Đối soát sao kê là so từng dòng tiền vào ngân hàng với hóa đơn bán ra đã phát hành, để biết hóa đơn nào đã thu, hóa đơn nào còn nợ. Làm đều theo tuần với nội dung chuyển khoản thống nhất sẽ giảm khoản tiền không rõ nguồn và giữ số liệu công nợ đúng.
Doanh thu ghi nhận theo hóa đơn, còn tiền về ngân hàng lại theo thời điểm khách chuyển. Hai dòng dữ liệu này lệch nhau hằng ngày, và nếu để dồn đến cuối tháng thì khó nhớ từng khoản. Đối soát theo tuần giúp phát hiện sớm khách chuyển thiếu, chuyển nhầm hoặc chuyển cho đơn hàng khác.
Công nợ phải thu trên sổ cũng chỉ đáng tin khi mỗi khoản thu đã được khớp. Nếu một khách đã trả mà hóa đơn vẫn nằm trong danh sách nợ, nhân viên bán hàng dễ gọi nhắc nhầm và làm khách khó chịu. Ngược lại, hóa đơn chưa thu mà bị đánh dấu đã thu sẽ làm dòng tiền dự báo sai.
Đối soát còn là nguồn chứng từ cho khấu trừ thuế và tính chi phí: sao kê chứng minh giao dịch thanh toán qua ngân hàng đúng chủ thể.
Hãy xem ví dụ một công ty phân phối phát hành ba mươi hóa đơn mỗi tuần. Nếu đối soát cuối tháng, sẽ có hơn một trăm hóa đơn phải khớp cùng lúc, trong đó vài khoản tiền chưa rõ nguồn từ đầu tháng đã quá lâu để hỏi lại khách. Chia thành bốn lần mỗi tháng làm mỗi lần chỉ còn dăm bảy dòng cần hỏi.
Bước một, tải sao kê điện tử về dạng bảng tính từ ngân hàng. Bước hai, lọc các dòng tiền vào trong kỳ. Bước ba, so từng dòng với danh sách hóa đơn chưa thu theo số hóa đơn, tên khách và số tiền. Bước bốn, ghi trạng thái cho từng hóa đơn: đã thu đủ, thu một phần hoặc chưa thu.
Với mỗi dòng không khớp, ghi lại ngày nhận, số tiền, nội dung chuyển khoản và người đã hỏi lại. Danh sách này nên được xóa dần trong kỳ sau, không để tồn đọng nhiều tháng.
Nếu doanh nghiệp có nhiều tài khoản, hãy đối soát riêng từng tài khoản rồi tổng hợp, để lỗi ở một ngân hàng không che lỗi ở ngân hàng khác.
Khi sao kê điện tử có cột nội dung cắt ngắn, hãy kiểm tra thêm bằng giấy báo có chi tiết của ngân hàng. Một số ngân hàng chỉ hiển thị nội dung tới độ dài nhất định, nên số hóa đơn nằm ở cuối câu có thể bị mất.
Khoản tiền vào mà chưa biết ai chuyển nên được ghi tạm vào một tài khoản phải trả khác hoặc khoản chờ phân bổ cho đến khi xác nhận, thay vì ghi ngay vào doanh thu. Ghi sai ở bước này làm tăng doanh thu và thuế phải nộp không đúng.
Khi khách trả gộp nhiều hóa đơn bằng một lệnh chuyển, hãy xin bảng kê hoặc email thông báo từng hóa đơn đã được trả. Nếu khách không cung cấp, quy ước phân bổ theo hóa đơn cũ nhất trước là cách phổ biến, nhưng cần thông báo cho khách.
Trả thiếu thường do phí chuyển tiền bị trừ hoặc do khách tự điều chỉnh sau khi nhận hàng. Mỗi trường hợp cần có xác nhận bằng văn bản từ hai bên trước khi đóng hóa đơn, để tránh tranh cãi khi quyết toán.
Nên quy định hạn giữ khoản chờ phân bổ, ví dụ không quá hai kỳ đối soát. Quá hạn mà chưa xác nhận được người chuyển, kế toán trưởng cần quyết định cách xử lý, như liên hệ ngân hàng gửi để tra cứu hoặc hoàn trả cho người chuyển.
Quy ước đơn giản gồm số hóa đơn, tên hoặc mã khách và nếu cần kỳ thanh toán. Ghi cú pháp này ngay trên hóa đơn, trong email gửi hóa đơn và trong hợp đồng, để khách điền đúng khi chuyển.
Khách quen thường ghi nội dung rút gọn như tên người chuyển. Khi đó có thể lưu bảng tên người chuyển ứng với từng khách, để các dòng sau tự nhận dạng. Với khách là cá nhân chuyển hộ công ty, bảng này đặc biệt hữu ích.
Mã QR chuyển khoản giúp khách điền đúng số tài khoản và số tiền, nhưng vẫn cần chắc chắn nội dung có số hóa đơn.
Cuối tháng, lập biên bản đối chiếu công nợ với khách lớn: số dư đầu kỳ, hóa đơn phát sinh, tiền thu và số dư cuối kỳ. Khách ký xác nhận số dư là bằng chứng quan trọng khi phát sinh tranh chấp.
Cuối năm, phải gửi xác nhận số dư cho các khách có công nợ lớn hoặc chưa rõ, phục vụ báo cáo tài chính và kiểm toán nếu có. Khoản không có xác nhận và quá hạn lâu cần xem xét trích lập dự phòng theo chế độ kế toán.
Các hóa đơn bị hủy hoặc điều chỉnh trong kỳ nên được đánh dấu rõ trong danh sách để không bị tính lại vào công nợ.
Biên bản đối chiếu cũng là dịp thỏa thuận lại hạn thanh toán cho khoản nợ cũ. Nếu khách đề nghị chia nhỏ khoản nợ thành nhiều đợt, hãy ghi lịch trả vào chính biên bản để có căn cứ theo dõi.
Việc khớp sao kê với hóa đơn thực hiện tại ngân hàng, trong bảng tính hoặc phần mềm kế toán của bạn. 4invoices không nhập sao kê và không khớp thanh toán; công cụ cho phép ghi mã tham chiếu trên hóa đơn PDF và lưu bản sao trong kho.
4notify gửi SMS hoặc email nhắc thanh toán từ tài khoản của bạn, với nội dung do bạn soạn. Công nợ quá hạn do bạn tự theo dõi; không có lịch nhắc tự động và không có bảng công nợ.
Đối soát sao kê thủ công với hàng chục hóa đơn eTax mỗi tháng mất nhiều giờ, và số dư chưa đối soát tích lũy làm sai lệch báo cáo công nợ.
Việc khớp thực hiện tại ngân hàng hoặc phần mềm kế toán. 4invoices không nhập sao kê và không khớp thanh toán; bạn có thể ghi mã tham chiếu trên mỗi hóa đơn.
Không dễ xác định khách hàng nào chưa thanh toán và đã quá hạn bao nhiêu ngày — nhắc thanh toán được gửi ngẫu nhiên, ảnh hưởng xấu đến dòng tiền.
Công nợ quá hạn do bạn tự theo dõi; tin nhắc do bạn soạn có thể gửi qua SMS hoặc email từ 4notify, không có lịch nhắc tự động.
Với doanh nghiệp có nhiều giao dịch, hàng tuần là hợp lý; với doanh nghiệp nhỏ có ít hóa đơn, hai tuần một lần cũng đủ. Điều quan trọng là đều đặn, vì dồn đến cuối tháng thì khó nhớ từng khoản và dễ để tồn đọng tiền chưa xác định. Nên chốt lần đối soát cuối cùng ngay sau khi khóa sổ tháng.
Không ghi ngay vào doanh thu. Nên ghi tạm vào khoản chờ phân bổ hoặc tài khoản phải trả khác cho đến khi xác nhận người chuyển, rồi mới phân bổ vào đúng hóa đơn. Ghi doanh thu quá sớm làm tăng doanh thu chịu thuế, còn để quá lâu thì khó tra cứu nguồn gốc.
Yêu cầu khách gửi bảng kê hoặc email nêu rõ từng hóa đơn được trả. Nếu không có, quy ước phân bổ hóa đơn cũ nhất trước là cách phổ biến, nhưng nên thông báo cho khách để tránh hiểu nhầm. Ghi rõ cách phân bổ trong hồ sơ đối soát để người khác kiểm tra được.
Không bắt buộc cho mọi khách, nhưng rất nên có với khách có giá trị lớn hoặc quan hệ lâu dài. Biên bản ghi số dư đầu kỳ, hóa đơn phát sinh, tiền đã thu và số dư cuối kỳ, có chữ ký hai bên. Đây là bằng chứng quan trọng khi phát sinh tranh chấp hoặc khi kiểm toán.
Không hoàn toàn. Mã QR giúp khách điền đúng số tài khoản và số tiền, giảm lỗi gõ tay, nhưng nội dung chuyển khoản vẫn cần số hóa đơn hoặc mã khách để đối soát. Bạn nên ghi quy ước nội dung ngay cạnh mã QR trên hóa đơn PDF hoặc thông báo thanh toán.
Trang thông tin: hóa đơn PDF và tin nhắc do bạn soạn; không đối soát tự động.
