法定審計及年結

法律的要求

《公司條例》規定每間公司都要編製反映真實而公平的財務報表、安排審計，並把報表送交成員。核數師必須是在香港會計師公會註冊的執業會計師，不可以是公司的董事或僱員。首位核數師通常由董事委任，其後由成員委任。

私人公司編製報表時，採用《香港財務報告準則》或《私營實體香港財務報告準則》，合資格的中小企業亦可採用中小企業財務報告框架。報表連同董事報告及核數師報告一併發出。私人公司一般有九個月，由財政年度結束後起計，把報表送交成員，比具公眾問責性的公司寬鬆得多。

豁免範圍很窄。休眠公司在條例訂明的條件下可獲豁免審計，你的會計師可以告訴你條件是否符合。千萬不要以為公司規模小或營業額低，就不用審計。

核數師報告可能是無保留意見，也可能載有保留意見、強調事項段，或對持續經營能力的說明。保留意見的報告令銀行和投資者擔憂，所以如有可能導致保留意見的問題，例如未盤點的存貨或無法確認的結餘，應及早向核數師了解。

審計的意義不只在公司註冊處

經審計的財務報表不單是公司法文件。法團一般連同利得稅報稅表一併向稅務局提交，它也是稅務計算的起點；銀行批出信貸時會索取，業主評估租戶時會參考，收購方在盡職審查時亦依賴它。

審計還會影響公司全年的運作。核數師需要證據證明收入完整並記在正確期間、開支與業務有關、資產確實存在並正確估值，以及負債已入帳。平日已收集這些證據的公司，審計過程平淡順利；年結後才重建證據的公司，則要付出費用和時間。

審計並非稅務審查、欺詐調查或法律合規審查，儘管核數師可能報告他們留意到的違規。如果你需要交易結構或成本是否可扣稅的意見，請另向稅務顧問查詢。

年結時間表

可行的時間表在年度結束前已經開始。最後一個月內，要確認盤點存貨的日期、取得主要客戶的結餘確認、議定已付運貨品及已提供服務的截數規則，並完成薪酬與強積金的核對。年結後，帳簿分階段結算：銀行對帳、應計及預付項目、折舊、稅項撥備，以及董事往來帳。

核數師隨後發出索取清單，一般包括試算表和分類帳、每個戶口的銀行月結單及對帳表、固定資產登記冊、應收及應付帳款的帳齡清單、存貨清單、薪酬摘要、強積金供款記錄、貸款協議、董事會會議記錄和重要合約。核數師會直接向銀行發出確認函，所以要確保銀行能迅速回覆。

以3月31日結算日為例：4月份結帳並核對所有銀行戶口；5月初核數師收到試算表和清單；5月至6月進行實地審核和處理查詢；7月董事審閱草稿；其後簽署的報表便可用於利得稅報稅表及送交成員。如果結算日是12月31日，每個步驟順延九個月，次序不變。

實地審核、查詢和審閱要點的處理，通常需時數星期。事前要議定由誰回覆查詢、在多少時間內回覆。整段審計期間，董事都在外地而又沒有授權代表，是簡單審計拖了幾個月的最常見原因。

令審計拖延的問題

有四個問題一再出現。第一，銀行戶口沒有對帳，迫使核數師加強測試其他項目。第二，缺少支持文件，特別是現金開支、董事墊款和海外付款。第三，關連人士交易沒有清楚標示，例如股東貸款或集團公司之間的收費。第四，帳簿有不同版本，Excel 明細與總帳對不上。

收入截數是另一個常見爭議點：3月31日開出、4月才完成工作的發票，或在年結後才簽署的送貨單。解決辦法是訂立書面的截數規則並一貫執行，同時把送貨或驗收證據與每張發票一併歸檔。

如果發現上一年度有錯誤，帳目要重列，稅務狀況也可能改變。趁上一年度仍可處理時發現並更正，比在下一次審計時改正便宜得多。

4b2b 的角色

4softerp 是多公司財務 ERP 及會計模組，為每間公司保存一套帳簿，有助避免多個試算表版本並存的問題。它不會自動編製可供審計的財務報表，沒有核數師專用的唯讀角色，也不會代你對帳，所以請與核數師議定資料如何匯出和提供。

4hosting 提供網站寄存及 VPS，有些公司用它保存自己的文件庫。無論用甚麼儲存方式，簽署後的財務報表、核數師報告、聘用書和管理層聲明書都應放在一起，並保存至少七年。

一般要。《公司條例》規定公司須由持有執業證書的會計師審計財務報表，只有休眠公司等少數情況可獲豁免。小公司可使用較簡化的報告框架，但仍須審計。在確定時間表前，請讓會計師確認是否適用任何寬免。

須是在香港會計師公會註冊並持有執業證書的會計師，而且不可以是公司的董事或僱員。首位核數師通常由董事委任，其後由成員委任。宜及早選定，因為核數師可就年結準備給予意見。

私人公司一般有九個月，由財政年度結束後起計，把財務報表、董事報告及核數師報告送交成員。利得稅報稅表的限期更早，因此不要拖延。年結程序一開始，就向核數師索取書面時間表。

一般有試算表和分類帳、銀行月結單及對帳表、固定資產登記冊、應收應付帳款清單、存貨記錄、薪酬及強積金記錄、貸款協議、董事會會議記錄和重要合約。核數師會直接向銀行取得確認。第一天就備妥，通常可節省數星期。

應該在之前完成，因為法團一般須隨報稅表附上經審計帳目。請安排審計，使簽署後的報表在報稅限期前備妥，或經稅務代表申請延期。如果審計進度落後，要立即通知會計師，不要讓限期過去。切實可行的安排，是在年結後四星期內結帳，下一個月進行實地審核，並在報稅表到期前完成董事簽署。

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