發票及收據

沒有增值稅，但仍需憑證

由於香港不徵收增值稅，發票上沒有稅率、稅務登記號碼，也沒有法定用語。沒有人會在邊境或收銀處為稅務目的檢查發票。它的作用是商業和證據上的：告訴客戶該付多少，並且是核數師和稅務局測試你的收入時依據的文件。

《稅務條例》和《公司條例》都要求記錄保存七年，而且記錄必須足以解釋每筆交易。只寫「服務，20,000港元」的發票容易惹來查詢；一張寫明客戶、期間或項目、單價和到期日的發票，則能直接回答。

《電子交易條例》承認電子記錄和電子簽署的法律效力，因此以電郵發送的 PDF 發票與紙本同樣有效。香港沒有強制的電子發票制度。另外，香港發票不是內地的「發票」（fapiao）；後者由內地稅務系統內的實體開出，內地客戶如需要，必須向內地實體索取。

一張好發票載有甚麼

印上公司註冊全名、商業登記號碼、註冊地址、發票編號、開票日期，以及客戶的全名和地址。貨品或服務的描述，要讓沒有參與交易的人也看得明白：產品編號、數量、工時與時薪、項目名稱、涵蓋期間。

列明總額、貨幣；如果不是港元，還要寫明匯率或議定的兌換基準。加上付款條款，例如「30日內付款」，以及要匯入的銀行戶口或 FPS 識別碼，和客戶應引用的備註。

舉例：發票編號 INV-2026-0147，日期2026年3月3日，向海港貿易有限公司開出40小時顧問服務，時薪900港元，總額36,000港元，30日內以公司的 FPS 識別碼付款並引用發票編號。每一項都能回答客戶或核數師原本會問的問題。定期服務費的發票，每張都應註明服務期間，並把開票日期與服務期間分開。

發票要按單一不間斷的次序編號。出現缺號，核數師會追問遺失號碼的下落。如需為不同實體或分行分系列，應在編號加前綴，而不是從1重新開始。不可更改後再用同一編號重發；應開出貸項通知單，註明原發票，再開一張新發票。

向內地客戶以人民幣收款時，在發票上寫明貨幣，並列出正確幣種戶口的銀行資料。客戶常要求中英文版本，兩個版本的編號要完全一致，使存檔不會為同一宗銷售保存兩份不同的文件。

收據、按金與貸項通知單

收據是已收到款項的記錄。客戶以現金付款或索取付款證明時就要開出，內容包括發票編號、金額、日期和付款方式。轉數快或銀行轉帳的銀行記錄是主要證據，但客戶要記帳時，收據仍然有用。

處理按金和預付款時要小心。預付發票或形式發票應清楚寫明那是按金要求及涵蓋範圍，最終發票則要扣除已收的按金。否則收入會被記兩次，客戶也會就餘額提出爭議。

貸項通知單用於事後議定的退貨、價格更正或折扣。它有自己的連續編號，註明原發票和原因。已取消的發票不要從存檔刪除，兩份文件都要保留，因為核數師要看到來龍去脈。

對有多張未付發票的客戶，每月的結單是很好的補充：它列出每張發票、付款和貸項通知單及淨結餘，讓客戶用一份文件結算，而不是收到五封催款信。

付款條款與逾期付款

香港沒有一般性的法定制度，規定商業逾期付款的利息。能否索取利息，取決於合約的約定，所以信貸期以及任何逾期利息或追收費用，都應寫在報價、合約或發票條款內，並取得客戶書面接納。

固定的節奏有幫助：交付後盡快開出發票，到期日前幾天提醒客戶，到期後一星期內跟進。對較小額而仍未付的爭議，小額錢債審裁處處理一定金額以下的金錢申索，現時上限為75,000港元，程序比法院簡單。

海外客戶使情況更複雜：發票要註明向哪一個實體收費、貨幣、誰負擔銀行費用；如涉及付運貨物，還要列出海關所需的商業發票資料。這些事宜在報價階段就要議定。

保存存檔，兼論 4b2b 工具

所有發票、貸項通知單和收據都要放在同一個地方，可按編號、客戶和日期搜尋，並確保需要查閱的人（例如財務經理和核數師）都找得到。要備份；一部壞了的手提電腦若帶走一年的發票，後果要用七年來承受。

4invoices 讓你開立 PDF 發票並存放於發票存檔。發票格式和編號由你設定，發票上亦沒有香港稅項欄，因為並不存在。它不會向稅務局提交任何文件。4hosting 提供網站寄存和 VPS，若你想自設文件庫，備份和存取控制仍由你負責。

沒有。由於沒有增值稅，香港不規定發票的版面或用語。實用的內容包括：註冊全名和商業登記號碼、連續編號、日期、客戶資料、清晰描述、金額、貨幣和付款條款。稅務局和核數師可能要求查閱，所以副本要保存七年。

有效。《電子交易條例》承認電子記錄和電子簽署，香港亦沒有強制的電子發票制度。以電郵寄出的 PDF 發票，在商業上和作為證據都獲接受，前提是你保留檔案和發出的電郵。把它們存放在可搜尋的存檔，便能按編號或客戶找出任何一張。

可以收取，但只限合約或條款有訂明。香港沒有適用於商業逾期付款的一般法定利息制度，所以應在報價或條款中寫明信貸期及逾期收費，並取得客戶接納。同時保存催款記錄。小額申索可考慮小額錢債審裁處。

不要修改後沿用同一編號。應開出貸項通知單，註明原發票和原因，再按編號次序開出新發票。三份文件都要保留在存檔，讓核數師看清來龍去脈，並告訴客戶有甚麼更改及原因。

不可以。fapiao 是內地稅務系統內的官方稅務發票，並非由香港公司開出。內地客戶需要 fapiao，必須向內地實體索取，或按合約中的安排辦理。報價前就應討論這點，因為它可能影響由哪個實體簽約。

PDF 發票及存檔

把已開發票集中保存；保存規定以稅務局為準。