Doanh nghiệp cần tài khoản ngân hàng đứng tên pháp nhân để góp vốn, nhận tiền khách và thanh toán đầu vào được khấu trừ thuế. Sau khi mở, phải thông báo thông tin cho cơ quan thuế và quy ước nội dung chuyển khoản để đối soát hóa đơn.
Luật không buộc công ty mở tài khoản ngay ngày thành lập, nhưng nhiều quy định buộc dòng tiền đi qua ngân hàng. Việc góp vốn điều lệ phải thể hiện bằng chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào với giao dịch đủ ngưỡng đòi hỏi chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Xuất khẩu hàng hóa muốn hưởng thuế suất GTGT 0% cũng cần chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nếu tiền vào tài khoản cá nhân của người sáng lập, công ty khó chứng minh doanh thu thuộc về pháp nhân, và khoản tiền có thể bị coi là vay mượn hoặc thu nhập cá nhân khi quyết toán.
Vì vậy nên coi tài khoản công ty là khung sườn của sổ sách ngay từ tuần đầu, thay vì xem nó như thủ tục bổ sung sau khi bán được hàng.
Một tình huống hay gặp: hai người sáng lập cùng góp vốn nhưng một người chuyển vào tài khoản cá nhân của người kia vì tiện. Sau này khó chứng minh phần vốn đã góp và tỷ lệ sở hữu. Mỗi khoản góp nên đi thẳng vào tài khoản công ty, nội dung ghi rõ tên người góp và đợt góp.
Ngân hàng thường yêu cầu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, giấy tờ của người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền giao dịch và kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán. Mỗi ngân hàng có biểu mẫu và thời gian xử lý riêng nên cần hỏi trước danh sách đầy đủ.
Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo thông tin tài khoản ngân hàng cho cơ quan thuế theo quy định, trong thời hạn nhất định kể từ khi mở. Quên bước này nhiều khi chỉ lộ ra khi phải giải trình dòng tiền hoặc khi hóa đơn của khách bị kiểm tra.
Với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, việc góp vốn thường đi qua tài khoản vốn đầu tư trực tiếp mở tại ngân hàng được phép, chịu sự quản lý ngoại hối riêng. Cần xác nhận với ngân hàng và cơ quan đăng ký đầu tư trước khi chuyển tiền từ nước ngoài vào.
Tiền vào ngân hàng của doanh nghiệp thường không kèm hóa đơn. Nếu khách chỉ ghi “thanh toán tiền hàng”, kế toán phải đoán xem khoản này trả cho hóa đơn nào. Chỉ cần quy ước nội dung gồm số hóa đơn và tên khách là đã giảm phần lớn công đoạn tra cứu thủ công.
Nên in số tài khoản, tên chủ tài khoản, ngân hàng và cú pháp nội dung ngay trên hóa đơn PDF hay thông báo thanh toán gửi khách. Mã QR chuyển khoản liên ngân hàng cũng giúp khách điền đúng số tài khoản, nhưng nội dung chuyển khoản vẫn nên có số hóa đơn.
Với khách hàng trả gộp nhiều hóa đơn bằng một lệnh chuyển, hãy yêu cầu họ liệt kê các số hóa đơn trong nội dung hoặc gửi email thông báo kèm theo, để khoản tiền được phân bổ đúng kỳ.
Doanh nghiệp thương mại điện tử nên ưu tiên ngân hàng có chuyển khoản nhanh liên ngân hàng và sao kê điện tử xuất được định dạng bảng tính. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần ngân hàng có nghiệp vụ thanh toán quốc tế và tư vấn chứng từ thương mại.
Phí duy trì tài khoản, phí chuyển khoản và phí đồng tiền ngoại tệ khác nhau giữa các ngân hàng và thay đổi theo chương trình. Hãy so sánh theo mô hình giao dịch thực tế của mình, không chỉ theo phí mở tài khoản.
Nếu công ty thanh toán lương qua tài khoản, nên hỏi ngân hàng về dịch vụ chi lương hàng loạt, vì nhập từng người một sẽ tốn nhiều thời gian và dễ sai số tài khoản.
Hãy hỏi ngân hàng về hạn mức giao dịch trực tuyến và người duyệt lệnh. Công ty nhỏ thường để một người vừa lập vừa duyệt lệnh chuyển, trong khi tách hai vai trò giúp phát hiện nhầm lẫn hoặc gian lận sớm hơn.
Một quy trình gọn gồm bốn bước. Xuất sao kê ngân hàng ra bảng tính. Lọc các dòng tiền vào. Đối chiếu từng dòng với danh sách hóa đơn chưa thu theo số hóa đơn hoặc tên khách. Đánh dấu hóa đơn đã thu và ghi riêng những khoản chưa xác định để hỏi lại.
Các khoản tiền không rõ nguồn nên được giữ ở một dòng treo cho đến khi có xác nhận, thay vì ghi tạm vào doanh thu. Khoản trả thiếu hoặc trả thừa so với hóa đơn cũng cần ghi chú ngay để kỳ sau không mất dấu. Làm đều đặn mỗi tuần sẽ nhẹ hơn rất nhiều so với dồn đến cuối quý.
4invoices tạo hóa đơn PDF, nơi bạn có thể ghi số tài khoản và cú pháp nội dung chuyển khoản, và lưu bản sao trong kho. Công cụ không nhập sao kê ngân hàng và không tự đối soát thanh toán với hóa đơn.
4notify gửi tin nhắn SMS và email từ tài khoản của bạn, thích hợp để nhắc khách thanh toán bằng nội dung do chính bạn soạn. Không có bảng công nợ hay luồng nhắc nợ tự động; bạn chọn người nhận và thời điểm gửi.
Tiền vào từ khách hàng nội địa và khách quốc tế phải được đối chiếu thủ công với hàng chục hóa đơn eTax mở mỗi tháng — mất nhiều giờ và thường xuyên có sai lệch chưa được xử lý.
Bạn có thể ghi số tài khoản và nội dung chuyển khoản tham chiếu trên mỗi hóa đơn. 4invoices tạo hóa đơn PDF kèm kho lưu trữ; không nhập sao kê ngân hàng và không đối soát thanh toán.
Nhắc thanh toán được gửi không đều đặn — phụ thuộc vào người nhớ — dẫn đến khách hàng chậm trả và ảnh hưởng dòng tiền.
Bạn có thể gửi tin nhắc thanh toán do chính bạn soạn qua SMS hoặc email từ 4notify; không có bảng công nợ hay nhắc tự động.
Luật không ghi cứng thời hạn phải mở ngay, nhưng việc góp vốn qua chuyển khoản, khấu trừ GTGT đầu vào với giao dịch đủ ngưỡng và chứng từ xuất khẩu đều đòi hỏi thanh toán qua ngân hàng. Trên thực tế, công ty không có tài khoản riêng sẽ gặp khó khăn lớn khi quyết toán thuế.
Không nên. Tiền doanh thu vào tài khoản cá nhân khó chứng minh là thu nhập của công ty, có thể bị xem là vay mượn hoặc thu nhập cá nhân khi cơ quan thuế kiểm tra, và gây khó khăn khi khách muốn khấu trừ thuế đầu vào. Hãy luôn dùng tài khoản đứng tên pháp nhân.
Doanh nghiệp phải thông báo thông tin tài khoản cho cơ quan thuế trong thời hạn luật quy định kể từ ngày mở hoặc đóng tài khoản. Thời hạn cụ thể và cách thực hiện qua cổng thuế điện tử nên được xác nhận trong văn bản hướng dẫn hiện hành hoặc với cơ quan thuế quản lý.
Ghi số hóa đơn, tên hoặc mã khách hàng và nếu cần là kỳ thanh toán. Khi khách trả gộp nhiều hóa đơn, yêu cầu họ liệt kê tất cả số hóa đơn hoặc gửi email thông báo kèm theo. Nội dung càng nhất quán thì kế toán càng ít phải hỏi lại khách.
Thường qua tài khoản vốn đầu tư trực tiếp mở tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam, theo quy định quản lý ngoại hối và đầu tư. Cần có giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc văn bản tương ứng. Nên làm việc với ngân hàng trước khi chuyển tiền để tránh phải hoàn trả hoặc giải trình.
Trang thông tin: hóa đơn PDF và tin nhắc do bạn soạn; không đối soát ngân hàng.
