銀行對帳

為何要對帳

對帳證明帳簿上的現金結餘，就是銀行持有的結餘，只是在途項目有所調整。它能發現重複付款、未入帳的銀行費用、錯配到其他發票的客戶付款，偶爾也能發現舞弊。每次法定審計都由銀行結餘開始，因為那是最獨立的證據：核數師會向銀行取得確認函，與你的帳簿對照。

不做每月對帳的公司，通常在年底付出代價。整年的未配對項目，要與應計項目、折舊和稅項撥備同時調查，而當初知道款項用途的人可能已經離職或忘記。

這些記錄也是稅務的基礎。稅務局期望公司保存能解釋交易的帳簿七年，銀行月結單上一筆解釋不了的存入，如果公司無法證明，便可能被視作收入。

行之有效的每月程序

月份一結束，就下載每個戶口的月結單。期初結餘取自上月已核對的結餘，然後把每一行與分類帳逐筆核對。收款對應發票或其他收入，付款對應供應商帳單、薪酬、強積金、稅款或董事交易。任何一方沒有配對上的，都是調節項目。

常見的調節項目有：已開出但未兌現的支票、已存入但未入帳的存款、未入帳的銀行費用、利息、海外匯款的匯兌差額，以及月底時間差。每一項都要寫明日期和負責清理的人。銀行一般視六個月前的支票為過期，所以舊的未兌現支票要調查，然後重發或沖銷。

舉例：月結單結餘512,400港元，加上最後一天存入而未入帳的38,000港元，減去未兌現的兩張支票21,500及9,800港元，調整後銀行結餘為519,100港元。帳簿結餘為519,620港元，相差520港元，原來是一筆400港元的海外電匯費和120港元的月費。把這兩項費用入帳後，帳簿結餘變成519,100港元，對帳便沒有差額。

最後寫上三行：月結單結餘，加減調節項目，等於帳簿結餘。簽署、註明日期，並由第二個人審閱。這個簽名記錄，正是核數師要看的。

閱讀不同的付款類型

轉數快入帳顯示付款人姓名、金額和付款人輸入的備註，而且全日即時到帳。有時付款人並非客戶本人，例如董事以個人名義付款，所以要記錄是誰付款。

海外匯入的款項常被中間銀行扣除費用，實收金額少於發票。事先決定由客戶還是公司承擔這些費用，並把差額記入銀行費用並附註，而不是讓發票永遠停在部分已付。

支票按支票號碼列出，可能已兌現、被退票或被止付。信用卡結算按批次到帳，並已扣除手續費，所以要看商戶結算單才知道涵蓋哪些銷售。外幣付款要記錄所用匯率和交易日的港元等值，按公司的會計政策處理。

多幣種戶口各自需要一份對帳，用戶口的貨幣計算，並註明按帳目所用收市匯率折算的港元等值。港元與美元掛鈎，在窄幅內浮動，所以美元結餘的差異很小，但人民幣和其他貨幣的波動可以大得有影響。

保護現金的控制措施

盡可能分工。準備付款的人不應是批核付款的人，兩者都不應獨自做對帳。團隊很小的話，可由一名董事每月審閱並簽核對帳表。

保持權限整潔：員工離職當天就撤銷其網上銀行權限，至少每年檢視一次授權簽署人名單。留意不尋常的項目，例如向個人支付的整數款項、剛好低於批核限額的重複小額轉帳，以及向新收款人付款。限制誰可以新增收款人和發放大額轉帳，並要求銀行為超過你設定金額的支出發出提示。

不要讓暫記帳戶越積越多。如果一個月內無法辨識某筆收款，向付款人或銀行查詢，記入暫記項目並加註，年結前清理。

4b2b 的幫助與限制

4invoices 把 PDF 發票存放在發票存檔，配對收款時可查閱任何銷售發票的編號、金額和日期。它不會匯入銀行月結單，也不會自動配對付款；配對由你在自己的帳簿內進行。

4notify 可以發送你撰寫的短訊或電郵，例如針對對帳顯示仍未付款的發票發出付款提醒，或提醒須簽核當月對帳的經理。發送由你觸發，而不是由銀行數據觸發。

每個戶口至少每月一次，包括仍有結餘的外幣戶口和很少使用的戶口。每月對帳可以讓未配對項目保持新鮮，易於查證，也給核數師一條簽署的記錄。交易量大的公司常常每星期對帳。只在年底才對帳，通常會有一長串無法解釋的項目。

已開出但未兌現的支票、已存入但未入帳的存款、未入帳的銀行費用或利息、海外匯款的匯兌差額，以及月底時間差。每一項都應寫明日期和負責人。停留數月的項目，特別是舊支票，要調查並重發或沖銷。

中間銀行常扣除費用，所以實收金額低於發票。合約應訂明由誰承擔。若由公司吸收，把差額記入銀行費用並附註，使發票顯示為已全數付清；若應由客戶支付，則向客戶追討餘額。不要讓小額差異長期懸而未決。

核數師向銀行發出確認函，把確認的結餘與你的對帳表對照，並對照其後的月結單測試調節項目的截數。年結月份的對帳表如有簽署、註明日期和經過審閱，而每個調節項目都有解釋，審計時間可大大縮短。

發票存檔及自行撰寫的提醒

PDF 發票，以及由你帳戶發送的短訊或電郵；銀行對帳在系統以外處理。