Penugasan karyawan ke luar negeri memunculkan tiga urusan terpisah: izin kerja dan visa negara tujuan, jaminan sosial serta pajak selama penugasan, dan kontrak kerja yang menjelaskan hak pekerja. Penempatan pekerja migran melalui perusahaan penempatan adalah rezim hukum yang berbeda. Halaman ini membedakan keduanya dan membahas penugasan internal.
Perusahaan yang mengirim karyawannya sendiri bertugas ke kantor cabang atau klien di luar negeri menjalankan penugasan internal. Hubungan kerja tetap dengan perusahaan Indonesia, dan pekerja kembali setelah proyek selesai. Ini bukan penempatan pekerja migran.
Penempatan pekerja migran Indonesia, yaitu perekrutan orang untuk bekerja pada pemberi kerja asing, diatur undang-undang tentang pelindungan pekerja migran Indonesia dan hanya boleh dilakukan perusahaan penempatan berizin atau jalur resmi lainnya.
Pastikan Anda berada di rezim yang benar. Menjalankan penempatan tanpa izin berisiko pidana, sedangkan penugasan internal tunduk pada kontrak dan hukum negara tujuan.
Contoh: perusahaan perangkat lunak di Surabaya mengirim dua insinyur ke Kuala Lumpur selama delapan bulan untuk implementasi proyek. Mereka tetap karyawan Indonesia, tetapi izin kerja Malaysia dan perlakuan pajaknya harus diselesaikan sebelum keberangkatan.
Bila Anda ragu apakah suatu rencana termasuk penempatan pekerja migran, tanyakan kepada instansi yang menangani pelindungan pekerja migran sebelum melakukan perekrutan. Kekeliruan kategori bisa berujung sanksi yang berat, sementara pertanyaan di muka tidak berbiaya.
Setiap negara memiliki jenis visa dan izin kerja sendiri, termasuk untuk penugasan jangka pendek. Beberapa negara membolehkan kunjungan bisnis singkat tanpa izin kerja penuh, tetapi membatasi kegiatan yang boleh dilakukan; yang lain mewajibkan izin sejak hari pertama.
Periksa persyaratan negara tujuan melalui kedutaan atau konsultan imigrasi setempat sebelum membeli tiket atau menjanjikan jadwal. Waktu pemrosesan dapat berminggu-minggu, dan penolakan menunda proyek.
Siapkan dokumen dasar: paspor dengan masa berlaku cukup, surat penugasan, kontrak, dan bukti kualifikasi. Salinan digital disimpan di arsip karyawan dengan akses terbatas.
Untuk kunjungan bisnis pendek seperti rapat atau pelatihan, banyak negara tidak mewajibkan izin kerja. Namun kegiatan yang dikategorikan pekerjaan produktif, misalnya instalasi atau konsultasi berbayar, dapat memerlukan izin. Tanyakan batasnya secara tertulis sebelum berangkat.
Dokumen dari Indonesia seperti surat keterangan catatan kepolisian, ijazah, dan akta nikah sering perlu dilegalisasi atau diterjemahkan untuk keperluan visa. Mulailah legalisasi lebih awal karena proses lintas instansi bisa makan waktu beberapa minggu.
Pertanyaan utama adalah apakah iuran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan terus berjalan selama pekerja di luar negeri. Jawabannya bergantung pada status hubungan kerja, lama penugasan, dan ada tidaknya perjanjian jaminan sosial antara Indonesia dan negara tujuan.
Sebagian negara mewajibkan pekerja asing masuk ke sistem jaminan sosial setempat, sehingga terjadi kewajiban ganda. Tanyakan kepada BPJS dan otoritas negara tujuan sebelum penugasan dimulai, dan tuliskan keputusan dalam surat penugasan.
Pertimbangkan asuransi kesehatan dan evakuasi tambahan selama penugasan. Polis internasional sering lebih relevan dibanding jaminan nasional bila pekerja bertugas di negara dengan biaya medis tinggi.
Pekerja yang ditugaskan lebih dari satu tahun sering berpindah ke sistem jaminan sosial negara tujuan atau perlu sertifikat cakupan. Tanyakan apakah Indonesia memiliki perjanjian jaminan sosial dengan negara itu, karena perjanjian dapat mencegah iuran ganda.
Catat kepesertaan BPJS pekerja sebelum berangkat dan tanyakan bagaimana klaim dapat diajukan dari luar negeri. Banyak pekerja baru menyadari batasan layanan ketika membutuhkannya di negara tujuan.
Status subjek pajak dalam negeri atau luar negeri ditentukan oleh ketentuan perpajakan, termasuk lamanya berada di Indonesia dan tempat tinggal. Penghasilan dari penugasan dapat dikenai pajak di Indonesia, di negara tujuan, atau di keduanya, dengan perjanjian penghindaran pajak berganda yang mengatur pembagiannya.
Pemberi kerja Indonesia tetap memotong PPh Pasal 21 sepanjang karyawan tetap masuk dalam ketentuan pemotongan. Bila ada kewajiban di negara tujuan, koordinasikan agar tidak terjadi pemotongan ganda.
Perhitungan ini rumit; minta konsultan pajak menghitung kewajiban sebelum penugasan dan simpan hasil perhitungannya. Halaman perjanjian pajak berganda membahas dasar umum yang relevan.
Hitung hari berada di setiap negara sepanjang tahun. Banyak ketentuan pajak memakai ambang jumlah hari, sehingga catatan perjalanan yang rapi membantu menentukan status pajak dan menghindari kejutan di akhir tahun.
Bila penugasan melewati ambang hari tertentu di negara tujuan, perusahaan Indonesia dapat dianggap memiliki tempat usaha tetap di sana, dengan konsekuensi pajak badan. Konsultasikan hal ini sebelum menugaskan beberapa karyawan untuk proyek panjang.
Gaji yang dibayar dalam Rupiah di Indonesia sementara pekerja tinggal di luar negeri dapat menimbulkan pertanyaan tentang di mana penghasilan itu dipajaki. Putuskan skema pembayaran bersama konsultan pajak sebelum penugasan dimulai.
Surat penugasan sebaiknya memuat lokasi, durasi, tugas, gaji dan tunjangan penugasan, tanggungan biaya pindah dan pulang, jam kerja, cuti, dan hak bila penugasan berakhir lebih awal. Kejelasan ini mencegah sengketa.
Tunjangan seperti perumahan atau biaya hidup dapat memiliki konsekuensi pajak. Catat setiap tunjangan sebagai komponen tersendiri agar penghitungan PPh dan pembukuan tepat.
Tetapkan juga prosedur darurat: kontak perusahaan, kontak kedutaan, dan langkah bila pekerja sakit atau mengalami kecelakaan.
Tetapkan kebijakan kembali: siapa menanggung biaya pulang bila penugasan berakhir lebih awal, bagaimana pekerja dikembalikan ke posisi semula, dan bagaimana pengalaman penugasan dinilai dalam jenjang karier. Kebijakan tertulis mengurangi sengketa.
Siapkan perjanjian penugasan dalam bahasa Indonesia dan, bila perlu, bahasa negara tujuan. Perbedaan penafsiran terjemahan sering menjadi sumber sengketa tunjangan.
4softhr.net menyimpan data karyawan, cuti, dan lembar kehadiran, sehingga riwayat penugasan dan cuti selama di luar negeri tercatat. Produk ini tidak menghitung gaji Indonesia, tidak menerbitkan bukti BPJS, dan tidak mengurus visa atau izin kerja.
4softerp.net dapat dipakai mencatat biaya penugasan per entitas di pembukuan multi-perusahaan. Dokumen visa, kontrak, dan polis asuransi disimpan di arsip dengan akses terbatas.
Tinjau berkas setiap tiga bulan: masih berlaku, perlu diperbarui, atau sudah selesai. Pengecekan rutin menghindari penugasan berjalan dengan dokumen kedaluwarsa.
Karyawan yang bertugas di luar negeri tetap berhak atas cuti dan hak lain sesuai kontrak. Catat cuti yang diambil selama penugasan di 4softhr.net, dan komunikasikan perbedaan hari libur nasional di negara tujuan agar jadwal proyek realistis.
Contoh daftar periksa sebelum berangkat: visa dan izin kerja, polis asuransi, surat penugasan, kontak darurat, alamat tinggal, rekening bank di negara tujuan, dan jadwal pelaporan berkala kepada atasan. Daftar ini diperiksa dua minggu dan satu hari sebelum keberangkatan.
Status jaminan sosial BPJS pekerja yang ditempatkan ke luar negeri tidak jelas — apakah iuran terus berlaku, ditangguhkan, atau diatur melalui perjanjian bilateral — dan pedoman BPJS bervariasi per situasi.
Status BPJS dan izin kerja negara tujuan ditentukan BPJS, Kemenaker, dan negara tujuan; 4softhr.net tidak menerbitkan bukti BPJS dan tidak menghitung iuran.
Dokumen izin kerja dan penempatan — termasuk visa kerja negara tujuan, surat penempatan, dan sertifikat asuransi — dikelola via thread e-mail, membuat tenggat perpanjangan mudah terlewat dan menimbulkan risiko kepatuhan imigrasi.
Di 4softhr.net Anda mengelola data karyawan dan cuti; dokumen izin kerja dan tenggat perpanjangan Anda kelola sendiri.
Tenggat perpanjangan visa dan izin kerja tersebar di e-mail beberapa orang, sehingga satu perpanjangan terlewat.
Catat tanggal berlaku setiap dokumen di data karyawan 4softhr.net, dan kirim pengingat internal lewat SMS atau e-mail dari akun 4notify.net dengan isi yang Anda tulis.
Penugasan adalah pengiriman karyawan perusahaan sendiri bertugas ke luar negeri dengan hubungan kerja yang tetap di Indonesia. Penempatan pekerja migran adalah proses mencarikan pekerjaan di luar negeri bagi orang untuk bekerja pada pemberi kerja asing, yang diatur ketat dan hanya boleh dilakukan perusahaan berizin. Pastikan Anda berada pada rezim yang benar. Periksa kembali setiap perubahan peraturan.
Itu bergantung pada status hubungan kerja, lama penugasan, dan ada tidaknya perjanjian jaminan sosial dengan negara tujuan. Tanyakan langsung kepada BPJS dan otoritas negara tujuan sebelum berangkat, lalu tulis keputusan itu dalam surat penugasan agar pekerja dan perusahaan sama-sama jelas hak dan kewajibannya. Tulis keputusan dalam surat penugasan. Simpan keputusan dalam surat penugasan.
Umumnya pemberi kerja atau mitra lokal di negara tujuan, dibantu karyawan yang menyiapkan dokumen pribadi. Setiap negara memiliki aturan sendiri, sehingga pastikan jenis visa sesuai dengan kegiatan yang akan dilakukan dan mulai prosesnya jauh sebelum keberangkatan. Gunakan konsultan imigrasi lokal bila perlu. Mulailah proses beberapa bulan sebelumnya. Tenggat visa dicatat di data karyawan.
Perlakuannya bergantung pada status subjek pajak, lama tinggal, dan perjanjian penghindaran pajak berganda antara Indonesia dan negara tujuan. Penghasilan bisa dikenai pajak di salah satu atau kedua negara. Minta konsultan pajak menghitung sebelum penugasan dimulai dan simpan hasilnya untuk dokumentasi. Simpan hasil perhitungan pajak. Konsultasikan dengan konsultan pajak lintas negara.
Tidak. 4softhr.net mengelola data karyawan, cuti, dan lembar kehadiran. Produk ini tidak mengurus visa, tidak menerbitkan bukti BPJS, dan tidak menghitung gaji atau iuran di Indonesia karena perhitungan gaji hanya tersedia untuk Rumania. Urusan itu dilakukan perusahaan bersama instansi terkait. Urusan itu ditangani perusahaan dan instansi. Urusan itu dilakukan perusahaan bersama instansi terkait.
Data karyawan; izin dan BPJS diurus di instansi berwenang.
