Handelsregister-Eintragung für KMU
Wie Sie effizient ein Unternehmen gründen und im HR eintragen
Die Handelsregister-Eintragung ist mehr als eine Formalität — sie ist die rechtliche Geburt Ihres Unternehmens. Mit ihr entsteht die juristische Person (GmbH, UG, AG), und Sie können erst dann offiziell mit der Geschäftstätigkeit beginnen. Dieser Leitfaden führt Sie durch den Prozess für GmbH und UG, erklärt die Stammkapital-Anforderungen, den Ablauf beim Notar und die Folge-Pflichten bei IHK und Finanzamt.
GmbH vs. UG — was passt zu mir?
GmbH = klassische Form, Stammkapital 25.000€ (mindestens 12.500€ bei Gründung einzahlen, der Rest wird nachgefordert wenn benötigt). UG = 'Mini-GmbH', schon ab 1€ Stammkapital möglich, muss aber 25% des Jahresüberschusses thesaurieren bis 25.000€ erreicht sind (dann Umwandlung in GmbH möglich). Für die meisten KMU: UG bei knapper Anfangs-Liquidität, GmbH wenn 12.500€+ zur Verfügung stehen.
Der Notartermin — was passiert da?
Bei der Gründungs-Notarbeurkundung werden Gesellschaftsvertrag (Satzung), Geschäftsführer-Bestellung und Gesellschafterliste beurkundet. Bei einer 1-Personen-GmbH dauert das oft <30 Minuten, bei Mehr-Gesellschafter-Gründungen mit individuellem Vertrag kann es 1-2 Stunden dauern. Kosten: 500-1500€ bei Standard-Gründung, mehr bei individuellem Vertrag.
Stammkapital einzahlen und nachweisen
Bei GmbH: 12.500€ auf das Geschäftskonto eingezahlt (für Bareinlage). Bei UG: das gesamte angegebene Stammkapital. Beweis durch Kontoauszug, der dem Notar vor der Anmeldung zum HR vorgelegt wird. Sachgründung (z.B. mit Maschinen statt Geld) möglich, aber komplexer — verlangt Sachgründungsbericht und meist Werthaltigkeits-Gutachten.
Nach der Eintragung — IHK, Finanzamt, Gewerbeanmeldung
1) Gewerbeanmeldung bei der Gemeinde (Pflicht für die meisten Tätigkeiten, freie Berufe ausgenommen). 2) Finanzamt: Steuerliche Erfassung mit dem Fragebogen 'Steuerliche Erfassung' — daraus entstehen Steuernummer und USt-IdNr. 3) IHK: Pflichtmitgliedschaft mit Jahresbeitrag. 4) Berufsgenossenschaft: Pflicht bei Arbeitgebern.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Handelsregister-Eintragung?
Vom Notartermin bis zur tatsächlichen Eintragung typisch 2-4 Wochen, je nach Auslastung des zuständigen Registergerichts. In dieser Zeit dürfen Sie noch keine GmbH-Geschäfte führen — nur eine 'Vor-GmbH' agiert für Sie.
Kann ich auch ohne Notar gründen?
Nein. Für GmbH/UG ist die notarielle Beurkundung gesetzlich vorgeschrieben. Alternative Formen wie Einzelunternehmen, GbR oder freier Beruf brauchen keinen Notar — werden aber nicht im Handelsregister geführt.
Welche Kosten kommen auf mich zu?
Notar: 500-1500€. Handelsregister-Gebühren: 150-300€. Stammkapital: 12.500€ (GmbH) oder 1€+ (UG). IHK: 30-300€/Jahr je nach Umsatz. Gewerbe: 20-60€ einmalig. Insgesamt ab ~700€ (UG) bis ~2000€+ (GmbH).
Muss ich einen Sitz in Deutschland haben?
Ja, eine GmbH/UG braucht einen Geschäftssitz in Deutschland (kann auch eine Geschäftsadresse beim Coworking sein). Geschäftsführer können dagegen im Ausland wohnen, sofern sie tatsächlich tätig sind.
Können EU-Bürger gründen?
Ja. EU-Bürger haben in Deutschland volle Niederlassungs-Freiheit. Drittstaats-Angehörige brauchen einen Aufenthaltstitel mit Erlaubnis zur Selbstständigkeit.
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