Trụ sở chính phải là địa chỉ xác định bằng số nhà và tên đường, không phải căn hộ chung cư dùng để ở. Ngành nghề đăng ký theo hệ thống VSIC; ngành có điều kiện cần giấy phép trước khi kinh doanh, và mọi thay đổi phải báo cơ quan đăng ký.
Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu trụ sở chính nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ, tên đường hoặc tên xóm, ấp, thôn, xã, huyện, tỉnh. Địa chỉ phải đủ rõ để cơ quan nhà nước và đối tác gửi thông báo và đến làm việc.
Căn hộ chung cư thuộc diện nhà ở không được dùng làm trụ sở đăng ký, theo quy định của pháp luật về nhà ở. Nhiều người mới khởi nghiệp mất thời gian vì thuê một căn hộ rồi mới biết hồ sơ bị từ chối. Văn phòng chung cư thương mại, văn phòng dịch vụ hoặc nhà phố có công năng phù hợp thường là lựa chọn an toàn hơn.
Chủ nhà cho thuê nên cung cấp giấy tờ chứng minh quyền cho thuê và công năng sử dụng, và hợp đồng thuê phải còn hiệu lực đủ dài để doanh nghiệp không phải đổi địa chỉ chỉ sau vài tháng.
Trước khi ký thuê, nên yêu cầu chủ nhà cho xem mục đích sử dụng ghi trong giấy tờ nhà đất và xác nhận bằng văn bản rằng bên thuê được dùng địa chỉ để đăng ký doanh nghiệp. Việc này mất vài phút nhưng tránh được tranh chấp khi chủ nhà đổi ý hoặc bán nhà.
Ngành nghề kinh doanh khi đăng ký được ghi theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, gọi tắt là VSIC. Doanh nghiệp có quyền kinh doanh những ngành mà luật không cấm, kể cả ngành chưa ghi trong hồ sơ nhưng không thuộc ngành có điều kiện. Tuy vậy, việc ghi đầy đủ ngành sắp làm giúp tránh vướng khi mở tài khoản, ký hợp đồng hoặc nộp hồ sơ thầu.
Một số ngành đòi hỏi điều kiện như giấy phép, chứng chỉ hành nghề, vốn pháp định hoặc điều kiện về cơ sở vật chất. Điều kiện này do luật chuyên ngành quy định, không do Luật Doanh nghiệp. Hoạt động trước khi đủ điều kiện có thể bị xử phạt và đình chỉ.
Với doanh nghiệp có vốn nước ngoài, thêm một lớp kiểm tra là cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam; một số ngành giới hạn tỷ lệ sở hữu hoặc yêu cầu hình thức đầu tư nhất định.
Doanh nghiệp phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mà luật quy định, tính từ ngày có quyết định thay đổi. Thông thường đó là khoảng mười ngày. Quá hạn có thể bị phạt, và thông tin trên cổng đăng ký không còn đúng với thực tế.
Chuyển trụ sở sang địa bàn do cơ quan thuế khác quản lý kéo theo thủ tục thuế riêng: hoàn thành nghĩa vụ với cơ quan thuế cũ rồi đăng ký lại với cơ quan thuế mới. Nên lên kế hoạch thời điểm chuyển ngay sau khi quyết toán xong kỳ thuế gần nhất để tránh dồn việc.
Khi đổi địa chỉ, những tài liệu cần cập nhật gồm hóa đơn, hợp đồng đang thực hiện, chữ ký email, trang web, hồ sơ ngân hàng và thông tin trên các nền tảng bán hàng. Rà soát theo danh sách tránh bỏ sót nơi nào còn địa chỉ cũ.
Danh sách giấy tờ mới cần chuẩn bị khi thay đổi gồm quyết định hoặc biên bản của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên, hợp đồng thuê địa điểm mới và giấy tờ của người đại diện. Thiếu biên bản họp là lý do hồ sơ thay đổi hay bị trả lại.
Ngành nghề đăng ký không tự động quyết định thuế suất GTGT, nhưng quyết định bản chất của doanh thu. Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, gia công hay xây dựng có thể thuộc các nhóm thuế suất hoặc cách kê khai khác nhau. Doanh nghiệp làm nhiều hoạt động nên tách doanh thu theo nhóm trong sổ sách.
Khi bổ sung một ngành mới, hãy xác định ngay đối tượng chịu thuế, thuế suất và hóa đơn phù hợp cho ngành đó. Không ít doanh nghiệp thêm ngành dịch vụ nhưng vẫn dùng mẫu hóa đơn và cách ghi tên hàng của hoạt động thương mại cũ.
Một số ưu đãi thuế gắn với ngành, địa bàn hoặc loại dự án đầu tư. Quyền hưởng ưu đãi phải chứng minh bằng hồ sơ đầu tư và kế toán, không chỉ bằng việc đã đăng ký ngành đó.
Một công ty tư vấn quản lý đăng ký ngành tư vấn và muốn mở thêm lớp đào tạo cho doanh nghiệp. Việc đầu tiên là xác định mã VSIC tương ứng với giáo dục và đào tạo, rồi kiểm tra xem hoạt động đào tạo định tổ chức có thuộc nhóm cần giấy phép hay đăng ký riêng với cơ quan quản lý giáo dục hay không.
Sau khi có kết luận, công ty thông báo bổ sung ngành, cập nhật mẫu hóa đơn để tên dịch vụ đào tạo xuất hiện đúng và tách doanh thu đào tạo khỏi doanh thu tư vấn trong sổ kế toán. Làm theo thứ tự này tránh tình huống đã thu học phí nhưng chưa đủ điều kiện hoạt động.
Thông tin trụ sở và ngành nghề được đăng ký và xác minh trên cổng của cơ quan đăng ký kinh doanh và của cơ quan thuế. Hệ sinh thái 4b2b không đồng bộ với các cổng này.
4softerp quản lý hồ sơ nhiều pháp nhân và sổ kế toán chung, tiện khi doanh nghiệp tách hoạt động sang công ty mới. 4invoices tạo hóa đơn PDF; thuế suất chọn trên từng dòng do người lập hóa đơn quyết định, sản phẩm không suy ra từ ngành đã đăng ký.
Doanh nghiệp chuyển trụ sở nhưng hóa đơn và hợp đồng vẫn in địa chỉ cũ, dẫn đến sai lệch với hồ sơ đăng ký.
Thay đổi trụ sở được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Sau đó bạn cập nhật tài khoản; thông tin mới áp dụng cho hóa đơn PDF lập sau.
Thêm ngành nghề mới nhưng hóa đơn cho dịch vụ mới vẫn dùng cách ghi và thuế suất của hoạt động cũ.
Thuế suất bạn chọn trên từng dòng hóa đơn; sản phẩm không suy ra thuế suất từ ngành nghề đã đăng ký.
Căn hộ chung cư dùng để ở không được dùng làm trụ sở chính theo pháp luật về nhà ở, nên hồ sơ có nguy cơ bị từ chối. Văn phòng trong tòa nhà thương mại, nhà phố có công năng phù hợp hoặc văn phòng dịch vụ thường được chấp nhận. Nên xác nhận công năng của tòa nhà với chủ sở hữu trước khi thuê.
Doanh nghiệp được kinh doanh ngành luật không cấm, nhưng nên ghi các ngành chính để thuận tiện khi mở tài khoản, ký hợp đồng hoặc dự thầu. Với ngành có điều kiện thì bắt buộc phải đủ điều kiện, như giấy phép hoặc chứng chỉ, trước khi hoạt động, dù đã đăng ký ngành hay chưa.
Phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn luật quy định, thường là khoảng mười ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, và làm thủ tục với cơ quan thuế nếu chuyển sang địa bàn thuộc cơ quan thuế khác. Nên kiểm tra thời hạn chính xác trong văn bản hiện hành.
VSIC là hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, ban hành bằng quyết định của Thủ tướng Chính phủ, dùng để mã hóa ngành nghề kinh doanh khi đăng ký doanh nghiệp. Mỗi ngành có mã số nhiều cấp. Mã ngành được ghi trên hồ sơ đăng ký và được cơ quan thống kê, cơ quan thuế sử dụng để phân loại.
Là ngành mà pháp luật chuyên ngành yêu cầu doanh nghiệp đáp ứng điều kiện trước khi hoạt động, như giấy phép, chứng chỉ hành nghề, vốn pháp định hoặc điều kiện cơ sở vật chất. Danh mục ngành này nằm trong Luật Đầu tư. Kinh doanh khi chưa đủ điều kiện có thể bị phạt và bị đình chỉ.
Trang thông tin: thông tin doanh nghiệp xuất hiện trên hóa đơn; không đồng bộ với GDT hay Sở KH&ĐT.
