01
難題
每月人手計算每位員工的強積金供款，入息變動或新入職時容易算錯，逾期供款會被徵收附加費。
解決方法
強積金供款請與受託人或薪酬服務商按最新供款比率及上限計算，並在糧期翌月10日或之前繳付。4softhr 不計算薪酬或強積金（薪酬計算僅適用於羅馬尼亞），亦不會自動提醒。
強積金及薪酬
香港僱主須為18至64歲的合資格僱員登記強積金，僱主與僱員一般各按有關入息5%供款，每月各自上限1,500港元。供款須在糧期完結後第10日（按月供款一般為翌月10日）前繳付，工資須在工資期完結後七日內支付。
誰須登記，何時登記
《強制性公積金計劃條例》規定，僱主須為大部分18至64歲、受僱60日或以上的僱員，向認可受託人登記強積金計劃。僱員選擇計劃和基金，僱主由僱用開始起供款，登記程序須在60日的法定期間內完成。
豁免範圍有限。已參加根據《職業退休計劃條例》註冊的職業退休計劃的僱員，以及家庭傭工、短期海外派駐等少數類別，不在強制制度內。臨時及按日計酬的建造業和飲食業工人，則參加行業計劃。
新入職員工需要一份簡單清單：簽妥的合約、身分證或護照副本、選定受託人及基金，以及第一天就在薪酬系統建檔。即使試用期為三個月，強積金的供款期仍由僱用的開始日起計，而不是由確認聘用日起計。
自僱人士亦須以自己的身分供款。若你的獨資業務聘請員工，要留意自己的供款與你為員工支付的僱主供款是兩回事。
供款多少、如何計算
強制性供款是僱員有關入息的5%，僱主與僱員各自負責。有關入息包括工資、薪金、佣金、花紅、津貼等款項，但不包括遣散費或長期服務金。每月有關入息最低為7,100港元，低於此數的僱員毋須供款，但僱主仍須供款；最高為30,000港元，所以每一方的強制性供款上限是1,500港元。
舉例：月薪18,000港元的僱員，僱員供款900港元、僱主供款900港元，共1,800港元。月薪45,000港元的僱員，雙方各供1,500港元，因為只有30,000港元計算在內。月薪6,500港元的兼職員工，僱主供款325港元，僱員則毋須供款。
僱主可按合約供款超出強制性金額，僱員亦可作自願性供款。每年設定薪酬前，都要查閱積金局公布的最新數字，因為最低及最高入息水平由規例訂定，可以更改。
繳付及申報供款
僱主從工資扣除僱員份額，在供款日（即供款期完結後第10日（按月供款一般為翌月10日））前，把雙方的供款交予受託人。逾期繳付可招致附加費及檢控，僱主亦不能自行出資代替僱員份額而不扣款。每次付款的匯款通知書應存入薪酬檔案。
由積金局營運的積金易（eMPF）平台正逐步集中計劃行政，受託人陸續遷移到該平台，僱主透過它提交供款資料和付款。具體流程視乎你的受託人處於哪個階段，所以下次薪酬周期前，請先查閱受託人的通知。
自2025年5月1日起，僱主不可再以強制性供款所累算的權益，抵銷該日後服務的遣散費或長期服務金；之前服務年資另有過渡安排。終止僱傭時的預算，要按此作出安排。
每月結算可以用一份清單來收緊：收集已批核的工時表和假期、計算總薪酬和扣除項目、由第二個人核對總額、在七日期限內發放工資、在供款日前繳付強積金，並把糧單與匯款通知書一併存檔。月內有新入職員工，還要加入登記表格和受託人選擇。
僱員離職時，累算權益留在計劃戶口內，屬於僱員所有，可以轉移到個人帳戶或新僱主的計劃。僱主不可扣起，亦不可扣起僱員自己的供款。請給離職員工一張寫明其計劃及成員編號的便條，讓他們自行管理戶口。
《僱傭條例》下的工資、假期與記錄
《僱傭條例》規定工資須在工資期完結後七日內支付，工資期不得超過一個月。只可基於獲准許的理由作出扣減，而在符合條件後，僱員的休息日和法定假日須獲支付應有工資。屬連續性合約的僱員，一般指受僱四星期或以上、每星期工作至少18小時，另享有帶薪年假等權利，年假由第一年後的七日開始，隨年資增加。
僱主須備存工資及僱傭記錄，稅務局亦期望薪酬記錄保存七年。薪酬檔案應包括合約、糧單、考勤或工時表、已放假期、強積金匯款和僱主報稅表表格。
工資糾紛由勞資審裁處審理，申索人毋須聘請律師。準確的工時表和假期記錄，是雙方最有說服力的證據。
軟件能做甚麼
4softhr 是人力資源及考勤模組，保存員工、假期和工時表資料。它不會計算香港的薪酬或強積金金額，這些由你自己的薪酬程序或受託人的工具計算，然後把結果記錄下來。把員工記錄、合約日期和假期結餘放在同一模組內，月底計算時便有現成資料。
4notify 從你的帳戶發送短訊和電郵。薪酬團隊可以用它通知員工糧單已備妥，或提醒經理交工時表，內容和時間由你決定。它不會向積金局或受託人發送任何資料。
02
難題
假期、病假及法定假日記錄分散，計算薪金時要翻查多份文件。
解決方法
在 4softhr 保存員工出勤、假期及工時表，作薪酬參考。系統不會產生糧單或計算薪金。
香港僱主要供多少強積金？
僱主的強制性供款是僱員有關入息的5%，每月最高有關入息為30,000港元，所以僱主每月供款上限為1,500港元。僱員供款比率相同，但月入低於7,100港元的僱員毋須供款。處理薪酬前，請查閱積金局公布的最新水平。
強積金供款何時到期？
須在供款日前繳付，即供款期完結後第10日（按月供款一般為翌月10日）。僱主從工資扣除僱員份額，並把雙方供款交予受託人。逾期可招致附加費及檢控，應保存匯款記錄。因 eMPF 平台改變提交方式，請留意受託人的通知。
兼職和臨時員工要供強積金嗎？
一般要，只要年齡為18至64歲並受僱60日或以上，與工時無關。建造業和飲食業的臨時工人參加行業計劃。入息低於最低水平的員工毋須供自己的份額，但僱主仍須供款。排除任何類別的員工之前，請先向積金局確認。
2025年5月1日的遣散費安排有甚麼改變？
由該日起，僱主不可再用強制性供款所累算的權益，抵銷該日後服務的遣散費或長期服務金，之前服務年資有過渡安排。預算和僱傭條款要按全數遣散費計算，並向顧問查詢過渡安排如何應用於現有員工。
4softhr 會計算強積金或香港薪酬嗎？
不會。4softhr 保存員工、假期和工時表，提供計算所需的資料，但薪酬計算功能只適用於羅馬尼亞。香港的薪金與強積金金額，由你自己的薪酬程序或受託人的工具計算。每次計薪前，可用人事記錄核對時數、假期和入職日期。
員工及假期記錄
人力資源及考勤；強積金及薪酬由受託人及薪酬服務商處理。
