XRechnung 2026 — Was deutsche KMU jetzt wissen müssen
Vollständiger Leitfaden zur E-Rechnungs-Pflicht ab 1. Januar 2025/2026 und zum XRechnung-Standard
Ab dem 1. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Ab 1. Januar 2027 müssen sie selbst E-Rechnungen versenden (mit Übergangsfristen für kleine Unternehmen bis 2028). Dieser Leitfaden erklärt, was XRechnung ist, wann ZUGFeRD eine bessere Wahl ist, wie der Peppol-Versand funktioniert und welche Schritte deutsche KMU jetzt unternehmen sollten, um ohne Stress in die E-Rechnungs-Ära zu gehen.
Was ist XRechnung und warum jetzt?
XRechnung ist der deutsche XML-basierte E-Rechnungs-Standard, der auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Er wurde 2017 vom IT-Planungsrat veröffentlicht und ist seit 2020 für Rechnungen an deutsche Behörden (B2G) verpflichtend. Mit dem Wachstumschancengesetz (WCG, verkündet im März 2024) wird XRechnung jetzt auch für B2B-Rechnungen die Norm — gestaffelt: ab 1.1.2025 müssen alle Unternehmen XRechnungen empfangen können, ab 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie selbst versenden, ab 1.1.2028 alle übrigen. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto), Fahrausweise sowie Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Versand.
XRechnung vs. ZUGFeRD — was sollte ich verwenden?
XRechnung ist reines XML — maschinenlesbar, aber für Menschen ohne Software nicht visuell. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine sichtbare PDF mit eingebetteter XML, was es für Empfänger ohne automatisierte Verarbeitung freundlicher macht. Beide sind EN-16931-konform. Empfehlung: ZUGFeRD für B2B-Kunden (besseres UX), XRechnung für B2G (Pflicht). Beide können per E-Mail, über Portale oder über das Peppol-Netzwerk übermittelt werden; eine bestimmte Übertragungsart schreibt das Gesetz für B2B nicht vor.
Was ändert sich bei der Buchhaltung?
GoBD-konforme Speicherung wird bei E-Rechnungen wichtiger: Die Original-XML-Datei muss unveränderbar archiviert werden, nicht das daraus gedruckte PDF. Buchhaltungs-Software muss strukturierte XML-Daten lesen und in die Buchungsmaske importieren können — was die manuelle Eingabe von USt-Schlüssel, Steuersatz und Konto fast eliminiert. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über DATEV Unternehmen Online (das XRechnung nativ unterstützt) oder über andere Buchhaltungs-Software, die E-Rechnungen verarbeiten kann.
Praktische Checkliste — was tun?
1) USt-IdNr. aller Kunden in Stammdaten ergänzen und VIES-validiert markieren. 2) Buchhaltungs-Software prüfen, ob sie XRechnung empfangen und versenden kann (oder Wechsel planen). 3) Bei B2G-Kunden auf Peppol-Versand umstellen (CCC-Anschluss-ID Bund, Länder, Kommunen). 4) DSGVO-konforme Archivierung mit unveränderbarer Speicherung sicherstellen. 5) Mitarbeiter schulen — vor allem im Finanzbereich, der mit ein-/ausgehenden E-Rechnungen täglich arbeitet.
Wie 4b2b dabei unterstützt
Häufig gestellte Fragen
Muss meine Firma ab 1.1.2025 sofort XRechnungen versenden?
Nein, ab 1.1.2025 müssen Sie nur E-Rechnungen empfangen können (B2B). Versand wird ab 1.1.2027 verpflichtend für Unternehmen mit Umsatz >800.000€, kleinere Unternehmen haben bis 1.1.2028 Zeit.
Was passiert, wenn ich weiterhin nur PDFs versende?
Bis 2026 sind PDFs als 'sonstige Rechnungen' weiter zulässig, aber nicht mehr als E-Rechnung anerkannt. Ab 2027/2028 gelten sie als nicht-konform — der Kunde kann den Vorsteuerabzug verweigern.
Ist Peppol verpflichtend?
Nein. Peppol ist eine empfohlene Versand-Methode, aber XRechnung kann auch per E-Mail (mit XML-Anhang), Portal-Upload oder direktem EDI-Austausch versendet werden.
Muss ich Kleinbeträge auch elektronisch berechnen?
Nein, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) und Fahrausweise dürfen weiterhin als Papier oder PDF ausgestellt werden.
Wie wird die XML-Datei archiviert?
GoBD-konform unveränderbar für die gesetzliche Frist (für Buchungsbelege seit 1.1.2025 grundsätzlich 8 Jahre) — die Original-XML-Datei, nicht das gerenderte PDF. Eine amtliche „GoBD-Zertifizierung“ gibt es nicht — entscheidend sind Verfahren, Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation.
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