Người sử dụng lao động tại Việt Nam phải ký hợp đồng lao động, đóng BHXH, BHYT và BHTN cho người lao động đủ điều kiện, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và trả lương không thấp hơn mức tối thiểu vùng. Tỷ lệ đóng thay đổi theo từng thời kỳ nên cần đối chiếu văn bản hiện hành.
Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản, trừ một số trường hợp hợp đồng dưới một tháng. Hợp đồng nêu rõ công việc, địa điểm, thời hạn, mức lương, hình thức trả lương và các khoản bổ sung. Thỏa thuận miệng khó chứng minh khi có tranh chấp.
Mức lương tối thiểu theo vùng được Chính phủ quy định, chia thành bốn vùng theo địa bàn hoạt động của người sử dụng lao động. Lương trả cho người làm công việc giản đơn không được thấp hơn mức của vùng đó. Mức này điều chỉnh định kỳ, nên bảng lương cần được rà lại mỗi khi có nghị định mới.
Thử việc có thể thỏa thuận trong hợp đồng thử việc, với thời hạn tối đa tùy trình độ công việc. Lương thử việc không thấp hơn tỷ lệ phần trăm luật quy định so với lương công việc, nên kế toán cần ghi rõ ngày kết thúc thử việc để chuyển bảng lương sang mức chính thức.
Người lao động làm việc theo hợp đồng từ đủ một tháng trở lên thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Cùng với bảo hiểm xã hội còn có bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp do người sử dụng lao động đóng. Người lao động nước ngoài có giấy phép lao động cũng có thể thuộc diện bắt buộc theo điều kiện luật.
Tiền lương làm căn cứ đóng thường gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung được thỏa thuận và ghi trong hợp đồng, có mức trần theo quy định. Khoản thưởng và hỗ trợ không thỏa thuận thành lương trong hợp đồng thì thường không tính. Cách ghi trong hợp đồng vì thế quyết định số tiền đóng bảo hiểm.
Tỷ lệ đóng của bên sử dụng lao động và bên người lao động thay đổi theo từng thời kỳ; hãy lấy tỷ lệ hiện hành từ cơ quan bảo hiểm xã hội thay vì từ bảng lương cũ. Ngoài ra, doanh nghiệp còn trích kinh phí công đoàn tính trên quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội theo quy định.
Doanh nghiệp đăng ký tham gia với cơ quan bảo hiểm xã hội, kê khai hồ sơ lao động mới tuyển, hồ sơ tăng giảm lao động và điều chỉnh mức đóng. Thực hiện qua giao dịch điện tử bằng chữ ký số hoặc tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử.
Mỗi tháng phát sinh biến động như tuyển mới, nghỉ việc, nghỉ thai sản hoặc tăng lương đều phải báo cáo đúng kỳ. Nếu báo chậm, người lao động có thể thiếu thời gian đóng khi giải quyết chế độ, còn doanh nghiệp bị truy thu và chịu lãi chậm đóng.
Nên đối chiếu danh sách lao động đang đóng với danh sách trả lương mỗi quý. Sai lệch thường xuất phát từ người đã nghỉ nhưng chưa báo giảm hoặc người mới vào làm nhưng chưa báo tăng.
Doanh nghiệp trả lương có nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động trước khi trả, kê khai và nộp cho cơ quan thuế theo kỳ. Khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc được trừ khỏi thu nhập tính thuế; người phụ thuộc cần đăng ký và có hồ sơ chứng minh.
Mức giảm trừ và biểu thuế có thể thay đổi theo luật, nên bảng lương cần cập nhật khi có văn bản mới. Khoản bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng được trừ khỏi thu nhập tính thuế theo quy định.
Cuối năm doanh nghiệp quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động. Doanh nghiệp khấu trừ thường phải quyết toán trong vòng chín mươi ngày sau khi kết thúc năm dương lịch; hãy xác nhận hạn hiện hành trên cổng thuế.
Một bảng lương chuẩn tách rõ lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, khoản bảo hiểm khấu trừ, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ và số thực lĩnh. Mỗi người lao động nên nhận phiếu lương hằng tháng để đối chiếu, giảm tranh chấp về cách tính.
Nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ thai sản và làm thêm giờ ảnh hưởng trực tiếp đến lương và quyền lợi bảo hiểm. Dữ liệu chấm công và nghỉ phép nên được chốt trước ngày tính lương, tránh điều chỉnh sau khi đã chi trả.
Làm thêm giờ có mức trả không thấp hơn tỷ lệ tăng luật quy định so với lương giờ bình thường, và có giới hạn giờ làm thêm. Kế toán cần theo dõi từng loại giờ để tính đúng.
4softhr quản lý hồ sơ nhân viên, nghỉ phép và bảng chấm công. Sản phẩm không tính lương cho Việt Nam, không tạo phiếu lương và không tạo file kê khai cho cổng bảo hiểm xã hội.
Việc tính lương, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân do kế toán hoặc dịch vụ tiền lương của bạn thực hiện. 4notify có thể gửi SMS hoặc email từ tài khoản của bạn để nhắc nhân viên chốt công; nội dung do bạn soạn.
Tỷ lệ đóng BHXH/BHYT/BHTN được cập nhật định kỳ khi mức lương cơ sở thay đổi. Bảng lương trên Excel vẫn áp tỷ lệ cũ nhiều tháng sau khi thay đổi — gây ra tình trạng đóng thiếu và thư phạt từ BHXH Việt Nam.
Tỷ lệ đóng và thuế TNCN do bạn tính cùng kế toán hoặc dịch vụ tiền lương. 4softhr quản lý nhân viên, nghỉ phép và bảng chấm công; không tính lương, BHXH/BHYT/BHTN hay TNCN.
Khai báo điện tử hàng tháng qua cổng BHXH Việt Nam tốn nửa ngày làm việc vì phải chuẩn bị file theo định dạng riêng của hệ thống BHXH.
Phiếu lương và hồ sơ khai báo BHXH do dịch vụ tiền lương của bạn lập. 4softhr không tạo phiếu lương và không tạo file khai báo cho cổng BHXH.
Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ một tháng trở lên thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, cùng với bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo điều kiện của luật. Lao động nước ngoài có giấy phép lao động cũng có thể thuộc diện bắt buộc. Hãy đối chiếu quy định hiện hành với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Thường gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung được thỏa thuận và ghi trong hợp đồng lao động, có mức trần theo quy định. Khoản thưởng, hỗ trợ không thỏa thuận thành lương trong hợp đồng thường không tính. Vì vậy cách soạn hợp đồng lao động quyết định số tiền đóng bảo hiểm.
Có. Doanh nghiệp trả lương phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại nguồn, kê khai và nộp cho cơ quan thuế theo kỳ, sau đó quyết toán cuối năm. Khoản giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc phải có hồ sơ đăng ký. Mức giảm trừ và biểu thuế thay đổi theo luật nên cần kiểm tra văn bản hiện hành.
Chính phủ quy định mức lương tối thiểu theo bốn vùng căn cứ địa bàn hoạt động của người sử dụng lao động. Người làm công việc giản đơn phải được trả không thấp hơn mức vùng. Mức này điều chỉnh định kỳ nên bảng lương cần được rà lại mỗi lần có nghị định mới.
Doanh nghiệp phải đóng bù số tiền còn thiếu kèm tiền lãi chậm đóng theo quy định, và có thể bị xử phạt hành chính. Người lao động có thể bị gián đoạn thời gian đóng khi giải quyết chế độ ốm đau, thai sản hay thất nghiệp. Nên đối chiếu danh sách đóng bảo hiểm với danh sách trả lương mỗi quý.
Trang thông tin: nhân viên, nghỉ phép và chấm công; không tính lương hay bảo hiểm.
