Doanh nghiệp Việt Nam thu tiền từ khách nước ngoài chủ yếu qua chuyển khoản quốc tế từ ngân hàng, vào tài khoản ngoại tệ hoặc tài khoản đồng Việt Nam. Ngân hàng có thể yêu cầu hợp đồng và hóa đơn làm căn cứ; phí ngân hàng và chênh lệch tỷ giá phải được ghi nhận riêng.
Hình thức phổ biến nhất là chuyển khoản điện tử quốc tế qua hệ thống SWIFT, thường gọi là T/T. Khách chuyển từ ngân hàng của họ, và tiền qua ngân hàng trung gian rồi về tài khoản của doanh nghiệp. Hình thức này nhanh, rõ ràng và phù hợp phần lớn giao dịch có giá trị vừa.
Với đơn hàng lớn hoặc khách mới, doanh nghiệp có thể dùng thư tín dụng, nơi ngân hàng của khách cam kết trả tiền khi chứng từ đáp ứng đúng điều khoản. Thư tín dụng giảm rủi ro không thanh toán nhưng đòi hỏi chứng từ chính xác tuyệt đối, và phí ngân hàng cao hơn.
Nhận tiền qua ví điện tử hoặc cổng thanh toán quốc tế cũng có thể, nhưng cần kiểm tra quy định ngoại hối, điều khoản của nền tảng và khả năng rút tiền về tài khoản doanh nghiệp tại Việt Nam trước khi dùng cho doanh thu.
Khi khách là cá nhân hoặc doanh nghiệp rất nhỏ ở nước ngoài, hãy gửi cho họ hướng dẫn chuyển tiền bằng một trang giấy: tên người thụ hưởng đúng như đăng ký, số tài khoản, tên và địa chỉ ngân hàng, mã SWIFT, loại tiền và nội dung chuyển. Thiếu một mục, ngân hàng trung gian thường giữ lệnh vài ngày để xác minh.
Doanh nghiệp có thể mở tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng được phép để nhận tiền bằng đô la Mỹ hoặc loại tiền khác, và có thể bán ngoại tệ lấy đồng Việt Nam theo tỷ giá của ngân hàng. Cần giữ chứng từ cho từng lần bán, nhất là khi số tiền lớn.
Việc sử dụng ngoại tệ, như chuyển ra nước ngoài thanh toán hàng nhập khẩu, cũng phải có chứng từ hợp lệ chứng minh mục đích, như hợp đồng, hóa đơn và tờ khai hải quan khi có. Ngân hàng có nghĩa vụ kiểm tra chứng từ trước khi thực hiện lệnh.
Giao dịch giữa các bên trong nước thanh toán bằng đồng Việt Nam theo nguyên tắc chung của pháp luật ngoại hối, nên không dùng tài khoản ngoại tệ để thu tiền khách nội địa.
Ngân hàng thường hỏi mục đích và nguồn gốc của khoản tiền về, nhất là lần đầu hoặc khi số tiền lớn. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn hợp đồng và hóa đơn, và trả lời bằng chứng từ chứ không bằng lời. Khoản tiền về không có chứng từ rõ ràng có thể bị giữ lại hoặc yêu cầu hoàn trả.
Một chuyển khoản quốc tế chịu phí ở nhiều đoạn: phí ngân hàng người gửi, phí ngân hàng trung gian và phí ngân hàng người nhận. Khách thường chọn một trong ba kiểu chịu phí: người gửi chịu toàn bộ, chia đôi, hoặc người nhận chịu toàn bộ.
Nếu hợp đồng không nói rõ, khoản phí thường bị trừ khỏi số tiền về, khiến khách trả thiếu so với hóa đơn. Điều khoản nên ghi người trả chịu toàn bộ phí, hoặc thỏa thuận phần làm tròn khi nhận thiếu.
Phí ngân hàng nhận được ghi nhận là chi phí tài chính hoặc chi phí dịch vụ ngân hàng. Hãy đối chiếu giấy báo có của ngân hàng với số tiền dự kiến để biết chính xác khoản thiếu đến từ đâu.
Tỷ giá của ngày lập hóa đơn thường khác tỷ giá ngày nhận tiền. Phần chênh lệch là lãi hoặc lỗ tỷ giá, ghi nhận theo chế độ kế toán và tính vào thu nhập hoặc chi phí tài chính trong kỳ.
Doanh nghiệp xuất khẩu có doanh thu chủ yếu bằng ngoại tệ nên cân nhắc cách quản lý rủi ro tỷ giá, như thỏa thuận kỳ hạn ngắn, chốt giá bán ngoại tệ với ngân hàng sớm hơn, hoặc giữ ngoại tệ để thanh toán nguyên liệu nhập khẩu. Lựa chọn cụ thể nên bàn với ngân hàng.
Cuối kỳ lập báo cáo tài chính, số dư ngoại tệ trên tài khoản và công nợ phải thu bằng ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ. Khoản chênh lệch này ghi nhận riêng khỏi chênh lệch thực hiện trong kỳ.
Một cách dự báo đơn giản là lập bảng các khoản phải thu bằng ngoại tệ theo tháng đến hạn, rồi nhân với tỷ giá hiện tại để biết giá trị đồng Việt Nam dự kiến. Bảng này giúp thấy khoản nào chịu rủi ro tỷ giá lớn nhất và cần được ưu tiên xử lý.
Khách nước ngoài thường phản ứng tốt với nhắc thanh toán bằng ngôn ngữ của họ, ghi số hóa đơn, số tiền, hạn và thông tin ngân hàng đầy đủ gồm mã SWIFT. Nhắc bằng tiếng Việt thường bị bỏ qua hoặc chuyển đến người không liên quan.
Khi khách chậm quá lâu, các bước thường là nhắc bằng email, gọi điện, gửi thư chính thức rồi mới đến thủ tục pháp lý hoặc ngân hàng đòi tiền. Chi phí kiện tụng ở nước ngoài thường lớn, nên điều khoản thanh toán trước một phần hoặc thư tín dụng đáng cân nhắc với khách mới.
Lưu lại toàn bộ trao đổi nhắc nợ và biên nhận đã gửi, vì chúng là hồ sơ để trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo chế độ kế toán.
4invoices tạo hóa đơn PDF với loại tiền bạn chọn và lưu bản sao trong kho. Sản phẩm không quy đổi VND tự động, không ghi chênh lệch tỷ giá và không khớp thanh toán với sao kê; việc này làm trong phần mềm kế toán hoặc cùng kế toán của bạn.
4notify gửi SMS và email từ tài khoản của bạn; bạn tự soạn tin nhắc bằng ngôn ngữ của khách. Công cụ không cung cấp mẫu dịch sẵn và không tự gửi theo lịch.
Thanh toán bằng ngoại tệ đến ngân hàng với tỷ giá khác tỷ giá trên hóa đơn eTax — chênh lệch không được ghi nhận tự động, gây ra sai lệch trong sổ sách kế toán và tờ khai GTGT.
Chênh lệch tỷ giá được hạch toán trong phần mềm kế toán hoặc cùng kế toán; 4invoices không quy đổi VND tự động và không đối soát với hóa đơn eTax.
Khách hàng quốc tế không nhận được nhắc thanh toán bằng ngôn ngữ của họ — email tiếng Việt bị bỏ qua, kéo dài thời gian thu tiền và ảnh hưởng dòng tiền.
Bạn có thể tự soạn tin nhắc bằng ngôn ngữ của khách và gửi qua SMS hoặc email từ 4notify; không có mẫu đa ngôn ngữ hay lịch gửi tự động.
Chuyển khoản điện tử quốc tế qua hệ thống SWIFT là cách phổ biến nhất, phù hợp phần lớn giao dịch. Với đơn hàng lớn hoặc khách mới, thư tín dụng giảm rủi ro không thanh toán nhưng tốn phí và đòi hỏi chứng từ chính xác. Nhận tiền qua ví điện tử hay cổng thanh toán cần kiểm tra quy định ngoại hối trước khi dùng.
Không bắt buộc, nhưng nhiều doanh nghiệp xuất khẩu mở tài khoản ngoại tệ để nhận tiền trực tiếp và chủ động thời điểm bán ngoại tệ lấy đồng Việt Nam. Dù dùng tài khoản nào, giao dịch phải có chứng từ hợp lệ như hợp đồng và hóa đơn để ngân hàng xử lý lệnh.
Hợp đồng nên ghi rõ bên nào chịu phí chuyển tiền, ví dụ người gửi chịu toàn bộ phí. Khi vẫn có khoản thiếu, kế toán đối chiếu giấy báo có để biết phần bị trừ, ghi nhận đúng vào chi phí dịch vụ ngân hàng và thỏa thuận với khách về phần còn lại trước khi đóng hóa đơn.
Phần chênh lệch giữa tỷ giá ghi nhận lúc lập hóa đơn và tỷ giá lúc nhận tiền là lãi hoặc lỗ tỷ giá thực hiện, ghi nhận vào thu nhập hoặc chi phí tài chính. Chênh lệch do đánh giá lại số dư cuối kỳ ghi riêng theo chế độ kế toán. Hãy thống nhất bút toán cụ thể với kế toán trưởng.
Nên nhắc bằng ngôn ngữ mà khách dùng với bộ phận tài chính của họ, thường là tiếng Anh hoặc ngôn ngữ địa phương, kèm số hóa đơn, số tiền, hạn thanh toán và thông tin ngân hàng đầy đủ gồm mã SWIFT. Nhắc bằng tiếng Việt thường không đến đúng người xử lý thanh toán.
Trang thông tin: hóa đơn PDF và tin nhắc do bạn soạn; không quy đổi tỷ giá tự động.
