Rehber · Türkiye 2026

e-Defter tutma rehberi: Berat, imza, saklama

e-Defter, yevmiye defterinin (jurnal) ve büyük defterin (kebir) elektronik ortamda XBRL-GL formatında tutulup aylık olarak GİB'e imzalı berat ile teslim edilmesini gerektiren bir yükümlülüktür. e-Fatura'dan farklı olarak e-Defter, muhasebe motorunun çıktısı seviyesindedir — yani fatura kesilirken değil, ay sonu mali kapanışta üretilir. Bu rehber XBRL-GL şemasının yapısını, berat alma akışını, imza ve saklama gerekliliklerini ve KGK bağımsız denetimi açısından kritik noktaları açıklıyor.

e-Defter nedir, e-Fatura ile farkı nedir?

e-Fatura tek belgedir (satıcıdan alıcıya); e-Defter ise muhasebe kayıtlarının tamamıdır. e-Fatura yıllık ciro eşiğine göre zorunluyken, e-Defter büyük ölçüde aynı kapsam için (ve bazı sektörler için ciro şartı aranmaksızın) zorunludur. e-Defter formatı XBRL-GL (eXtensible Business Reporting Language - General Ledger) standardına dayanır.

Berat: aylık imza süreci

Berat, e-Defter dosyasının (yevmiye + kebir) GİB'e teslim edildiğinin ispatıdır. Akış şu şekildedir:

  • Ay sonunda muhasebe motoru tüm hareketleri XBRL-GL formatında üretir
  • Mali mühür ile dosya imzalanır (HSM veya token üzerinden)
  • İmzalı dosya GİB'in e-Defter portalına yüklenir
  • GİB sistem berat dosyasını (imzalı onay) geri gönderir
  • Berat dosyası 10 yıl saklanmalıdır

Saklama yükümlülüğü: nerede, ne kadar süre?

VUK md. 253 gereği e-Defter ve beratları 10 yıl saklanmalıdır (kağıt defter için 5 yıldı, elektronik için süre uzatıldı). Saklama hem mükellef hem GİB tarafında yapılır. Saklama yeri ve KVKK kapsamındaki yükümlülükleri mali müşavirinizle ve hukuk danışmanınızla değerlendirin.

TMS 29 ile uyum: nominal mi retratlı mi?

Türkiye 2023'ten beri TMS 29 yüksek enflasyon muhasebesi uygulamaktadır. e-Defter nominal TL ile tutulur (vergi açısından), ancak bağımsız denetim raporu için TMS 29 retratlı versiyon paralel tutulmalıdır.

Yaygın hatalar ve önlemleri

Üç tipik problem:

  • Beratı geç yükleme: berat yükleme süreleri GİB tebliğleriyle belirlenir (aylık dönemlerde genellikle ilgili ayı izleyen üçüncü ayın sonuna kadar). Gecikme ceza doğurur.
  • Açılış fişi eksik: yıl başında devir bakiyeleri olmayan defter reddedilir.
  • İmza sertifikası süresi: mali mühür her 3 yılda yenilenmeli, son ana bırakılmamalı.
Genel bilgi amaçlıdır — özel durumunuz için mali müşavir veya yeminli mali müşavir (YMM) ile görüşmenizi öneririz. 2026 yılı oran ve eşikleri Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tebliği ile değişebilir.
Türkiye'de 4b2b ne sunar · 4invoices.net

4b2b Türkiye'de bu konu için resmî bir entegrasyon sunmaz: GİB e-Fatura/e-Arşiv/e-Defter, SGK e-Bildirge, KEP veya muhasebe yazılımı (Logo, Mikro, Paraşüt) bağlantısı yoktur. Türkiye'de sunulan hizmetler 4invoices (PDF fatura, numaralandırma, müşteri kartları, yapılandırılabilir KDV oranları, ödeme bağlantısı), 4notify (SMS ve WhatsApp bildirimleri), 4hosting (AB'de barındırma) ve 4buildsite'tır (web sitesi oluşturucu). Yasal yükümlülükler için mali müşavirinizle ve GİB onaylı bir özel entegratörle çalışın.

Sıkça sorulan sorular

e-Defter işime başladığım yıldan mı başlamalı?

Hayır. e-Defter mükellefi olduğunuz yılın başından itibaren zorunludur — yıl içinde eşik aşılırsa o yılın 1 Ocak'ından itibaren retroaktif değil, sonraki yıl başlangıçtan itibaren e-Defter tutulur.

Mali müşavirim e-Defter sistemine erişebilir mi?

e-Defter yazılımınız izin veriyorsa evet. 4b2b Türkiye'de e-Defter veya muhasebe modülü sunmaz.

Berat reddedilirse ne yapmalı?

GİB'den dönen red sebebi (şema hatası, mali mühür süresi, açılış fişi eksik) düzeltilir, yeni berat hazırlanır. Gönderim öncesi şema kontrolü red riskini azaltır.

Konunun bağlam sayfası →