Doanh nghiệp tại Việt Nam ghi sổ kế toán theo Luật Kế toán 2015 và các chuẩn mực VAS, bằng tiếng Việt và đồng Việt Nam. Báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan thuế trong vòng chín mươi ngày sau khi kết thúc năm tài chính cùng với quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Việt Nam áp dụng hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, gọi là VAS, cùng các thông tư hướng dẫn chế độ kế toán. Trong nhiều năm, Thông tư 200/2014/TT-BTC được dùng cho doanh nghiệp quy mô lớn và Thông tư 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Chế độ kế toán đang được cập nhật nên hãy xác nhận văn bản hiện hành với kế toán trưởng hoặc đơn vị dịch vụ.
Chọn chế độ nào ảnh hưởng đến số tài khoản, mẫu báo cáo và mức chi tiết cần theo dõi. Doanh nghiệp nhỏ chọn chế độ gọn hơn thường tiết kiệm công sức, nhưng khi có kế hoạch gọi vốn hoặc kiểm toán thì nên cân nhắc tiêu chuẩn cao hơn ngay từ đầu.
Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường còn phải lập báo cáo theo chuẩn của công ty mẹ. Khi đó nên thiết kế sổ sách để chuyển đổi được giữa hai chuẩn, thay vì làm hai bộ riêng.
Luật Kế toán yêu cầu sổ kế toán lập bằng tiếng Việt, đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Doanh nghiệp có thu chi chủ yếu bằng ngoại tệ có thể xin chọn đơn vị tiền tệ kế toán khác theo điều kiện luật. Năm tài chính thường trùng năm dương lịch; có thể chọn kỳ khác nếu thông báo theo quy định.
Chứng từ kế toán là căn cứ ghi sổ: hóa đơn, phiếu thu chi, giấy báo ngân hàng, bảng chấm công và bảng lương. Mỗi bút toán nên truy được về một chứng từ hợp lệ; thiếu chứng từ thì chi phí có nguy cơ bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Hình thức sổ gồm nhật ký chung, nhật ký sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ hoặc kế toán trên máy vi tính. Dù chọn hình thức nào, sổ phải đóng được theo kỳ và in ra khi cơ quan quản lý yêu cầu.
Luật yêu cầu đơn vị kế toán bố trí kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, với yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm theo luật. Doanh nghiệp nhỏ có thể thuê dịch vụ kế toán, nhưng người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về sổ sách và báo cáo.
Khi thuê dịch vụ, hợp đồng cần ghi rõ phạm vi công việc: ghi sổ, lập báo cáo thuế, nộp tờ khai, lưu trữ chứng từ. Nhiều tranh chấp nảy sinh vì hai bên hiểu khác nhau ai chịu trách nhiệm khi nộp muộn hoặc sai số liệu.
Nên có bàn giao định kỳ giữa chủ doanh nghiệp và kế toán: danh sách hóa đơn mua vào đã nhận, khoản chi bằng tiền mặt, khoản thanh toán chưa có chứng từ. Bàn giao đều đặn tránh dồn việc lúc cuối năm.
Đơn vị kế toán thuê ngoài thường làm việc với nhiều khách cùng lúc, nên hãy thỏa thuận mốc gửi chứng từ cố định mỗi tháng, ví dụ trước ngày năm của tháng sau. Chứng từ đến muộn là nguyên nhân phổ biến khiến tờ khai bị nộp sát hạn.
Bộ báo cáo tài chính năm theo chế độ thường gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh. Doanh nghiệp nhỏ có thể được lập bộ báo cáo giản lược hơn theo chế độ áp dụng.
Báo cáo tài chính năm và tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp nộp chậm nhất ngày thứ chín mươi kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trong năm, doanh nghiệp tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý, hạn chậm nhất là ngày ba mươi của tháng đầu quý sau.
Thuế suất thu nhập doanh nghiệp phổ thông là 20%, với ưu đãi theo ngành, địa bàn và dự án đầu tư. Một số doanh nghiệp, như doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, còn phải kiểm toán báo cáo tài chính theo quy định pháp luật về kiểm toán độc lập.
Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính phải được lưu theo thời hạn luật quy định, thường từ năm năm đến mười năm tùy loại. Việc hủy tài liệu hết hạn phải có quyết định và hội đồng hủy.
Lỗi hay gặp là chi phí không có hóa đơn hợp lệ, chi tiền mặt vượt ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt, trộn chi tiêu cá nhân với chi tiêu công ty và ghi nhận doanh thu sai kỳ. Mỗi lỗi đều dẫn đến điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế khi thanh tra.
Một cách giảm sai sót là khóa sổ từng tháng: sau khi đối chiếu ngân hàng, công nợ và tồn kho, người phụ trách ký xác nhận số liệu tháng đó, những thay đổi sau chỉ được thực hiện bằng bút toán điều chỉnh.
4softerp là phần mềm kế toán và tài chính đa công ty dùng chung, nhưng không có hệ thống tài khoản VAS dựng sẵn và không có tờ khai thuế địa phương. Hệ thống tài khoản và biểu mẫu báo cáo được thống nhất với kế toán hoặc đơn vị dịch vụ của bạn.
4invoices lưu hóa đơn PDF đã lập để làm chứng từ nguồn. Chứng từ mua vào, phiếu thu chi và sao kê vẫn do bạn tự thu thập và lưu theo quy định của Luật Kế toán.
Khi tách chứng từ nguồn theo tháng và đặt tên theo số hóa đơn hay số phiếu, việc tìm lại hồ sơ cho thanh tra rút từ nhiều ngày xuống còn vài giờ.
Chứng từ nguồn — hóa đơn, phiếu thu, sao kê ngân hàng — nằm rải rác trong email, Zalo và file Excel riêng lẻ. Công ty kế toán phải yêu cầu từng tài liệu trước mỗi kỳ nộp báo cáo.
Hãy lưu chứng từ đều đặn; hóa đơn đã lập nằm trong kho lưu trữ PDF của 4invoices. Chứng từ mua vào và phiếu thu không nằm trong phạm vi này.
Hệ thống tài khoản trong phần mềm hiện tại không ánh xạ chính xác sang danh mục tài khoản VAS của Việt Nam — điều chỉnh cuối năm mất nhiều giờ mỗi kỳ.
Hệ thống tài khoản phù hợp được thống nhất với công ty dịch vụ kế toán. 4softerp là phần mềm kế toán chung; không có sẵn hệ thống tài khoản VAS và không có xuất dữ liệu cho kiểm toán hay quyết toán thuế.
Trong nhiều năm, doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, còn doanh nghiệp quy mô lớn dùng Thông tư 200/2014/TT-BTC. Chế độ kế toán đang được cập nhật, nên cần xác nhận văn bản hiện hành với kế toán trưởng hoặc đơn vị dịch vụ trước khi chọn hệ thống tài khoản và mẫu báo cáo.
Theo Luật Kế toán, sổ kế toán lập bằng tiếng Việt. Khi có chứng từ bằng tiếng nước ngoài, cần dịch sang tiếng Việt hoặc ghi chú đầy đủ để cơ quan quản lý có thể kiểm tra. Đơn vị tiền tệ kế toán mặc định là đồng Việt Nam, doanh nghiệp đủ điều kiện có thể xin dùng ngoại tệ.
Báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan thuế chậm nhất vào ngày thứ chín mươi kể từ ngày kết thúc năm tài chính, cùng với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Doanh nghiệp thuộc diện kiểm toán còn phải có báo cáo kiểm toán. Hạn có thể điều chỉnh theo thông báo, nên hãy theo dõi cổng thuế.
Thời hạn lưu trữ do Luật Kế toán quy định, thông thường là năm năm đối với chứng từ không dùng trực tiếp ghi sổ và mười năm đối với chứng từ dùng ghi sổ, sổ kế toán và báo cáo tài chính. Tài liệu liên quan đến các vụ việc đang tranh chấp hoặc thanh tra thì phải giữ đến khi hoàn tất.
Luật Kế toán yêu cầu đơn vị kế toán bố trí kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán đáp ứng điều kiện về trình độ và kinh nghiệm. Doanh nghiệp nhỏ được thuê dịch vụ kế toán, nhưng người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm chung về sổ sách và báo cáo tài chính của công ty.
Trang thông tin: kế toán chung đa công ty; không có kê khai địa phương.
