Hóa đơn điện tử tại Việt Nam được lập và quản lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, bắt buộc rộng rãi từ ngày một tháng bảy năm 2022. Có hai nhóm chính là hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã; mỗi nhóm có điều kiện sử dụng riêng.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành. Từ ngày một tháng bảy năm 2022, các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử, với một số trường hợp chuyển tiếp đã hết thời hạn.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua, nên có xác nhận ngay về tính hợp lệ. Hóa đơn không có mã do doanh nghiệp tự lập và gửi cho người mua, sau đó gửi dữ liệu cho cơ quan thuế theo quy định. Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế thường bị yêu cầu dùng hóa đơn có mã.
Ngoài ra còn hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, phù hợp với bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng, có dữ liệu chuyển đến cơ quan thuế.
Trước khi phát hành, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế qua cổng điện tử, chọn nhà cung cấp giải pháp và có chữ ký số hợp lệ. Hầu hết doanh nghiệp dùng dịch vụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử đã được phép, vì nhà cung cấp lo phần kết nối và định dạng dữ liệu chuẩn.
Hóa đơn điện tử phải có các nội dung bắt buộc như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thông tin người bán và người mua, tên hàng hóa dịch vụ, thành tiền, thuế suất và tiền thuế, cùng chữ ký số của người bán. Chữ ký của người mua không bắt buộc.
Doanh nghiệp cần thống nhất người chịu trách nhiệm phát hành, cách đánh số và quy trình duyệt trước khi phát hành, vì hóa đơn đã phát hành không thể xóa mà chỉ có thể điều chỉnh hoặc thay thế.
Trước ngày phát hành đầu tiên, hãy phát hành thử một hóa đơn nội bộ giá trị nhỏ cho đối tác quen để kiểm tra mẫu số, ký hiệu, thông tin người bán và cách đánh số liên tục. Phát hiện lỗi ở bước thử rẻ hơn nhiều so với phải điều chỉnh hóa đơn thật.
Với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập là lúc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc lúc thu tiền nếu thu tiền trước khi hoàn thành.
Hóa đơn lập chậm so với thời điểm quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, và làm lệch kỳ kê khai GTGT giữa bên bán với bên mua. Với hợp đồng dịch vụ kéo dài, nên chia mốc nghiệm thu rõ trong hợp đồng để thời điểm lập hóa đơn không gây tranh cãi.
Khi nhận thanh toán một phần hoặc ứng trước, hãy xem hợp đồng và hướng dẫn hiện hành để xác định có phải lập hóa đơn ngay cho khoản đó hay không.
Hóa đơn điện tử đã phát hành không được sửa trực tiếp. Nếu sai sót về mã số thuế, địa chỉ hoặc số liệu, hai bên thường lập văn bản thỏa thuận rồi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, và thông báo cho cơ quan thuế khi quy định yêu cầu.
Hóa đơn thay thế phù hợp khi sai sót làm hóa đơn gốc không còn dùng được, còn hóa đơn điều chỉnh phù hợp khi chỉ cần điều chỉnh giá trị hoặc thông tin nhất định. Chọn sai loại làm phát sinh thêm một vòng thủ tục, nên hãy hỏi nhà cung cấp hóa đơn điện tử về thao tác phù hợp.
Trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá sau bán, thủ tục cũng đi qua hóa đơn điều chỉnh kèm chứng từ hai bên. Lưu văn bản thỏa thuận cùng bộ hóa đơn để xuất trình khi thanh tra.
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng điện tử trong thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo luật, và bảo đảm toàn vẹn, có thể tra cứu khi cần. Doanh nghiệp không được thay file bằng bản in rồi hủy bản điện tử.
Người mua có thể tra cứu hóa đơn qua đường dẫn nhà cung cấp gửi hoặc qua cổng tra cứu của cơ quan thuế. Nên tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn nhận được trước khi hạch toán, nhất là hóa đơn giá trị lớn.
Một thói quen tốt là lưu song song bộ chứng từ gốc gồm hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và hóa đơn, đặt tên theo số hóa đơn để tra nhanh khi được yêu cầu giải trình.
Khi chuyển nhà cung cấp hóa đơn điện tử, cần xuất toàn bộ hóa đơn đã phát hành từ hệ thống cũ trước khi đóng hợp đồng. Nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra thiếu dữ liệu khi cơ quan thuế yêu cầu hóa đơn của hai năm trước.
4invoices không truyền hóa đơn lên cổng thuế, không lấy mã của cơ quan thuế và không tạo XML chuẩn. Để phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định, hãy dùng nhà cung cấp hóa đơn điện tử được phép tại Việt Nam.
4invoices tạo hóa đơn PDF và lưu trong kho riêng, hữu ích để giữ bản sao nội bộ và gửi thông tin thanh toán cho khách. 4notify gửi SMS và email từ tài khoản của bạn, có thể dùng để thông báo cho khách rằng hóa đơn đã phát hành; nội dung do bạn tự soạn.
Phần mềm kế toán hiện tại không tích hợp được với cổng eTax/eHoadon — mỗi hóa đơn phát hành đòi hỏi phải tải lên thủ công trên cổng GDT, nhân đôi khối lượng công việc và gây ra lỗi sao chép.
4invoices không truyền hóa đơn lên eTax/eHoadon; để phát hành hóa đơn điện tử theo quy định, hãy dùng nhà cung cấp hóa đơn điện tử được cấp phép. Sản phẩm này tạo hóa đơn PDF kèm kho lưu trữ.
Kế toán không biết hóa đơn nào đã được GDT chấp nhận, hóa đơn nào đang chờ xử lý và hóa đơn nào bị từ chối — tạo ra rủi ro kiểm tra thuế không được kiểm soát.
Trạng thái chấp nhận/từ chối của hóa đơn được xem trên cổng của GDT hoặc nhà cung cấp của bạn; 4invoices không có trạng thái eHoadon. Bạn có thể gửi tin nhắn do mình soạn qua 4notify.
Hóa đơn có mã được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua, nên được xác nhận ngay qua hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn không có mã do doanh nghiệp tự lập và gửi người mua, rồi gửi dữ liệu cho cơ quan thuế theo quy định. Đối tượng được dùng loại nào phụ thuộc vào điều kiện về rủi ro thuế và quy mô.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đối tượng thuộc phạm vi áp dụng phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày một tháng bảy năm 2022, sau thời gian chuyển tiếp. Một số đối tượng có hướng dẫn riêng, như hộ kinh doanh hay doanh nghiệp ở địa bàn khó khăn. Hãy xác nhận trường hợp của bạn với cơ quan thuế quản lý.
Không sửa trực tiếp trên hóa đơn đã phát hành. Hai bên lập văn bản thỏa thuận nêu sai sót, sau đó lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tùy loại sai sót, và thông báo cho cơ quan thuế khi quy định yêu cầu. Giữ văn bản này cùng hồ sơ hóa đơn để xuất trình khi cần.
Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là lúc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu thu tiền trước khi hoàn thành, thời điểm lập là lúc thu tiền. Với hợp đồng kéo dài, nên chia các mốc nghiệm thu trong hợp đồng để thời điểm lập hóa đơn rõ ràng và khớp với kỳ kê khai thuế của hai bên.
Thời hạn lưu trữ theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo Luật Kế toán, tùy loại chứng từ có thể là năm năm hoặc mười năm. Hóa đơn phải được lưu dưới dạng điện tử, bảo đảm toàn vẹn và tra cứu được. Không được thay bản điện tử bằng bản in rồi hủy file gốc.
Trang thông tin: không có kết nối eTax/eHoadon; hóa đơn PDF kèm kho lưu trữ.
