Giao dịch trong nước tại Việt Nam thanh toán bằng đồng Việt Nam, còn hóa đơn bán cho khách nước ngoài có thể thể hiện ngoại tệ kèm quy đổi sang đồng Việt Nam. Chênh lệch tỷ giá khi thu tiền phải được ghi nhận trong sổ kế toán, và công nợ cần được theo dõi theo tuổi nợ.
Pháp luật về ngoại hối nguyên tắc yêu cầu giao dịch giữa các bên cư trú trong nước thanh toán bằng đồng Việt Nam, trừ các trường hợp pháp luật cho phép. Hóa đơn bán hàng cho khách nội địa vì thế ghi giá bằng đồng Việt Nam. Niêm yết giá bằng ngoại tệ trong nước bị hạn chế.
Với khách nước ngoài, hợp đồng thường ghi giá bằng ngoại tệ như đô la Mỹ hoặc euro. Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép thể hiện số tiền bằng ngoại tệ kèm tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam trong các trường hợp được phép. Hãy xác nhận cách thể hiện với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Tránh để hợp đồng và hóa đơn lệch nhau về loại tiền. Nếu hợp đồng ghi USD mà hóa đơn ghi VND không giải thích, khách nước ngoài thường không đối chiếu được và thanh toán chậm.
Với hợp đồng kéo dài nhiều tháng, nên ghi trong hợp đồng cách xác định tỷ giá thanh toán, ví dụ tỷ giá bán của một ngân hàng cụ thể vào ngày thanh toán. Điều khoản này giúp hai bên không tranh cãi về phần chênh lệch khi thu tiền.
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp, giao dịch bằng ngoại tệ được ghi sổ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Khi thu tiền hoặc trả tiền, nếu tỷ giá khác lúc ghi nhận ban đầu sẽ phát sinh chênh lệch tỷ giá, được ghi nhận vào lãi hoặc lỗ tỷ giá.
Cuối kỳ lập báo cáo tài chính, các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ như công nợ phải thu, tiền gửi ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá do ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch công bố. Phần chênh lệch đánh giá lại đi vào báo cáo kết quả kinh doanh hoặc khoản mục riêng theo chế độ áp dụng.
Vì tỷ giá thay đổi hằng ngày, nên ghi lại nguồn tỷ giá dùng cho mỗi giao dịch. Khi thanh tra hỏi vì sao hai hóa đơn cùng ngày quy đổi khác nhau, bạn cần có chứng từ về nguồn tỷ giá.
Công nợ phải thu nên được chia theo khoảng thời gian quá hạn, ví dụ trong hạn, quá hạn dưới ba mươi ngày, từ ba mươi đến sáu mươi ngày và trên sáu mươi ngày. Cách chia này giúp ưu tiên nhắc nợ cho nhóm có rủi ro cao nhất trước.
Bảng tuổi nợ cũng là cơ sở xem xét lập dự phòng phải thu khó đòi theo chế độ kế toán. Những khoản quá hạn lâu và khách không phản hồi cần có hồ sơ chứng minh đã nhắc nợ, vì cơ quan thuế xét điều kiện tính chi phí cho khoản dự phòng.
Với khách quốc tế, hãy ghi thêm múi giờ, đầu mối liên hệ tài chính và quy tắc phí ngân hàng ai chịu. Nhiều khoản trả thiếu nhỏ do phí chuyển tiền quốc tế bị trừ khỏi số tiền nhận được, và nên xử lý bằng thỏa thuận ngay trong hợp đồng.
Mẫu nhắc nợ cho khách quốc tế nên ghi số hóa đơn, số tiền bằng loại tiền gốc, ngày đến hạn, thông tin tài khoản nhận và đầu mối liên hệ. Thông tin đầy đủ một lần giúp khách chuyển tiền mà không phải hỏi lại.
Hóa đơn bán trong nước chịu thuế suất theo loại hàng hóa dịch vụ, còn hóa đơn xuất khẩu đáp ứng điều kiện chịu thuế suất 0%. Hai luồng khác nhau về thuế suất, chứng từ đính kèm và cách ghi nhận doanh thu, nên cần phân biệt từ khâu lập hóa đơn.
Hồ sơ xuất khẩu thường gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán. Mỗi hóa đơn xuất khẩu nên có đường dẫn đến bộ hồ sơ này để khi cơ quan thuế kiểm tra có thể xuất trình trong một lần.
Nếu một khách nước ngoài có cả đơn hàng nội địa và xuất khẩu, hãy tạo hai mã khách hàng hoặc hai nhóm công nợ để số dư không lẫn.
Một công ty bán lô hàng cho khách Singapore trị giá mười nghìn đô la Mỹ, hạn thanh toán ba mươi ngày. Ngày lập hóa đơn, kế toán ghi nhận doanh thu theo tỷ giá giao dịch thực tế của ngày đó và ghi công nợ phải thu bằng ngoại tệ.
Ba mươi ngày sau, khách chuyển đủ mười nghìn đô la nhưng ngân hàng của công ty ghi nhận theo tỷ giá khác. Phần chênh lệch giữa số đồng nhận được và số ghi lúc lập hóa đơn là lãi hoặc lỗ tỷ giá thực hiện, được ghi riêng, không điều chỉnh vào doanh thu đã ghi nhận.
4invoices cho phép đặt loại tiền của hóa đơn PDF và lưu bản sao trong kho. Sản phẩm không quy đổi VND tự động, không ghi chênh lệch tỷ giá và không kết nối với cổng hóa đơn điện tử. Chênh lệch tỷ giá hạch toán trong phần mềm kế toán hoặc cùng kế toán của bạn.
4notify gửi tin nhắc thanh toán qua SMS hoặc email từ tài khoản của bạn bằng ngôn ngữ do bạn chọn. Không có mẫu đa ngôn ngữ dựng sẵn và không có lịch gửi tự động.
Hóa đơn ngoại tệ ghi giá bằng USD nhưng sổ sách kế toán yêu cầu VND — chênh lệch tỷ giá tại ngày hóa đơn không được ghi nhận rõ ràng, gây nhầm lẫn khi đối soát cuối kỳ.
Tiền tệ của hóa đơn do bạn tự đặt trong 4invoices; chênh lệch tỷ giá được hạch toán trong phần mềm kế toán hoặc cùng kế toán, sản phẩm không quy đổi hay ghi nhận tự động.
Hóa đơn nội địa cần tuân theo quy trình eTax/eHoadon của GDT, trong khi hóa đơn xuất khẩu có yêu cầu chứng từ và mẫu khác biệt — hệ thống cũ không phân tách được hai luồng này.
Quy định về hóa đơn xuất khẩu và hóa đơn nội địa cần xác nhận với cơ quan thuế; 4invoices tạo hóa đơn PDF và không có luồng eTax hay luồng xuất khẩu riêng.
Với khách nước ngoài, hóa đơn điện tử có thể thể hiện số tiền bằng ngoại tệ kèm tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam trong các trường hợp được phép theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Với giao dịch giữa các bên trong nước, nguyên tắc là thanh toán bằng đồng Việt Nam. Nên xác nhận cách thể hiện với nhà cung cấp hóa đơn điện tử.
Chế độ kế toán doanh nghiệp yêu cầu ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, tức tỷ giá mua hoặc bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch. Cuối kỳ các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá lại. Hãy lưu nguồn tỷ giá của mỗi giao dịch.
Chênh lệch tỷ giá phát sinh khi thu hoặc trả tiền được ghi vào lãi hoặc lỗ tỷ giá thực hiện, còn chênh lệch do đánh giá lại số dư cuối kỳ ghi theo chế độ kế toán áp dụng. Không điều chỉnh vào doanh thu đã ghi nhận. Cách hạch toán chi tiết nên thống nhất với kế toán trưởng.
Không có một con số chung cho mọi doanh nghiệp. Nên chia công nợ thành các nhóm tuổi nợ như trong hạn, dưới ba mươi ngày, ba mươi đến sáu mươi ngày và trên sáu mươi ngày, rồi đặt quy trình nhắc nợ theo từng nhóm. Dự phòng phải thu khó đòi cần hồ sơ chứng minh đã nhắc nợ.
Khoản phí này làm khách trả thiếu so với hóa đơn. Cách phòng ngừa là ghi vào hợp đồng bên nào chịu phí chuyển tiền, ví dụ điều khoản người trả chịu toàn bộ phí. Khi vẫn phát sinh thiếu, kế toán ghi nhận khoản phí đúng tài khoản và đối chiếu với giấy báo của ngân hàng.
Trang thông tin: hóa đơn PDF; không có eTax và không quy đổi tỷ giá tự động.
