E-Rechnungs-Pflicht 2026 — Zeitplan und Vorbereitung
Was Unternehmen ab 2025/2026/2027/2028 verbindlich umstellen müssen
Mit dem Wachstumschancengesetz (WCG, 2024) hat Deutschland die E-Rechnungs-Pflicht für B2B eingeführt — gestaffelt über mehrere Jahre. Dieser Leitfaden gibt einen schnellen Überblick: wer muss ab wann was, welche Formate sind zulässig, welche Ausnahmen gibt es und wie sieht eine pragmatische Vorbereitung aus.
Der Zeitplan im Detail
1. Januar 2025: Alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (B2B). Versand ist noch optional. 1. Januar 2027: Unternehmen mit Vorjahres-Umsatz >800.000€ müssen E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen noch PDFs versenden. 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen versenden, unabhängig vom Umsatz. Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen und — mit Zustimmung des Empfängers — PDF-Rechnungen versenden; bis Ende 2027 gilt das für Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand dauerhaft ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Welche Formate sind zulässig?
Erlaubt sind nur Formate, die EN 16931 entsprechen: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Profil EN16931 (hybride PDF/A-3 + XML). NICHT zulässig als E-Rechnung: einfache PDFs, Word-Dokumente, JPG-Scans. Die Übermittlung erfolgt per E-Mail mit XML-Anhang, Peppol-Netzwerk oder Portal-Upload.
Ausnahmen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) und Fahrausweise bleiben PDF-/Papier-zulässig. B2C-Rechnungen (an Privatkunden) sind nicht von der Pflicht betroffen — können aber freiwillig elektronisch sein.
Praktische Vorbereitung
1) Buchhaltungs-Software prüfen: kann sie XRechnung/ZUGFeRD empfangen und versenden? 2) E-Mail-Postfach für Eingangs-Rechnungen einrichten und automatisches Parsing aktivieren. 3) Stammdaten der Kunden mit USt-IdNr. vervollständigen. 4) GoBD-konforme Archivierung der XML-Dateien sicherstellen. 5) Mitarbeiter schulen — vor allem Finanz- und Einkaufsabteilung.
Wie 4b2b dabei unterstützt
Häufig gestellte Fragen
Was ist, wenn ich 2026 noch keine E-Rechnungen versende?
Bis 31.12.2026 sind PDF-Rechnungen mit Empfänger-Zustimmung weiter zulässig. Praktisch lehnen aber immer mehr Empfänger PDFs ab — Sie sollten den Übergang nicht zu spät beginnen.
Wie hoch sind die Strafen bei Nicht-Konformität?
Ein eigener Bußgeldtatbestand speziell für fehlende E-Rechnungen ist nicht das Hauptrisiko; gravierender sind die indirekten Folgen: Empfänger verlieren Vorsteuerabzug, Verlust von Kundenbeziehungen, mögliche Nachzahlungen bei Betriebsprüfung.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Nur teilweise: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, sind vom Versand aber dauerhaft befreit.
Was ist mit Daueraufträgen und Rechnungen mit gleichbleibendem Betrag?
Bei Dauerschuldverhältnissen genügt es nach Auffassung der Finanzverwaltung, den Vertrag bzw. die Dauerrechnung einmalig als E-Rechnung zu übermitteln; klären Sie Details mit Ihrem Steuerberater.
Passende Lösungen & Branchen
Setzen Sie die Inhalte dieses Leitfadens direkt um — mit konkreten 4b2b-Lösungen und branchenspezifischen Beispielen.