Doanh nghiệp cử nhân viên ra nước ngoài theo ba hình thức khác nhau: công tác ngắn hạn, điều chuyển làm việc dài hạn hoặc đưa lao động đi theo hợp đồng qua doanh nghiệp được cấp phép. Mỗi hình thức kéo theo nghĩa vụ bảo hiểm, thuế và giấy tờ riêng ở cả Việt Nam lẫn nước đến.
Công tác ngắn hạn là trường hợp nhân viên đi dự họp, đàm phán hoặc lắp đặt trong thời gian ngắn rồi về. Quan hệ lao động vẫn với doanh nghiệp tại Việt Nam, lương vẫn do doanh nghiệp này trả, và nước đến chỉ cần visa phù hợp mục đích công tác.
Điều chuyển dài hạn là nhân viên làm việc nhiều tháng hoặc nhiều năm tại công ty liên kết, chi nhánh hoặc khách hàng ở nước ngoài. Hình thức này thường cần giấy phép lao động hoặc giấy tờ tương đương tại nước đến, và đặt ra câu hỏi ai trả lương, ai đóng bảo hiểm, ai chịu thuế.
Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng thông qua doanh nghiệp dịch vụ được cấp phép là hình thức khác, do Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng năm 2020 điều chỉnh. Doanh nghiệp bình thường không có giấy phép dịch vụ không được tự tuyển lao động để đưa đi theo hình thức này.
Trước khi cử đi dài hạn, doanh nghiệp nên ký phụ lục hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận riêng nêu thời hạn, địa điểm, công việc, mức lương và phụ cấp, chế độ nhà ở và đi lại, điều kiện về nước và trách nhiệm hoàn trả chi phí nếu nhân viên nghỉ việc sớm.
Nên nêu rõ pháp luật điều chỉnh và nơi giải quyết tranh chấp. Khi nhân viên làm việc cho công ty liên kết ở nước ngoài, cần phân định ai là người sử dụng lao động trong thời gian đó và ai chịu trách nhiệm về an toàn lao động.
Chi phí đưa đi như vé máy bay, bảo hiểm y tế quốc tế và hỗ trợ gia đình cần ghi rõ trong thỏa thuận. Những khoản này ảnh hưởng đến thuế thu nhập cá nhân của người lao động và đến chi phí được trừ khi tính thuế doanh nghiệp.
Quan hệ lao động tại Việt Nam còn hiệu lực thì nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội theo luật Việt Nam thường vẫn tiếp tục. Tuy nhiên, nhiều nước yêu cầu người làm việc tại nước đó tham gia bảo hiểm của họ, dẫn đến nguy cơ đóng hai nơi.
Một số quốc gia đã ký hiệp định bảo hiểm xã hội song phương với Việt Nam để tránh đóng trùng và cho phép cộng gộp thời gian đóng. Danh sách và phạm vi hiệp định thay đổi theo thời gian, nên cần hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội trước khi cử người.
Doanh nghiệp nên ghi nhận quyết định cử, ngày đi, ngày về và mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm trong hồ sơ nhân sự, vì các thông tin này quyết định quyền lợi bảo hiểm khi người lao động trở về.
Cá nhân cư trú tại Việt Nam, thường được hiểu là ở Việt Nam từ một trăm tám mươi ba ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc trong mười hai tháng liên tục kể từ ngày đến, chịu thuế thu nhập cá nhân trên thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ. Cá nhân không cư trú chỉ chịu thuế trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
Nhân viên cử ra nước ngoài dài hạn có thể mất tư cách cư trú thuế Việt Nam và trở thành cư trú thuế của nước đến, hoặc có nghĩa vụ ở cả hai nước. Hiệp định tránh đánh thuế hai lần giữa Việt Nam và nước đến thường có điều khoản phân định quyền đánh thuế đối với thu nhập từ làm việc.
Doanh nghiệp cần xác định từng khoản gồm lương, phụ cấp ở nước ngoài và hỗ trợ nhà ở có phải khấu trừ thuế tại Việt Nam hay không, và lưu chứng từ nộp thuế ở nước ngoài để người lao động khai khi quyết toán.
Mỗi nước phân biệt visa công tác ngắn hạn với giấy phép làm việc dài hạn. Làm việc tại nước đến mà chỉ có visa công tác có thể bị phạt hoặc trục xuất. Hãy xác nhận với cơ quan lãnh sự hoặc luật sư địa phương loại giấy tờ phù hợp trước khi lên lịch.
Thời gian xin giấy phép lao động tại nhiều nước tính bằng tuần hoặc tháng. Kế hoạch cử người nên tính đến thời gian này, cùng việc chuẩn bị hồ sơ như bằng cấp hợp pháp hóa lãnh sự và giấy khám sức khỏe.
Bảng theo dõi nên ghi ngày hết hạn visa, giấy phép, hộ chiếu và bảo hiểm y tế cho từng người. Hạn bị bỏ sót thường chỉ phát hiện khi người lao động đã ở nước ngoài.
4softhr quản lý hồ sơ nhân viên, nghỉ phép và bảng chấm công, giúp ghi nhận thời gian làm việc của từng người. Sản phẩm không tính lương cho Việt Nam, không xác định nghĩa vụ bảo hiểm hay thuế khi ở nước ngoài, và không quản lý visa hay giấy phép lao động.
4notify gửi SMS và email từ tài khoản của bạn, có thể dùng để nhắc nhân viên cập nhật giấy tờ trước hạn; nội dung và thời điểm gửi do bạn chọn.
Không có chính sách rõ ràng về việc người lao động được cử ra nước ngoài có tiếp tục đóng BHXH Việt Nam hay đóng bảo hiểm tại nước đến — dẫn đến đóng trùng hoặc đóng thiếu.
Nghĩa vụ BHXH khi cử ra nước ngoài xác nhận với cơ quan BHXH. 4softhr quản lý nhân viên, nghỉ phép và thời gian làm việc; không tính lương và không tạo bằng chứng đóng góp.
Hợp đồng cử người lao động, visa làm việc và giấy tờ đi kèm được theo dõi trong luồng email — gia hạn thường bị bỏ sót cho đến khi người lao động đã ở nước ngoài.
Hợp đồng, visa và ngày hết hạn do bạn tự theo dõi; bạn có thể ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên trong 4softhr, nhưng không có theo dõi thời hạn hay nhắc tự động.
Thông thường quan hệ lao động tại Việt Nam còn hiệu lực thì vẫn đóng bảo hiểm xã hội theo luật Việt Nam. Tuy vậy một số nước yêu cầu người làm việc trên lãnh thổ tham gia bảo hiểm của họ. Trường hợp có hiệp định song phương, nghĩa vụ được phân định theo hiệp định. Nên hỏi cơ quan bảo hiểm xã hội trước khi cử người.
Theo quy định thuế thu nhập cá nhân, cá nhân thường là cư trú tại Việt Nam nếu ở từ một trăm tám mươi ba ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc mười hai tháng liên tục kể từ ngày đến. Khi làm việc dài hạn ở nước ngoài, nước đến cũng có thể coi họ là cư trú, nên cần xem hiệp định tránh đánh thuế hai lần.
Không. Việc đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng thuộc Luật số 69 năm 2020 và phải qua doanh nghiệp dịch vụ được cấp phép. Khác với việc doanh nghiệp cử nhân viên của mình đi công tác hoặc điều chuyển sang công ty liên kết, vốn là quan hệ lao động nội bộ.
Nên có thời hạn, địa điểm, công việc, lương và phụ cấp, chế độ nhà ở, đi lại, bảo hiểm y tế, điều kiện về nước, trách nhiệm hoàn trả chi phí khi nghỉ việc sớm, pháp luật điều chỉnh và nơi giải quyết tranh chấp. Các khoản hỗ trợ cần ghi rõ vì ảnh hưởng thuế thu nhập cá nhân và chi phí được trừ.
Thông thường không. Visa công tác dành cho họp, đàm phán hoặc việc ngắn hạn, còn làm việc dài hạn cần giấy phép lao động hoặc giấy tờ tương đương theo luật nước đến. Làm việc khi chưa có giấy phép phù hợp có thể bị phạt hoặc trục xuất. Hãy xác nhận với cơ quan lãnh sự hoặc luật sư địa phương trước khi lên lịch.
Trang thông tin: quản lý nhân sự; không theo dõi visa hay tính BHXH.
