứ hai là nhập mã số thuế người mua theo trí nhớ. Khi khách là chi nhánh, hóa đơn phải ghi mã mười ba chữ số của chi nhánh nếu hàng giao cho chi nhánh nhận, thay vì mã mười chữ số của công ty mẹ. Hãy hỏi khách rõ đơn vị nào sẽ hạch toán khoản mua trước khi lập hóa đơn.
Hệ sinh thái 4b2b không đồng bộ dữ liệu với Tổng cục Thuế hay cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc xác minh mã số thuế và thông tin đăng ký luôn phải làm trên cổng chính thức hoặc từ giấy chứng nhận.
Trong 4invoices, bạn nhập thông tin pháp nhân một lần và nó xuất hiện nhất quán trên các hóa đơn PDF mới; lần đổi thông tin kế tiếp chỉ áp dụng cho hóa đơn lập từ sau thời điểm cập nhật. 4softerp có thể quản lý nhiều pháp nhân, tiện khi tập đoàn nhỏ có công ty mẹ và công ty con.
Tên hoặc địa chỉ trên hóa đơn lệch một ký tự so với giấy chứng nhận, khiến bên mua phải xin hóa đơn điều chỉnh.
Thông tin chính thức lấy từ giấy chứng nhận và cổng của cơ quan thuế. Trong 4invoices bạn nhập thông tin doanh nghiệp một lần và nó xuất hiện nhất quán trên hóa đơn PDF; không có đồng bộ với cơ quan thuế.
Khi đổi địa chỉ hoặc người đại diện, phải sửa thủ công nhiều mẫu hóa đơn, hợp đồng và chữ ký email.
Thay đổi được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền trước. Sau đó bạn cập nhật tài khoản; thông tin mới áp dụng cho hóa đơn lập sau, không áp dụng cho hóa đơn đã lập.
Mã số thuế của doanh nghiệp gồm mười chữ số và trùng với mã số doanh nghiệp. Chi nhánh và các đơn vị phụ thuộc có mã mười ba chữ số, mười chữ số đầu là mã của pháp nhân. Khi nhập mã vào hóa đơn hay hợp đồng, nên sao chép từ giấy chứng nhận hoặc tra cứu trên cổng thuế thay vì gõ lại bằng tay.
Không với lần cấp đầu tiên: mã số doanh nghiệp được cấp cùng giấy chứng nhận chính là mã số thuế, và dữ liệu được chuyển sang cơ quan thuế. Tuy nhiên công ty vẫn phải làm các thủ tục tiếp theo như thông báo tài khoản ngân hàng, đăng ký hóa đơn điện tử và nộp các khoản thuế phát sinh.
Không sửa trực tiếp trên hóa đơn đã phát hành. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hai bên lập văn bản thỏa thuận rồi phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tùy loại sai sót, và thông báo cho cơ quan thuế khi quy định yêu cầu. Nên liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để chọn đúng thao tác.
Doanh nghiệp không thể nộp tờ khai điện tử và không ký được hóa đơn điện tử cho đến khi gia hạn hoặc cấp mới chứng thư. Việc gia hạn qua nhà cung cấp dịch vụ chứng thực thường diễn ra trong vài ngày, nên đừng chờ đến sát hạn nộp tờ khai mới làm.
Cổng thông tin của Tổng cục Thuế có chức năng tra cứu thông tin người nộp thuế theo mã số thuế. Kết quả cho biết tên, địa chỉ và tình trạng hoạt động. Nên tra cứu trước khi lập hóa đơn lần đầu cho khách mới, và lưu ảnh chụp màn hình vào hồ sơ để đối chiếu khi cần.
Trang thông tin: thông tin doanh nghiệp xuất hiện trên hóa đơn PDF; không đồng bộ với GDT.
